Tools für das Projektmanagement bieten Funktionen, die Projektleitern und -beteiligten die Kommunikation erleichtern - in Echtzeit und auch asynchron. Die Verantwortlichen und ihre Teams können damit ihre Vorhaben planen, koordinieren und monitoren. Die Projektmanagement-Werkzeuge halten alle Beteiligten über Aktualisierungen auf dem Laufenden und helfen ihnen, ihre Arbeiten termingerecht abzuschließen. Die Tools erleichtern die Kommunikation und bieten einen sicheren zentralen Ort, um Projektmaterialien vorzuhalten, wobei Dritten der Zugriff von Fall zu Fall gewährt werden kann.

Während sich professionelle Projektmanagement-Software an geschulte Projektmanager richtet, sind die in diesem Beitrag aufgeführten Collaboration-Apps vor allem für die Zusammenarbeit von Projektbeteiligten gedacht, die nicht unbedingt einer strengen Methodik folgen. Die Tools sind leicht bedienbar, ermöglichen das gemeinsame Nutzen von Dateien und die Zusammenarbeit in Echtzeit.

Projektmanagement verlangt Überblick für alle

Teammitglieder können über virtuelle Chatrooms und Videomeetings in Kontakt treten und bekommen Tools an die Hand, mit denen sie während ihrer Arbeit Ideen sammeln können. Zudem bringen die Werkzeuge entfernte Mitarbeiter zusammen und unterstützen so alle Beteiligten, auch in hybriden Arbeitswelten, ein gemeinsames Ziel zu verfolgen. Gleichzeitig erhalten Projektverantwortliche bessere Möglichkeiten, sich einen Überblick über Projektfortschritte zu verschaffen.

Zu den Nachteilen gehört, dass die oft Cloud-basierten Projektmanagement-Tools in vielen Unternehmen ein Eigenleben entwickeln. Das eine Team arbeitet mit Trello, ein anderes mit Notion und ein drittes mit Monday.com. Das wird vor allem dann - auch kostenseitig - zum Problem, wenn die Governance fehlt und das Portfoliomanagement seinen Job nicht macht. Zudem sind nicht alle Tools leicht zu erlernen, auch wenn die Anbieter meist das Gegenteil versprechen. Ist aber die Lernkurve zu steil, leidet die Zufriedenheit der Teammitglieder und lässt sie weniger kooperativ und produktiv arbeiten.

Wichtige Funktionen der Projektmanagement-Tools

Das Tool der Wahl sollte einfach zu erlernen sein und Funktionen bieten, die es den Teammitgliedern ermöglichen, schnell die Informationen zu finden, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben und Projekte benötigen. In manchen Fällen bieten die Toolanbieter diese Funktionen nicht selbst, sondern über Integrationen mit anderen Collaboration-Tools wie Slack oder Zoom.

Zu den wichtigsten Funktionen der Projektmanagement-Tools gehören gemeinsame Arbeitsbereiche und Dashboards: Die Beteiligten brauchen einen zentralen Ort, an dem sie Informationen finden, veröffentlichen und organisieren können. In speziellen Arbeitsbereichen können sie zum Beispiel Projekt- und Teamnotizen, Dateien und Videos weitergeben und im Team nutzen.

Die besseren Tools umfassen auch Dashboards, mit denen Teammitglieder alle ihre Projektdaten in Echtzeit einsehen können und zudem überblicken, woran andere gerade arbeiten, wie viel Zeit Aufgaben in Anspruch nehmen und ob Fristen eingehalten werden. Zu den Funktionen gehören ferner erweiterte Messaging-Optionen, Entscheidungsunterstützung, Feedback und Chat.

Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Zeiterfassung und mehr

Tools für die Projektzusammenarbeit sollten Funktionen für die Planung und -Nachverfolgung der Vorhaben enthalten, etwa Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Timelines, Kalender, Zeiterfassungstools und Tabellen. Diskussionsforen helfen Teammitgliedern, ihre Meinungen, aber auch Fachwissen und Feedback auszutauschen. Am besten, solche Foren lassen sich Arbeitsbereichen oder Seiten hinzufügen, in denen Mitglieder Fragen zu bestimmten Themen stellen oder Kommentare zu einer Idee einholen wollen.

