Collaboration Tools

Dokumente gemeinsam bearbeiten

27.03.2020
Von 
Spezialgebiet Business-Software: Business Intelligence, Big Data, CRM, ECM und ERP; Betreuung von News und Titel-Strecken in der Print-Ausgabe der COMPUTERWOCHE.
Der Markt hat eine ganze Reihe von Werkzeugen zu bieten, mit deren Hilfe Anwender gemeinsam an Texten, Tabellen und Präsentationen arbeiten können. Lesen Sie, wie sich die verschiedenen Anbieter mit ihren Collaboration Tools positionieren.
Im Team gemeinsam auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten - eine Reihe von Tools helfen, diese Aufgaben effizient zu bewerkstelligen.
Im Team gemeinsam auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten - eine Reihe von Tools helfen, diese Aufgaben effizient zu bewerkstelligen.
Foto: Rawpixel.com - shutterstock.com

Auch in Zeiten von Home Office wollen Texte, Tabellen, Präsentationen und andere Dokumente bearbeitet werden. Dabei sind oft mehrere Beteiligte am Werk, wenn es beispielsweise darum geht, verschiedene Inhalte in einem Dokument zu konsolidieren oder Genehmigungsprozesse umzusetzen. In der Vergangenheit war das Prozedere dabei oft komplex und fehleranfällig. Verschiedene Versionen eines Dokuments wurden per Mail hin- und hergeschickt. Irgendwann wusste keiner mehr, welche Version die aktuelle ist. Im schlimmsten Fall ging die Arbeit ganz oder teilweise verloren, weil ein Mitarbeiter ein vermeintlich veraltetes Dokument gelöscht hatte oder weil das Backup vergessen wurde.

Seit mehreren Jahren gibt es Anwendungen und Online-Dienste, die den Anwendern Lösungen zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten versprechen. Das hat viele Vorteile: Berechtigungen sind klar verteilt, jeder weiß um den aktuellen Versionsstand. Alle Bearbeitungsschritte lassen sich transparent nachvollziehen und sichern, so dass keine Inhalte mehr verloren gehen. Zudem sind Anwender nicht mehr auf ihren Büro-Arbeitsplatz beschränkt. Dokumente lassen sich online auch im Home Office oder unterwegs auf mobilen Devices abrufen, bearbeiten sowie im entsprechenden Workspace wieder ablegen und synchronisieren.

Es gibt mittlerweile zahlreiche Anbieter, die Dienste zum Bearbeiten und Speichern verschiedenster Dokumente offerieren. Lesen Sie, welche Collaboration Tools und Services Microsoft, Google und Co. im Programm haben und was Sie damit anfangen können. Einen schnellen Überblick über die Kollaborations-Werkzeuge in diesem Artikel gibt unsere Bildergalerie:

Office 365: Dokumente gemeinsam bearbeiten hat viele Gesichter

Microsoft bietet mit Office 365 ein Büro-Softwarepaket aus der Cloud an, das Nutzern neben den klassischen Office-Applikationen wie Word, Excel und Powerpoint weitergehende Möglichkeiten der Zusammenarbeit bietet. Dazu zählen beispielsweise Collaboration und Kommunikation via Teams sowie das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Letzteres funktioniert über unterschiedliche Komponenten im Cloud-Kosmos von Microsoft.

Beispielsweise lassen sich einzelne Office-Dokumente in Microsofts Online-Speicher "OneDrive" ablegen. In Programmen wie Word, Excel und Powerpoint können User festlegen, wie einzelne, in OneDrive abgelegte Inhalte bearbeitet werden dürfen. Dazu zählt unter anderem, wer wie auf Dokumente zugreifen und diese verändern darf.

In Microsofts Online-Speicher One Drive lässt sich festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen darf.
In Microsofts Online-Speicher One Drive lässt sich festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen darf.
Foto: Microsoft / IDG

Außerdem lassen sich Dateien mit einem Passwort schützen und auch abschließend als "fertig bearbeitet" markieren. Auch in OneDrive selbst kann festgelegt werden, wie und mit wem Dokumente geteilt werden sollen. Die Möglichkeiten, Dokumente im Microsoft-Universum zu teilen, sind vielfältig, manchmal aber auch etwas verwirrend. Beispielsweise können Nutzer Inhalte auch direkt über das Collaboration Tool Teams austauschen. Eine weitere Option ist Sharepoint. Wie in einem Dokumenten-Management-System (DMS) lassen sich in SharePoint-Dokumente versionieren und mit Metadaten anreichern.

