Foto: Max Zerrahn
Videokonferenzen mit Zoom oder Teams fristeten vor Corona ein Nischendasein. Seit dem Umzug in das Home Office und Kontaktbeschränkungen auch innerhalb der Büros sind sie in vielen Unternehmen zum täglichen Arbeitsmittel geworden. Auch im traditionsreichen Ullstein-Verlag findet der Großteil der Meetings seither mit Teams statt.
Für Michaela Philipzen, als CTO für die Produktion und die IT des Verlagshauses verantwortlich, war klar, dass man ein so mächtiges Tool wie Teams nicht einfach freischalten kann, ohne diese Einführung zu begleiten. Als der Schwesterverlag Carlsen "New Work" mit externen Beratern einführte, durfte man bei initialen Workshops partizipieren und sich so wertvolle Impulse für das eigene Ausrollen holen.
Leitfaden für die Einführung von Microsoft Teams
In Sarah Ehrhardt, Referentin der Geschäftsführung, und Nils Tiemann, Hersteller, fand Philipzen versierte Projektleiter, die begleitet von Senior IT-Manager Holger Jentschke und zusammen mit zehn diskussionsfreudigen Botschaftern aus den unterschiedlichsten Abteilungen einen Leitfaden erarbeiteten:
Was bedeuten die Wirkprinzipien - Transparenz, Platzierung, Pull versus Push - in Teams?
Wie stellen wir Konferenzen, Abteilungen und Projekte dar?
Wie kommunizieren wir?
Wann schalte ich den Ton aus, wann gebe ich mein Bild frei? Wie speichere und teile ich meine Datei? Wie arbeite ich kollaborativ an einem Dokument?
Wie behalte ich den Überblick, wie arbeite ich bei all' den Informationen noch fokussiert?
Und nicht zu vergessen, die "Quintessenz", die zehn Goldenen Regeln eines produktiven Miteinanders in Teams.
Die neue Mobilität in der Microsoft Cloud richtig nutzen
Nach dem Prinzip "Kollegen schulen Kollegen" veranstaltete das Projektteam nicht nur zahlreiche, sondern vor allem hochmotivierende Webinare zum veränderten Kommunikationsverhalten sowie zur optimalen Nutzung der neugewonnen Mobilität in der Microsoft Cloud. CTO Philipzen holte auch den ganzen Führungskreis in die Grundsatzentscheidungen und Webinare rein, damit das neue Arbeiten eine breite Akzeptanz über das ganze Unternehmen hinweg erreicht.
- Thomas Zimmerer, Interim Manager CIO/CDO
Für Zimmerer (derzeit für einen Konzern im Nahen Osten tätig) und sein Team ist insbesondere Microsoft Teams aktuell das Tool, das vor allem für Chat, Videokonferenzen, Shared Sessions am PC, Notebook, iPad und iPhone den ganzen Tag im Einsatz ist. - Thomas Zimmerer, Interim Manager CIO/CDO
Sein Tipp für geplante Tages-Workshops: Spaltet man diese in mehrere kleinere Videokonferenzen von 1-2 Stunden auf, ist dies sogar effektiver, da die Teilnehmer nicht so sehr ermüden und man zwischen den Terminen die Ergebnisse bereits einbauen kann. - Thomas Siekmann, VP IT & Digitalization Senvion Deutschland GmbH
Siekmann bietet den Senvion-Mitarbeitern im Homeoffice einen „doppelten“ Zugang zu den Ressourcen: Genutzt werden VPN-Zugänge und - parallel für viele Nutzer - VDIs auf Basis von VMWare. - Thomas Siekmann im Home Office
Er selbst setzt im Home-Office ebenfalls auf redundante Zugänge: Alle Geräte sind neben dem Wifi-Zugang auch LTE-fähig. - Dirk Altgassen, CIO bei der Etex Group
Neben der Office-365-basierten Arbeitsumgebung und diversen IT-Tools unterstützen Altgassen und sein Team das Business auch bei einem neuen „way of working“, wie zum Beispiel dem Aufsetzen „virtueller Kaffeeküchen“, in denen man sich zwischendurch trifft. - Dirk Altgassen im Home Office
Das Lieblings-Gadget des Etex-CIOs im Home Office ist sein „Jabra“. - Christian Ammer, CIO und Head of Digital Transformation bei der Kanzlei Noerr
Für Ammer hat sich im Homeoffice die Arbeit an zwei Rechnern am besten bewährt: Cloud-Tools und Remote-Apps wie Office 365 (vor allem Microsoft Teams), Dokumentenbearbeitung- und -Sharing (via Nextcloud) und den Großteil der Kommunikation (Audio und Video-Konferenzen) kann er über den eigenen Heim-PC durchführen. Über das Firmen-Notebook (per VPN oder mit Virtual Desktop) läuft nur noch ein Teil der Kommunikation via E-Mail/Outlook. - Christian Ammer im Home-Office
Sein Top-Tipp (neben einer 2-Geräte-Strategie): Audio möglichst nur per Freisprechung. Das macht die Dinge schneller, einfacher und unkomplizierter als mit Headsets und Kopfhörern zu hantieren.