Eine Dokumentenverwaltung ermöglicht es, projektbezogene Dokumente zu erstellen und zu speichern, um darauf im Team leicht zugreifen und sie bearbeiten zu können. Die Möglichkeit, ein Dokument mit anderen in Echtzeit zu bearbeiten, verbessert die Zusammenarbeit nochmal. Diese Funktion sollte eine Echtzeit-Synchronisierung mitbringen, um sicherzustellen, dass Änderungen immer aktualisiert auf den Endgeräten anderer Teammitglieder angezeigt werden. Die besten Tools für die Projektzusammenarbeit erlauben es den Mitarbeitern zudem, den Verlauf von Änderungen durch Versionierung nachverfolgen zu können.

Identitäts-Management auch bei Projektmanagement-Tools wichtig

Um Arbeitsprozesse erfassen, überprüfen und genehmigen zu können, ist die Unterstützung von Workflows und Formularen wünschenswert. Teams können effizienter und schneller arbeiten, wenn sie Formulare für die Zusammenarbeit, die Erfassung von Daten und die Beschleunigung von Genehmigungen verwenden. Mit guten Workflow-Funktionen können sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe erstellen, die bewährte Verfahren ergänzen und es den Teammitgliedern ermöglichen, transparenter und effizienter zusammenzuarbeiten.

Zu den Videokonferenz-Funktionen sollten planbare virtuelle Meetings mit Bildschirmfreigabe für große und kleine Gruppen sowie Einzelgespräche für spontane Chats zwischen Teammitgliedern gehören. Natürlich ist auch die Sicherheit wichtig: Unternehmen müssen insbesondere ihre Remote-Teams mit Tools ausstatten, die vertrauliche Kunden- und Unternehmensdaten schützen und helfen, Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Die Software für die Projektzusammenarbeit sollte Werkzeuge für das Identitäts- und Rechtemanagement bereitstellen sowie eine Verschlüsselung der Daten auch während der Übertragung auf hohem Sicherheitsniveau bieten. Achten Sie auf die Angaben ihres Anbieters zu Sicherheits-, Compliance- und Datenschutzpraktiken.

14 Tools für das Projekt-Management und die Zusammenarbeit

Es gibt Dutzende von Anwendungen für die Projektzusammenarbeit auf dem Markt. Um Ihnen die Recherche zu erleichtern, stellen wir die folgenden Produkte auf der Grundlage von Gesprächen mit Analysten und unabhängigen Untersuchungen als besonders geeignet vor. Die Aufnahme in diese Liste stellt dennoch keine Kaufempfehlung dar und wir raten dazu, auch andere Produkte in Ihre Kaufentscheidung einzubeziehen.

1. Airtable - Low-Code-Support für individuelle Gestaltung

Als eine Low-Code-Plattform, mit der sich Anwender individuelle kollaborative Apps bauen und ihre eigenen Workflows gestalten können, versteht sich Airtable. Dabei vereint das Cloud-Tool auf einfache Weise die Eigenschaften einer SQL-Datenbank mit denen einer Tabellenkalkulation und unterstützt mit dieser Kombination Gruppenarbeit.

Projektteams nutzen Airtable, um Informationen gemeinsam vorzuhalten, freizugeben und zu bearbeiten. Zu den Funktionen gehören das gemeinsame Nutzen von Dateien, Team-Dashboards, mobile Apps für iOS und Android sowie die Möglichkeit, Teams auf einer Projektebene zusammenzuführen und Änderungen in Echtzeit anzuzeigen, ohne dass die Seiten manuell aktualisiert werden müssen.

Mehr zu Airtable findest Du hier.

Die Software bietet außerdem Aufgabenlisten, Kanban-Boards, geteilte Teamkalender, die Zusammenarbeit an Aufgaben und die Einbindung von Kunden. Darüber hinaus lässt sich Airtable mit einer Reihe von Apps und Diensten integrieren, darunter Slack-, Dropbox- und GitHub-Apps.

2. Asana - Projektkontrolle im Griff

Das Web-Tool Asana hilft Teams ab fünf Personen beim Organisieren und Verwalten ihrer Arbeit. Das kann sowohl die täglichen Aufgaben als auch strategische Initiativen betreffen. Asana bietet Task-Management, benutzerdefinierte Felder, die Nachverfolgung von Fortschritten und die Aktualisierung von Inhalten in Echtzeit. Arbeitsgruppen sollen in jeder Phase eines Projekts die richtigen Entscheidungen treffen können.