Auch Microsofts SharePoint dient als Content-Hub. Die Administration kann allerdings teilweise etwas kompliziert werden.
Auch Microsofts SharePoint dient als Content-Hub. Die Administration kann allerdings teilweise etwas kompliziert werden.
Foto: Microsoft / IDG

User können Inhalte ein-und auschecken, sowie Freigabeprozesse für Dokumente einrichten. Darüber hinaus kann man sich informieren lassen, sobald Inhalte einer Bibliothek, einer Liste oder eines Dokuments geändert werden. Da viele Unternehmen ihre Softwareanforderungen im Büro mit Office-Produkten von Microsoft abdecken, bietet es sich an, auch die Collaboration-Funktionen des Softwareriesen zu nutzen. Dabei gilt es allerdings darauf zu achten, dass die benötigten Features auch im Lieferumfang der lizenzierten Office-365-Version enthalten sind. Darüber hinaus braucht es - gerade wenn es beispielsweise um das Einrichten und Verwalten von Berechtigungen in Sharepoint geht -auch das entsprechende Know-how in der eigenen IT-Abteilung.

Office 365 läuft auf der Microsoft-eigenen Cloud-Plattform Azure. Der Softwarekonzern bietet seine Büroanwendungen auch für andere Plattformen wie beispielsweise Android und Apples iOS an. Darüber lassen sich auch Inhalte aus Nicht-Microsoft-Anwendungen einbinden. Das funktioniert beispielsweise über Office Graph. Dabei handelt es sich um ein Werkzeug, das User bei der Suche nach Inhalten unterstützt. Außerdem lernt das System mit Hilfe von Machine Learning, wie Anwender mit bestimmten Dokumenten umgehen, und schlägt darauf basierend den Usern bestimmte Inhalte und Aktionen vor. Office Graph vernetzt zudem Informationen aus verschiedenen Quellen - zum Beispiel über eine API auch aus Salesforce-Systemen.

Google G Suite: Collaboration Office in der Cloud

Auch Google bietet Anwendern mit seiner "G Suite" eine komplette Office-Umgebung in der Cloud inklusive Mail, Business-Chat und Videokonferenzen. Datendrehscheibe für Anwendungen wie Google Docs (Dokumente), Sheets (Tabellen) und Slides (Präsentationen) ist der Cloud-Speicher "Google Drive". Anwenderunternehmen erhalten mit den G-Suite-Versionen "Business" und "Enterprise" unbegrenzt Storage-Kapazität in Googles Cloud-Speicher.

Über ein Dashboard lassen sich die verschiedenen Google-Dienste aufrufen.
Über ein Dashboard lassen sich die verschiedenen Google-Dienste aufrufen.
Foto: Google / IDG

Mithilfe von geteilten Ablagen in Google Drive können Anwender sämtliche Dokumente eines Teams an einem gemeinsam nutzbaren Speicherplatz aufbewahren. Dateien, die dieser geteilten Ablage hinzugefügt werden, gehören dem ganzen Team, so dass alle Mitglieder immer auf dem neuesten Stand bleiben, verspricht der Anbieter. User können andere Nutzer zum Herunterladen, Ansehen, Kommentieren oder Bearbeiten berechtigen. Damit lässt sich verhindern, dass verschiedene Dateiversionen entstehen, die später wieder mühsam zusammengeführt werden müssen. Außerdem gibt es die Möglichkeit, Ablaufdaten für freigegebene Dateien festzulegen. Mit Hilfe von "Google Vault", das standardmäßig in der Business-und Enterprise-Edition der G Suite enthalten ist, lassen sich darüber hinaus Aufbewahrungsregeln definieren, beispielsweise wie lange bestimmte Informationen vorgehalten werden sollen. Das funktioniert unterschiedlich granular von einzelnen Organisationseinheiten und Teams bis hin zu einer ganzen Domain.

