Der Mailrecorder von Optimal Systems (os MR) speichert E-Mails auflagenkonform und hilft Unternehmen, ihren gesetzlichen Verpflichtungen nach zu kommen. So gelten allein hierzulande Vorgaben wie GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung), AO (Abgabenordnung), HGB (Handelsgesetzbuch), SigG (Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen), BDSG (Bundesdatenschutzgesetz), StGB (Strafgesetzbuch) und SGB (Sozialgesetzbuch). Der Hersteller bietet die Version 1.3 der Software ab sofort auch in einer Itanium-kompatiblen Version an. Damit wird laut Optimal Systems eine Vielzahl an Betriebssystemen unterstützt: Red Hat Linux auf 32/64 Bit-x86-Plattformen und Itanium, ExDS direkt auf Linux-Nodes, HP Unix (HP UX) auf Itanium, Windows Server 2008 auf Itanium, Windows Server 2003 und 2008 auf 32/64 Bit-x86-Plattformen.

Angesichts der von Optimal Systems zitierten Daten wird klar, dass E-Mail-Archivierung nur auf leistungsfähiger Hardware effizient arbeiten kann: Ein mittelständisches Unternehmen mit 500 E-Mail-Postfächern produziert im Schnitt 107 Terabyte Datenvolumen pro Jahr. Da die Daten mindestens sechs, manchmal sogar zehn Jahre gespeichert werden müssen und jederzeit lesbar sein müssen, kommen nur leistungsfähige Storage-Systeme samt Server in Frage. Daher bietet HP den os MR zusammen mit der hauseigenen Storage-Lösung Storage Works und der CAS (Compliance Archive Solution)-Software von iTernity im Paket namens HP osMR an.

HP und Optimal Systems bezeichnen das System als Blackbox, analog zu einem Flugschreiber, der alle ein- und ausgehenden E-Mails mitschneidet. Das System wird vor einem eventuell vorhandenen Spam-Filter installiert, so dass keine E-Mails aussortiert werden. Nach einem Urteil des OLG Karlsruhe (2005) erfüllt das Löschen und Ausfiltern von E-Mails den Tatbestand des Unterdrückens gemäß § 206 StGB. Demnach müssen Unternehmen auch Spam-Nachrichten archivieren, da durch einen eventuell falsch funktionierenden Filter theoretisch auch geschäftlich relevante Nachrichten fälschlicherweise als Spam klassifiziert werden können.