Teams können mit Asana jede Art von Projekt oder Prozess verwalten, einschließlich Marketingkampagnen, Arbeitsanforderungen und Produkteinführungen. Projektleiter haben die Möglichkeit, den Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen, Zeitpläne zu erstellen und den Projektfortschritt über entsprechende Dashboards zu verfolgen. Für alle ist transparent, woran die anderenBeteiligten arbeiten - inklusive Fälligkeitsdatum und Beschreibung.

Mehr zu Asana findest Du hier.

Die Browser-Lösung Asana lässt sich mit mehr als 200 Apps und Diensten integrieren, darunter Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, Zoom und Box.

3. ClickUp - der One-Stop-Shop

Das Cloud-basierte Tool ClickUp positioniert sich als One-Stop-Shop für Aufgaben wie Teamzusammenarbeit, Dokumenten-, Task- und Projektmanagement sowie Fortschrittskontrolle. Zu den Funktionen gehören das Zuweisen von Aufgaben und das Nachvollziehen von deren Status, Alerts, eine Aufgaben-Toolbar und diverse Kommunikationswerkzeuge.

ClickUp schafft mit einer hierarchischen Struktur, in der zwischen "Workspace", "Space", "Folder", "List" und "Task" unterschieden wird, Ordnung. Auf dem List-Level können Nutzer Tasks erstellen und mit Zielen und zugehörigen Daten Dritten zuweisen. Auf der Task-Ebene können User auch Beschreibungen hinzufügen, Unteraufgaben und Checkliste und die Realtime-Zusammenarbeit vorantreiben.

Das Tool ermöglicht es Projektmanagern, Teammitglieder in Echtzeit zu verfolgen, damit sie immer auf dem neuesten Stand sind. ClickUp lässt sich nativ mit Slack, Dropbox, Google Workspace und anderen Tools integrieren.

Mehr zu ClickUp findest Du hier.

4. factro - mit deutschem Serverstandort

Die deutsche Projekt-Management-Software factro bietet einen weitreichenden Funktionsumfang, ist leicht verständlich und ermöglicht einen einfachen Einstieg. Für manche deutsche Kunden, etwa aus dem Behördenumfeld, sind außerdem der deutsche Server-Standort und die DSGVO- und BDSG-Konformität wichtige Argumente. Aufgaben und Projekte können in vier verschiedenen Ansichten visualisiert werden: als Projektstrukturbaum, Kanban-Board, Gantt-Chart und Tabelle. Das sorgt für Struktur und Übersicht.

Zur Software gibt es einen kostenfreien deutschsprachigen Kundenservice, den man per Chat, E-Mail oder auch telefonisch in Anspruch nehmen kann. Zusätzlich werden Youtube-Tutorials und Webinare zur Verfügung gestellt. Auch eine Begleitung bei der Programmeinführung, Trainings und Schulungen sowie professionelle Beratung sind möglich. Weitere Vorteile sind beispielsweise Checklisten, Kommentare und Dateianhänge mit Aufgabenhistorie, die Möglichkeit Aufgaben zu sortieren und zu gruppieren, ein Ampelsystem zur Einhaltung von Deadlines, projektübergreifende Tags, ein einfaches Rechtesystem und vieles mehr.

Mehr zu factro findest Du hier

5. Monday.com - viele Gestaltungsmöglichkeiten

Die Cloud-Plattform Monday.com hilft Teams dabei, ihre Zusammenarbeit zu organisieren und auch komplexe Projekte zu planen und termingerecht abzuschließen. Benutzer können das Tool als Web-App nutzen oder über iOS- oder Android-Geräte zugreifen. Monday.com bietet eine integrierte Kanban-Tafel, Zeiterfassung, automatische Benachrichtigungen und Workflow-Automatisierung.

Die Software eröffnet eine kollaborative Arbeitsumgebung, in der Teammitglieder kommunizieren, Wissensdatenbanken erstellen und Dateien, Bilder, Updates und Feedback in Echtzeit austauschen können. Mithilfe einer Low-Code-Plattform und einer offenen API können Kunden eigene Anwendungen und Integrationen in der Plattform aufsetzen und diese auch über einen App-Marktplatz kommerziell anbieten. Monday.com lässt sich mit Microsoft Teams, Dropbox, Google Drive, MailChimp, der Adobe Creative Cloud und einer Vielzahl von Kalendertools integrieren.

Mehr zu Monday.com findest Du hier.