Außerdem bietet Vault zusätzliche Such-und Export-Funktionen. Google arbeitet außerdem daran, den Zugriff von Usern auf benötigte Daten zu vereinfachen. Dafür setzt der Cloud-Spezialist auf Techniken wie Künstliche Intelligenz (KI). Mit Hilfe von Machine-Learning-Algorithmen lernt das System, wie und auf welche Daten einzelne Nutzer zugreifen und macht dementsprechend in bestimmten Situationen Vorschläge, welche Informationen und Dateien möglicherweise jetzt gebraucht werden könnten.

Neben den im Google-System erzeugten Dateien lassen sich auch Daten aus Drittsystemen einbinden. Beispielsweise gibt es Plug-ins für Microsoft Office und Outlook. Google spricht davon, dass sich über 40 verschiedene Dateitypen einschließlich PDF und MPEG4 in Drive öffnen und dort direkt bearbeiten lassen. So wie Microsoft-Kunden ein Office-Konto benötigen, müssen auch Google-Nutzer ein Konto haben, wollen sie Dateien gemeinsam nutzen. Allerdings ist es seit einiger Zeit auch möglich, Dateien mit Personen zu teilen, die kein Google-Konto besitzen. Dafür verschickt der Inhaber eines G-Suite-Dokuments eine Einladung mit einem Link zu der Datei, die gemeinsam bearbeitet werden soll. Der Empfänger bekommt daraufhin eine persönliche Identifikationsnummer (PIN). Nach Eingabe dieser PIN kann er das freigegebene Dokument ebenfalls öffnen und bearbeiten.

Dropbox Business: Mehr als nur Storage

Der Online-Speicherspezialist Dropbox offeriert mit der Business-Edition seines Storage-Dienstes weitreichende Funktionen rund um die Ablage, Freigabe und Bearbeitung von Dokumenten. Es gibt drei verschiedene Versionen. Bereits im Standard (zehn oder 12 Euro pro User und Monat je nach Dauer des Abonnements) stehen Anwendern Tools zum Teilen beziehungsweise Freigeben von Dateien und für die Zusammenarbeit zur Verfügung.

Dropbox bietet Business-Anwendern die Möglichkeit, Dokumente abzulegen, zu teilen und zu bearbeiten.
Dropbox bietet Business-Anwendern die Möglichkeit, Dokumente abzulegen, zu teilen und zu bearbeiten.
Foto: Dropbox / IDG

Die Advanced-Variante (15 oder 18 Euro) bietet mehr Speicherplatz und Transfervolumen sowie weitere Features für Verwaltung, Audits, Integration und Sicherheit. Die Enterprise-Version (Preis auf Anfrage) schließlich beinhaltet eine zentrale Verwaltungskonsole sowie zusätzliche Kontroll- und Steuerfunktionen. Der Anbieter spricht im Zusammenhang von Dropbox Business Enterprise von einer "Produktivitätsplattform" für Anwenderunternehmen.

Über die reine Datenablage hinaus bietet Dropbox eine ganze Reihe von Collaboration Features. Innerhalb des Cloud-Speichers lassen sich individuell Ressourcen für einzelne Teams und Abteilungen einrichten und verwalten. User können Kollegen einladen, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Das können neben Office-Dateien beispielsweise auch Google Files sein. Links zu den Dokumenten lassen sich per Kennwort schützen. Außerdem besteht die Möglichkeit, eine zeitlich begrenzte Gültigkeitsdauer für einen Zugriff festzulegen. Auch Nutzer außerhalb des eigenen Unternehmens können auf Ordner respektive einzelne Dateien zugreifen - selbst wenn diese keine Dropbox User sind. Um diese Freigaben zu kontrollieren, lassen sich die entsprechenden Links mit Kennwörtern und Ablaufdaten schützen. In der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten können Feedback und Kommentare gesammelt werden. Hinzugefügte beziehungsweise bearbeitete und veränderte Dateien werden automatisch synchronisiert, so dass jeder Beteiligte immer über die aktuelle Version der entsprechenden Dateien in seinem Dropbox-Ordner verfügt.

