Automatisches Verzeichnis erstellen

Problem: Bei langen Dokumenten mit zahlreichen grafischen Elementen lohnt es sich, ein automatisches Abbildungsverzeichnis einzufügen. Wie geht das?

Lösung: Das automatische Abbildungsverzeichnis erfordert zwei Schritte. Im ersten Schritt versehen Sie alle Bilder mit einer Beschriftung. Dazu klicken Sie die erste Abbildung an und gehen daraufhin oben in den Menüleisteneintrag "Referenzen" - in manchen Word- Versionen heißt es auch "Verweise". Dort klicken Sie auf "Beschriftung einfügen" und stellen im Dialogfenster unter "Bezeichnung" ein, ob es sich bei dem markierten Objekt um eine Abbildung, eine Formel oder eine Tabelle handelt.

Die Registerkarte "Position" legt fest, ob die Beschriftung oberhalb oder unterhalb des Bildes erscheinen soll. In dem Feld "Beschriftung" geben Sie nun bitte den Text ein und bestätigen per Klick auf "OK". Verfahren Sie analog mit den übrigen Abbildungen. Word erkennt automatisch die Reihenfolge der Bilder und ordnet ihnen die richtigen Nummern zu.

Im Anschluss daran fügen Sie im zweiten Schritt das Abbildungsverzeichnis ein. Dazu klicken Sie im Dokument an die Stelle, an der es später erscheinen soll, und klicken sodann im Menü "Referenzen" beziehungsweise "Verweise" im Bereich "Beschriftungen" auf "Abbildungsverzeichnis einfügen". Hier können Sie im Abschnitt "Allgemein" erneut zwischen Abbildung, Formel und Tabelle unterscheiden und auf diese Weise auch ein Formel- oder Tabellenverzeichnis erstellen. Unter "Formate" stehen Ihnen mehrere Designs für das Abbildungsverzeichnis zur Auswahl. Ein Klick auf "OK" schließt den Vorgang ab.

Wenn Sie das Verzeichnis später auf den neuesten Stand bringen wollen, beispielsweise weil neue Abbildungen dazugekommen sind oder sich zwischenzeitlich die Seitenzahlen geändert haben, klicken Sie es einfach an und im Menü auf die Funktion "Abbildungsverzeichnis aktualisieren".

Transkription von Audiodateien in Text

Problem: Im Zeitalter der Videokonferenzen ist es manchmal durchaus nützlich, den Inhalt in ein Dokument zu überführen. Doch das Anhören und Abtippen ist mühsam. Lässt sich eine solche Transkription mit Word automatisch durchführen?

Lösung: Die Bezahlversion von Micro-soft 365 ermöglicht Ihnen genau das, sie transkribiert Texte aus einem Audio- oder Videofile direkt in ein Word-Dokument. Microsoft 365 erlaubt pro Benutzerkonto fünf Stunden Transkription pro Monat, in der lokal installierten Word-Version ist dagegen lediglich die Diktier-, nicht jedoch die Transkriptionsfunktion zu finden.

So geht's: Rufen Sie im Browser die Webseite www.office.com auf und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-365-Konto an. Erstellen Sie ein leeres Dokument, klappen Sie im Menü "Start" das Mikrofonmenü auf und wechseln Sie zu "Transkribieren".

Auf der rechten Seite öffnet sich nun eine neue Spalte. Oben stellen Sie die Sprache ein, in der das Video oder die Audiodatei vorliegt. Am unteren Ende der Spalte steht die Information, wie viele von den 300 freien Minuten Sie im laufenden Monat bereits verbraucht haben. Danach klicken Sie auf "Audio hochladen". Word unterstützt die Audioformate WAV, MP4, M4A sowie MP3 und Dateigrößen bis 300 MB.

Der Upload und die Transkription dauern abhängig von der Internetbandbreite eine Weile. Im Anschluss daran zeigt Word in der rechten Spalte die Texte mit Sprechernummer und Zeitstempeln. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einen der Einträge fahren, dann er- scheint ein Bleistiftsymbol zum Bearbeiten. Grobe Fehler lassen sich gleich hier ausbügeln.

Wenn Sie eine Textstelle nochmal im Original hören möchten, klicken Sie einfach auf den zugehörigen Zeitstempel. Word spielt die Aufnahme nun ab dieser Stelle ab. Um alle Absätze in das Dokument zu übernehmen, klicken Sie auf "Zu Dokument hinzufügen". Neben dem reinen Text gibt es auch die Möglichkeit, die Sprecher, die Zeitstempel oder beides zu übernehmen.

Schneller mit Textbausteinen

Problem: Oftmals benötigte Textbausteine, wie etwa Adressen, Haftungsausschluss oder Grußformeln, müssen immer wieder aufs Neue eingetippt werden. Kann Word nicht die Arbeit übernehmen?

Lösung: Häufig benötigte Textbausteine lassen sich als sogenannter Autotext ablegen. Statt zum Beispiel immer wieder "Mit freundlichen Grüßen" einzugeben, markieren Sie die Wörter und drücken die Tastenkombination Alt-F3. Es erscheint das Fenster "Neuen Baustein erstellen". Die Funktion ist auch über "Schnellbausteine -› Bausteine-Manager…" im Menü "Einfügen" erreichbar. In der Word-Version 2016 bezeichnet Microsoft dies mit "Organizer für Bausteine…". Im Feld "Name" tragen Sie eine einfach zu merkende Kurzform für den Textbaustein ein, in unserem Beispiel etwa mfg.

Um später die Grußformel einzufügen, geben Sie dann künftig nur noch mfg ein und drücken die Taste F3. Word speichert die Textbau- steine in der Regel in der Datei "Normal.dotm" ab.

(PC-Welt)