6. Notion - Spielplatz für Kreative

Als eine Art "All-in-one-Workspace" sieht sich Notion, ein Baukasten für das Projekt-Management, der jede Menge Funktionen, Templates und Integrationen enthält, damit Anwender die Arbeitswelt ihrer Wahl einrichten können. Interessant sind die vielen vorgefertigten Templates: Anwender, die etwa einen Content-Kalender oder ein Wiki für die Software-Entwicklung oder einen Bewerbungs-Tracker für die Personalabteilung erstellen wollen, müssen das Rad nicht zum zweiten Mal erfinden.

Die Flexibilität hat allerdings ihren Preis: Um das Tool sinnvoll nutzen zu können, müssen sich Anwender intensiv damit beschäftigen, dabei könnten sie von der Funktionsvielfalt abgeschreckt werden. Andererseits erübrigt sich der Einsatz vieler anderer Projekt-Tools, wenn es den Teams gelingt, Notion halbwegs auszureizen.

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7. ProjectManager - hybrides Arbeiten im Blickpunkt

Als Lösung für hybride Arbeitsgruppen positioniert sich ProjectManager, eine SaaS-App für das Arbeits- und Projektmanagement. Zu den wichtigsten Features gehört ein Kanban-Board, und verschiedene Sichten auf die Teamarbeit: Team-View, Sheet-View, Workload-View und Roadmap-View. ProjectManager unterstützt Gantt-Diagramme für die Darstellung von Aktivitäten auf einer Zeitachse, Checklisten, ein Projekt-Dashboard für den allgemeinen Überblick, Reporting, und vieles mehr.

Das Tool ermöglicht es Projektleitern, neue Vorhaben hinzuzufügen und ihren Teams bestimmte Arbeitsaufgaben zuzuweisen. Die Teammitglieder können Feedback, Kommentare und Dateien in Echtzeit austauschen. ProjectManager lässt sich mit Slack, Microsoft Project, Google Drive, Google Calendar und anderen Tools integrieren.

Mehr zu ProjectManager findest du hier.

8. Smartsheet - Excel lässt grüßen

Ein Spreadsheet-basiertes Online-Tool für die Zusammenarbeit von Projektteams in und zwischen Unternehmen ist Smartsheet. Es erleichtert die Zusammenarbeit an Aufgaben, indem es alle zugehörigen Notizen, Dateien und Projektinformationen an einem zentralen Ort speichert, der über jeden Browser, jedes Gerät und jedes Betriebssystem zugänglich ist.

Smartsheet kombiniert die Vertrautheit von Tools wie Excel mit Funktionen wie automatisierten Workflows, Dateifreigabe, visuellem Timeline-Management und Diskussionsforen. Das Tool lässt sich mit einer Reihe von Webdiensten integrieren, darunter Box, Salesforce und Google Workspace. Da die Software in hohem Maße anpassbar ist, können Unternehmen Funktionen, die sie nicht benötigen, entfernen und andere hinzufügen.

Mehr zu Smartsheet findest Du hier.

9. Swit - Workspace für alle und alles

"From ideation to execution" - ein ganzheitlicher Ansatz, der das gemeinsame Brainstorming in diversen Workspaces mit einschließt, so lautet das Versprechen von Swit. Das Tool deckt ansonsten Aufgaben wie Projekt-, Aufgaben- und Kalender-Management ab und unterstützt Gantt-Diagramme. Zudem bietet die App Diskussionsforen, in denen Teammitglieder via Nachrichten und Kommentare miteinander kommunizieren können.

Swit zielt vor allem auf Softwareentwickler.Das Tool hilft ihnen, Dateien mit Teammitgliedern zu teilen, den Fortschritt ihrer Aufgaben zu verfolgen und den gesamten Lebenszyklus einer Software zu verwalten. Die Swit-Software lässt sich mit Google Workspace und Microsoft-365-Apps integrieren. Die Swit-Website bietet derzeit keine detaillierten Sicherheitsinformationen; wenden Sie sich an den Anbieter, um Einzelheiten zu Verschlüsselung, Authentifizierung und Compliance zu erfahren.

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10. Teamwork - professioneller Allrounder

Das Cloud-basierte Teamwork hilft Projektteams mit Task-Listen, Boards, Gantt-Diagrammen, Templates und vielen weiteren Funktionen, die Zusammenarbeit zu verbessern und dabei Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Projektfortschritte deutlich zu machen. Die All-in-one-Plattform bietet Teams einen zentralen Ort, an dem sie Ideen austauschen und Feedback einholen können, um schneller Entscheidungen treffen zu können. Zahlreiche Apps für diverse Aufgaben können mit eingebunden werden.