Für die Arbeit an Dokumenten bietet Dropbox die Funktion "Paper" an. Damit lassen sich Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten, so der Anbieter. In Paper sollen sich zudem bestimmte Aufgaben automatisieren lassen, zum Beispiel das Gestalten von Dokumenten, das Erstellen von Präsentationen und das Nachverfolgen von Aufgaben im Team. Für die Verwaltung von Teams und Daten bietet Dropbox ein zentrales Portal. Hier lassen sich Nutzerlisten inklusive deren Berechtigungen steuern. Mit Hilfe von Audit-Protokollen können Administratoren nachverfolgen, wie Daten für Einzelpersonen innerhalb und außerhalb des eigenen Unternehmens freigegeben werden. Filter und Suchfunktionen ermöglichen Analysen zur Datennutzung.

Für die Sicherheit der in Dropbox abgelegten Unternehmensinformationen sollen verschiedene Sicherheitsebenen dienen, darunter die Multifaktor-Authentifizierung. Außerdem lassen sich Teammitglieder über eine bestehende Identity-Management-Software wie das Active Directory anmelden. Dropbox kooperiert eng mit anderen Anbietern und integriert deren Werkzeuge und Apps in den eigenen Dienst. Dazu zählen neben den Großen wie Microsoft und Google auch Spezialisten wie Slack und Zoom. Insgesamt sind laut Anbieter mehr als 300.000 Apps mit dem eigenen Dienst verknüpft. In der Kombination dieser Services lassen sich vorkonfigurierte Lösungen für bestimmte Unternehmensgrößen, Abteilungen oder auch Branchen zusammenstellen.

Box: Integrierte Collaboration

Auch Box setzt auf die Integration mit anderen Anbietern. Mehr als 1.400 Tools, um Kollaborations- und andere Unternehmensprozesse effizienter zu machen, seien auf der eigenen Plattform verfügbar, heißt es von Seiten des Anbieters - darunter Services wie Microsoft Office 365, Googles G Suite und Salesforce.

Mit Box sollen sich Inhalte von überall aus steuern und verwalten lassen - auch mobil.
Mit Box sollen sich Inhalte von überall aus steuern und verwalten lassen - auch mobil.
Foto: Box / IDG

Wie Dropbox hat auch Box unterschiedliche Editionen für Unternehmen im Programm. Box Business (13,50 Euro pro User und Monat) bietet Kernfunktionen für die Synchronisierung und Freigabe von Dateien. Business Plus (22,50 Euro) beinhaltet darüber hinaus zusätzliche Features für Administration und externe Zusammenarbeit. Die Enterprise-Edition (Preis auf Anfrage) offeriert zudem weitere Security-Funktionen. Dazu zählen beispielsweise "Box KeySafe" und "Box Governance", die nur im Enterprise-Tarif verfügbar sind. Mit KeySafe erhalten Anwender laut Hersteller die vollständige Kontrolle über ihre Codierungsschlüssel, mit denen Daten chiffriert in Box abgelegt werden. Der Dienst beinhaltet zudem eine detaillierte Aufzeichnung der Schlüsselnutzung, so dass Anwenderunternehmen genau verfolgen können, warum und wofür ein Zugriff auf die Schlüssel der eigenen Organisation erfolgt ist.

Mit Hilfe der Funktion Governance können Box-Kunden Richtlinien für die Nutzung sowie die Aufbewahrung und Verfügbarkeit bestimmter Dokumente festlegen. Mit Box Shield steht Anwendern ein weiteres Sicherheits-Feature zur Verfügung. Damit lassen sich Dateien beziehungsweise ganze Ordner nach bestimmten Sicherheitsrichtlinien klassifizieren -manuell oder automatisch. Diese Kennzeichnungen sind in Box sichtbar und informieren die Teams über die jeweils geltenden Security-Regeln. Durch die Klassifizierung der Inhalte sollen sich außerdem Sicherheitskontrollen in Kraft setzen lassen.