"Teams ist wie ein Flur mit offenen Türen", sagt Philipzen. "Alle Mitarbeiter können sich jederzeit über den Stand einzelner Projekte informieren, Unternehmensinformationen nachlesen, wenn es passt, an Dialogen partizipieren und in Dokumenten mitarbeiten. Wir haben uns bewusst für maximale Transparenz durch offene Teams und Kanäle entschieden. Jeder soll sich eingeladen fühlen, auch beim Chef vorbeizuschauen."
Virtuelle Meetings brauchen Moderatoren
Gleichzeitig lernt man bei Ullstein, dass in der virtuellen Zusammenarbeit eine höhere Disziplin nötig ist: "Einerseits müssen Aspekte, die vorher selbstverständlich waren, neu verhandelt werden: hat man früher Informationen den Kollegen per E-Mail herangetragen, ist heute jeder selbst verantwortlich dafür sich auf Stand zu bringen. Push versus Pull kann im routinierten Alltag ein ziemliches Umlernen bedeuten. Andererseits müssen Meeting-Owner viel mehr moderierend auftreten, in den virtuellen Meetings auf Ausgewogenheit achten und auch auf zurückhaltendere Kollegen zugehen."
Michaela Philipzen empfiehlt im virtuellen Dialog mit einem Mitarbeiter Fragen offen zu stellen - so, dass dieser nicht nur mit Ja oder Nein antworten kann. Zudem ist sie davon überzeugt, dass Videokonferenzen mit mehr Teilnehmenden moderiert werden sollen: "Im virtuellen Raum ist eine starke Moderation unerlässlich, das muss aber auch nicht zwingend immer ein Vorgesetzter sein."
Fünf Tipps für die mobile Arbeitskultur
Fünf Impulse, die Ihnen helfen, die richtigen Antworten für eine mobile Arbeitskultur in Ihrem Unternehmen zu finden:
Finden Sie intrinsisch motivierte und motivierbare Kolleginnen und Kollegen in Ihrer Organisation, die Lust auf die Entwicklung und Implementierung neuer Arbeitsweisen haben. Sorgen Sie dafür, dass sie den nötigen Gestaltungs(spiel)raum bekommen, die für Ihr Unternehmen beste Herangehensweise zu erarbeiten. Bieten Sie ihnen all ihre Unterstützung an, damit sie sich tatendurstig der Aufgabe annehmen, den notwendigen Diskurs über das Wie führen und trotz nicht ausbleibender Talgänge zuversichtlich das gemeinsame Ziel verfolgen können.
Fordern Sie Ihr Führungsteam heraus, sich der Aufgabe des Remotearbeitens und vor allem -führens zu stellen. Helfen Sie Ihnen sich offen und konstruktiv einzubringen, ein neues Mindset für sich zu entdecken und zu agilen Leader zu wachsen.
Definieren Sie Präsenz im Unternehmen neu. Fragen Sie sich, wie Sie Nähe und Vertrauen virtuell aufbauen? Wie gelingen zufällige, inspirierende Begegnungen? Wie spüren Sie remote die Atmosphäre "auf dem Gang" auf? Was hilft, um Mut zu fördern? Welche neuen Umgangsregeln helfen Ihrer Organisation?
Schaffen Sie Räume für Austausch, Diskurs und Entwicklung. Suchen Sie verstärkt den Dialog. Trauen Sie sich, anlassfreie Zusammenkünfte zu initiieren.
Widmen Sie sich mit Ihrem ganzen Herzen dem "Kulturdings"! Finden Sie heraus, wie Sie den digitalen Reifegrad Ihrer Organisation steigern. Verstehen Sie sich als Bildungsbeauftragten. Fördern Sie eine Kultur des Lernens. Erwarten Sie, dass Fehler gemacht werden – und darüber gesprochen wird. Gestehen Sie sich ein, wenn ein Vorhaben scheitert – und reden Sie darüber. Üben Sie die Reflexion mit ihrem Team, denn: Kultur geht vor KI.