Interessant sind die Möglichkeiten, Projektarbeiten zeitlich genau abzurechnen. Außerdem können Projektteams Kunden zu Vorhaben einladen, ohne dass diese gesondert abgerechnet werden. Zu den Funktionen von Teamwork gehören neben dem Projektmanagement auch gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Helpdesk, Team-Chat, Videoanrufe und Bildschirmfreigabe. Integrieren lassen sich Tools wie Slack, Microsoft Teams, Dropbox und viele andere.

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11. Trello - Kanban bestimmt die Nutzung

Mit Trello hat Atlassian ein Online-Tool für Projektmanagement und Teamzusammenarbeit auf dem Markt, das auf einem Kanban-Framework basiert. Die Darstellung dessen, wer im Team woran arbeitet, ist besonders übersichtlich. Trello bietet ein digitales Board, das es Projektleitern ermöglicht, Aufgaben zu definieren, zu organisieren und zu priorisieren, Fristen zu setzen und den Fortschritt von Projekten zu überwachen.

Teammitglieder können sogenannte Trello-Karten verwenden, um zusammenzuarbeiten, Dokumente anzuhängen und Kommentare zu ihren Aufgaben hinzuzufügen. Sie können zudem Befehle in natürlicher Sprache verwenden, um Aufgaben zu automatisieren. Trello kann über das Web, die Desktop-Apps für Windows und macOS sowie die mobilen Apps für Android und iOS genutzt werden. Das Tool lässt sich mit Dutzenden von Drittanbieter-Apps und -Diensten integrieren, darunter GitHub, Slack, Jira, Google Drive, OneDrive und mehr.

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12. Wimi - Sicherheit first

Ein Projektmanagement- und Kollaborationstool, das sowohl on Premises als auch in der Cloud eingesetzt werden kann, ist Wimi. Auch Wimi hilft Teams effizienter zu arbeiten, indem es den Mitgliedern ermöglicht, Aufgaben zuzuweisen, den Projektfortschritt zu überwachen und Fristen zu verfolgen. Dabei punktet das Tool mit einem hohen Sicherheitslevel.

Wimi bietet Messaging-Kanäle, Dateien, Aufgaben, Kalender und Videokonferenzen, um Teams bei der Zusammenarbeit an Projekten über mehrere Apps und Geräte in einem Online-Bereich zu unterstützen. Es lässt sich mit anderen Produktivitätsanwendungen und -diensten wie Evernote, Microsoft 365, Google Workspace und Dropbox integrieren.

Mehr zu Wimi findest Du hier.

13. Wrike - den Arbeitstag einfach organisieren

Die Kollaborationssoftware Wrike, die inzwischen Citrix gehört, bietet eine benutzerfreundliche Navigation und flexible Projektansichten. Wrike unterstützt In-App-Benachrichtigungen, um alle Mitglieder eines Teams auf dem Laufenden zu halten und über die neuesten Projektaktualisierungen zu informieren. Die Beteiligten können Projekte mit Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen oder den vorgefertigten Workflow-Vorlagen von Wrike verfolgen.

Das Tool bietet die Integration mit einer Reihe von Unternehmensanwendungen wie Salesforce, Tableau und Slack sowie einen Offline-Modus, damit Teams Wrike auch dann nutzen können, wenn sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Wrike ist über das Web, Desktop-Apps für macOS und Windows sowie über mobile iOS- und Android-Apps verfügbar.

Mehr zu Wrike findest Du hier.

14. Zoho Projects - besonders integrationsfähig

Das Cloud-basierte Werkzeug Zoho Projects ist einfach zu handhaben und bietet Teams einen gemeinsamen Ort für kreative Zusammenarbeit und Kommunikation über Feeds, Foren, Chats und Wikis. Zu den Funktionen gehören ein effektives File Management, Gantt-Diagramme für die Projektverfolgung sowie die Integration mit anderen Zoho-Produkten (ZohoCRM), aber auch mit Slack, Google Workspace und Microsoft 365.

Unternehmen können Arbeitsbereiche erstellen, um die Produktivität ihres Teams zu steigern. Apps für iOS und Android helfen den Nutzern, Projekte zu verwalten und ihren Fortschritt von unterwegs aus zu verfolgen. Mit der Software können Teams alle Arten von Dateien erstellen und freigeben, gemeinsam an Dokumenten und Tabellen arbeiten und Präsentationen erstellen.

Mehr zu Zoho Projects findet Du hier.