Interessant für international agierende Unternehmen ist "Box Zones". Damit können Anwenderunternehmen unterschiedlichen Security-Regularien in verschiedenen Regionen und Ländern Rechnung tragen. Zentrale Dienste von Box sind "Drive"und "Notes". Über Box Drive könnten User unabhängig von ihrem Standort auf Inhalte zugreifen. Dateien lassen sich aus der Cloud auf den eigenen Desktop streamen oder im Browser mithilfe der Web-App von Box bearbeiten. Über eine mobile App können Inhalte zudem von beliebigen mobilen Geräten abgerufen werden. Per Box Notes können Teams in Echtzeit an Dokumenten arbeiten. Das beinhaltet Gesprächsnotizen aufzunehmen, Ideen freizugeben, Statusaktualisierungen zu verfolgen und Projekte gemeinsam zu planen.

Mit Box Relay können Anwender darüber hinaus Workflows in der Arbeit mit Dokumenten automatisieren, beispielsweise für die Bearbeitung von Rechnungen oder das Prüfen von Verträgen. Das Tool hat Box gemeinsam mit IBM entwickelt. Über ein Benachrichtigungssystem werden Aufgaben verteilt und automatisch geprüft, ob diese rechtzeitig erledigt werden. So lassen sich insgesamt Projektfortschritte überwachen. Box bündelt seine Funktionen auch in vorkonfigurierten Lösungen. Die gibt es einmal für bestimmte Bereiche im Unternehmen wie zum Beispiel das Finanzwesen, den Vertrieb, die Personalabteilung und das Marketing, aber auch für einzelne Branchen. Entsprechende Pakete gibt es zum Beispiel für das Finanzwesen, den Handel, den öffentlichen Sektor, Professional Services und das Gesundheitswesen.

Citrix: Custom Collaboration Tools

Citrix bietet im Rahmen seines "Digital-Workspace"-Portfolios Funktionen für Content Collaboration. Dabei können Unternehmen Daten in der Cloud hosten, in einem vorhandenen Netzwerk speichern oder ein Hybrid-Modell nutzen. Für das Teilen von Daten offeriert der Anbieter einen eigenen Cloud-Speicher, der sich flexibel an die Anforderungen des jeweiligen Kunden anpassen lassen soll. Darüber hinaus können Anwender Speicherzonen im eigenen Rechenzentrum definieren, auf die remote zugegriffen werden darf.

Über spezielle Konnektoren lassen sich Anwendungen mit diesen Speicherzonen verknüpfen, so dass laufend aktualisierte Daten zur Verfügung stehen. Anwenderunternehmen können auch ein hybrides Modell aus Cloud-Speicher und eigenen RZ-Ressourcen nutzen. Über die klassischen Content-Collaboration-Funktionen hinaus bietet Citrix Möglichkeiten, Prozesse und Abläufe im Handling von Dokumenten zu automatisieren.

Zu den häufigsten Gründen für den Dateiaustausch zählt das Einholen von Feedback oder von Genehmigungen für Dokumente, heißt es von Seiten der Citrix-Verantwortlichen. Die damit verbundenen Prozesse laufen meist standardisiert ab und lassen sich damit vergleichsweise einfach automatisieren. Außerdem beinhaltet Citrix Content Collaboration ein integriertes Tool für rechtssichere E-Signaturen. Um Daten zu schützen ermöglicht es die Citrix-Plattform, alle Benutzeraktivitäten zu kontrollieren, zu prüfen, zu verfolgen und zu protokollieren, um so die Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Datennutzung transparent zu machen.

Administratoren sollen so die Kontrolle über den Datenzugriff, die Speicherablage und den Datenaustausch in der gesamten Organisation behalten. Mit Citrix Analytics, das auf Machine-Learning-Techniken basiert, haben Kunden zudem die Möglichkeit, Anomalien im Nutzerverhalten und böswillige Aktionen durch externe Bedrohungen zu erkennen. Über eine individuell anpassbare Rules Engine können im Alarmfall automatisiert Maßnahmen angestoßen werden, um Schäden möglichst schnell zu verhindern.

Zudem lassen sich Inhalte nach ihrer Wichtigkeit für das Unternehmen klassifizieren und dementsprechend mit Data-Loss-Prevention-Systemen (DLP) von Drittanbietern absichern. Über in ein der Citrix-Plattform integriertes Information Rights Management (IRM) können Nutzer zudem sicherstellen, dass die richtigen Empfänger geschäftskritische und vertrauliche Inhalte empfangen. Mit Hilfe des Tools lassen sich Dokumente außerdem mit einem Wasserzeichen versehen. Zusätzlich können Sender Empfänger daran hindern, Dokumente herunter zu laden.

Axway: Transparente Zusammenarbeit mit Syncplicity

Integrationsspezialist Axway bietet im Rahmen seiner "Amplify"-Plattform die Content-Collaboration-Lösung "Syncplicity" an. Auf der Plattform finden Anwender auch Werkzeuge für das Management von Application Programming Interfaces (APIs), Managed File Transfer, B2B Integration, Anwendungsentwicklung, Analytics sowie Applikationsintegration.

In Axway Syncplicity sorgen Activity-Feeds für Transparenz, wer Dateien und Ordner wie bearbeitet und verändert.
In Axway Syncplicity sorgen Activity-Feeds für Transparenz, wer Dateien und Ordner wie bearbeitet und verändert.
Foto: Axway / IDG

Amplify verknüpft Daten von sämtlichen Geräten an sämtlichen Orten, verspricht der Softwarehersteller. "Wir verbinden Einzelpersonen, Systeme, Unternehmen und Ökosysteme miteinander." Via Syncplicity können Anwender Dateien und Ordner mit internen und externen Kollegen teilen.

Über einen integrierten DatenHub sollen sich über 30 verschiedene Quellsysteme miteinander verbinden lassen. Das reicht von klassischen Speicherarchitekturen wie Storage Area Networks (SAN) und Netwok Attached Storage (NAS) über Anwendungssysteme wie Microsofts Office 365 und Googles G Suite sowie ECM-Anwendungen wie Alfresco und Documentum bis hin zu Cloud-Lösungen wie Dropbox, Salesforce und Cloud-Speicher wie Amazons S3.

Über eine zentrale Steuerkonsole können Administratoren Aufgaben verteilen und steuern sowie Berechtigungen vergeben und Regeln für die Datennutzung aufstellen. Eine solche Infrastruktur fasst man unter dem Obergriff "Enterprise File Sync and Share" (EFSS) zusammen. Sind Datenverbindungen und Regeln eingerichtet, können Anwender Dateien bearbeiten, teilen und über das gesamte eigene Content-System hinweg synchronisieren. So soll gewährleistet werden, dass alle Beteiligten immer auf die aktuelle Version einer Datei beziehungsweise eines Dokuments zugreifen können.

Spezielle intelligente Suchfunktionen sollen Usern dabei helfen, den für sie relevanten Content zügig zu finden. Sogenannte Activity Feeds sorgen für Transparenz, wer Dateien und Ordner wie bearbeitet und verändert. Mit Syncplicity könnten Anwender nach Belieben von jedem Endpunkt aus arbeiten, versprechen die Axway-Verantwortlichen - via Web, vom Desktop aus oder mit dem Smartphone. Dafür offeriert der Hersteller native mobile Anwendungen für Plattformen wie iOS. Darüber hinaus bietet die Plattform auch Möglichkeiten für die Offline-Nutzung. Für den Schutz der Daten integriert Axway eine Storage Vault Authentification (SVA) in Syncplicity. Über die zertifikatsbasierte Authentifizierung soll sich die Einhaltung von Datenverarbeitungs- und Vertraulichkeitsvorschriften überwachen lassen.

Darüber hinaus lässt sich die Plattform mit verschiedenen Lösungen für Data Loss Prevention (DLP) integrieren. Dadurch wird der Zugriff auf Dokumente und deren Freigabe entsprechend der DLP-Klassifizierung und der konzernweiten Richtlinien einer Organisation eingeschränkt.

Egnyte: Content-Collaboration-Plattform

Auch Egnyte verfolgt mit ihrer Content-Collaboration-Lösung einen Plattformansatz. Über die Cloud-basierte Lösung sollen sich verschiedenste Ablageorte für Daten und Dokumente sowie unterschiedliche Anwendungssysteme miteinander verknüpfen lassen.

Egnyte bietet in seiner Content-Collaboration-Plattform eine Reihe von Security-Features.
Egnyte bietet in seiner Content-Collaboration-Plattform eine Reihe von Security-Features.
Foto: Egnyte / IDG

Neben den klassischen Diensten einer Collaboration-Plattform wie dem Teilen, Bearbeiten und Synchronisieren von Daten und Dokumenten legt Egnyte besonderen Wert auf die Absicherung der Inhalte. Das beginnt bei der Authentifizierung. Neben der Kontrolle der Passwortstärke müssen sich User per Zwei-Faktor Authentifizierung am System anmelden. Die Sicherheitsregeln erstrecken sich bis auf Geräte-und Betriebssystem-Ebene. Beispielsweise können Nutzer nur dann per Smartphone auf Inhalte zugreifen, wenn ihr Gerät durch einen Code gesichert ist. Egnyte nutzt eine 256-Bit AES-Verschlüsselung für Ablage sowie File-Transfer und erlaubt Anwenderunternehmen eigene Schlüssel zu verwenden. Administratoren erhalten weitreichende Möglichkeiten, den Zugriff auf Daten zu regeln und zu überwachen.

Mit Hilfe von Machine-Learning-Techniken lassen sich sensible unternehmenskritische Daten identifizieren und mit besonderen Schutzmaßnahmen sichern. Die Algorithmen sind auch darauf ausgelegt, ungewöhnliches Verhalten beim Zugriff auf Informationen aufzuspüren und Alarm zu schlagen. Darüber hinaus steht den Admins eine Klassifizierungs-Engine zur Verfügung, mit der sich Content in verschiedene Security-Klassen einordnen lässt.

Um die Erfüllung von Compliance-Richtlinien zu erleichtern, hat Egnyte in seiner Plattform verschiedene Regelwerke wie GDPR, FINRA, HIPAA und CCPA hinterlegt, die sich per Knopfdruck auf bestimmte Datensätze anwenden lassen. Damit sollen sich Inhalte über ihren gesamten Lifecycle steuern lassen. Über im System hinterlegte Aufbewahrungsfristen können Daten automatisiert gelöscht werden. Damit werden Compliance-Verstöße vermieden und Speicherressourcen freigegeben.

Neben den Spezialisten für das Teilen und gemeinsame Arbeiten an Dokumenten gibt es zahlreiche Anbieter von Cloud-Diensten, die ihr Serviceportfolio mit Diensten für Content Collaboration erweitern.

Slack: Kollaborieren im Channel

Auch Collaboration-Spezialist und Microsoft-Teams-Konkurrent Slack bietet weitreichende Funktionen für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten an. Über sogenannte Workspaces erhalten Teams in Slack ihren eigenen virtuellen Arbeitsraum. Dort lassen sich Ansprechpartner, Apps und Informationen zusammenfassen, die für die jeweiligen Projekte relevant und notwendig sind. Organisiert werden Kommunikation und Kollaboration über Channels. Hier können Mitarbeiter kommunizieren, Dateien teilen und Entscheidungen treffen.

Slack hat seine Chat-Lösung mit Funktionen für das Content-Handling erweitert.
Slack hat seine Chat-Lösung mit Funktionen für das Content-Handling erweitert.
Foto: Slack / IDG

In ihren Chat-Beiträgen können die Beteiligten über die Filesharing-Funktion Dateien anhängen, teilen und bearbeiten. Quellen dieser Informationen können unterschiedlichster Natur sein, wie zum Beispiel die Cloud-Speicher von Dropbox, Google und Microsoft. Die Integration funktioniert über App-Verknüpfungen. Damit lassen sich Tools und Services von Drittanbietern mit Slack verknüpfen. Dazu zählen beispielsweise Box, Dropbox, Google Drive, Microsoft-Produkte für Slack sowie Salesforce und ServiceNow für Slack.

Salesforce: Teamarbeit mit Quip

SaaS-Pionier Salesforce offeriert seinen Kunden mit "Quip" ein Werkzeug, das die Teamarbeit in Projekten effizienter und schneller machen soll. Salesforce hatte Quip, einen Anbieter von Cloud-basierter Collaboration-Software, 2016 für knapp 600 Millionen Dollar übernommen und in der Folge in seine Cloud-Plattform integriert. Quip soll im Salesforce-Kosmos als Drehscheibe für die Arbeit und Kommunikation in Teams dienen.

Mit Quip können Salesforce-Anwender Dokumente und Inhalte in ihrer Projekt-Workflows integrieren.
Mit Quip können Salesforce-Anwender Dokumente und Inhalte in ihrer Projekt-Workflows integrieren.
Foto: Salesforce / IDG

Für einzelne Projekte lassen sich zentrale Arbeitsdokumente anlegen, die neben allen relevanten Inhalten auch Aufgaben mit Fälligkeitsterminen enthalten. Diese Inhalte lassen sich auch mit externen Partnern teilen. Die Verantwortlichen können in dem Arbeitsdokument verfolgen, wie das Projekt voranschreitet und welche Änderungen vorgenommen werden. Alle Beteiligten sind zudem imstande gemeinsam an Inhalten wie Präsentationen und Tabellen zu arbeiten.

Auch zum Projekt gehörende Kommunikationskanäle wie Chat und E-Mail lassen sich direkt integrieren. Dabei ist Quip eng mit den anderen Salesforce-Anwendungen verzahnt. Änderungen beispielsweise an einem Kundendatensatz werden automatisch auch in den über Quip genutzten Dateien angepasst. Auch Salesforce-Tools wie die KI "Einstein" können Anwender in Quip nutzen - beispielsweise um herauszufinden, wie Präsentationen bei Teammitgliedern, dem eigenen Management oder bei Kunden ankommen.

Amazon Web Services: Cloud-Collaboration-Fokus mit WorkDocs

Amazon bietet seinen Kunden mit "WorkDocs" einen Dienst für Content Collaboration. Dabei handelt es sich allerdings um ein reines Cloud-Angebot, das darauf ausgelegt ist, Datenspeicher im eigenen Rechenzentrum sowie On-Premise-Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) abzulösen und die dort vorgehaltenen Dateien und Dokumente in die Cloud zu migrieren.

WorkDocs von Amazon konzentriert sich auf die Cloud und ist darauf ausgelegt, On-premise-Infrastrukturen abzulösen.
WorkDocs von Amazon konzentriert sich auf die Cloud und ist darauf ausgelegt, On-premise-Infrastrukturen abzulösen.
Foto: Amazon / IDG

WorkDocs läuft auf der Cloud-Infrastruktur von Amazon Web Serices (AWS). Der Preis richtet sich nach der Zahl der Nutzerkonten und der verwendeten Speicherkapazität. Via WorkDocs können Nutzer Dateien mit Teams teilen und externe Benutzer zur unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit einladen. Über Echtzeit-Aktivitäts-Feeds sollen sich Collaboration-Aktionen nach Datei, Ordner oder Benutzername nachverfolgen lassen.

Inhalte werden in der Ablage wie auch bei der Übertragung verschlüsselt, verspricht Amazon. Durch ein Monitoring von Nutzer- und Admin-Aktivitäten sei immer Transparenz darüber gewährleistet, wer auf welche Inhalte zugreift. Über einen Genehmigungs-Workflow lassen sich Dokumente und andere in WorkDocs gespeicherte Dateien zur Genehmigung weiterleiten. Das funktioniert automatisch nach zuvor festgelegten Regeln, weist den Genehmigenden Prüfungsaufgaben zu und versendet Erinnerungen und Benachrichtigungen.

Für die Integration von bestehenden Systemen oder anderen Cloud-Diensten bietet Amazon eine entsprechende API für WorkDocs. Anwender könnten darüber beispielsweise Erweiterungen oder zusätzliche Automatisierungsfunktionen einklinken. Um diese zu entwickeln stellt der Cloud-Riese seinen Kunden ein entsprechendes Software Development Kit (SDK) zur Verfügung.