Zielsetzungen und Funktionsabgrenzung der allgemeinen Organisation und Verwaltung

Der Gesamtbereich der allgemeinen Organisation und Verwaltung hat viele Berührungspunkte mit dem Bereich der Organisation und EDV. Man kann beobachten daß viele ORG/EDV-Leiter eine Art Betriebskampf um die Zuständigkeiten führen der für alle Beteiligten außerordentlich nachteilig ist. In den meisten Diskussionen über die Zuständigkeit wird die Sache völlig vergessen.

Kein Betriebskampf um Zuständigkeiten

Man sollte einen derartigen Betriebskampf vermeiden, da er eigentlich keinem nützt. Es sprechen nämlich eigentlich genauso viele Gründe für eine Vereinheitlichung der allgemeinen Organisation und Verwaltung mit dem Bereich ORG/EDV als auch gegen ein derartiges Verschmelzen. Eine Entscheidung kann nur unterschiedlich von Unternehmen zu Unternehmen getroffen werden, da es sehr stark von dem Aufgabenspektrum der allgemeinen Organisation und Verwaltung abhängt, ob eine Vereinigung sinnvoll ist oder nicht.

Mögliche Berührungspunkte

Mögliche Berührungspunkte von allgemeiner Organisation oder Verwaltung zum Bereich der ORG/EDV sind die Arbeitsgebiete Büromaterial, Büromaschinen, Textverarbeitung inklusive Textbearbeitung und Raum- und Möblierungsplanung. Die Komplexe Poststelle, Pförtnerei, Telefonzentrale, Kfz-Verwaltung, Registratur, Druckerei, Vervielfältigung und Mikrofilmstelle bleiben hier außer Betracht, da sie herkömmlicherweise keine engeren Berührungspunkte zum Bereich der Organisation und EDV besitzen.

Begründungen für eine Zusammenlegung

Der wesentliche Grund für eine Zusammenlegung liegt darin, daß bei jeder Planung von Organisationsprojekten auch der Gesamtkomplex der allgemeinen Organisation in die Überlegungen einbezogen werden kann. Reibungsverluste aus der Sicht von Zuständigkeitsproblemen gibt es nicht. Zudem können noch persönliche Gründe für eine Zusammenlegung sprechen, weil etwa besondere Erfahrungen beim ORG/EDV-Leiter hinsichtlich allgemeiner Organisation oder Verwaltung vorliegen. Genauso können die persönlichen Gegebenheiten auch dagegen sprechen, etwa dadurch, daß dann zwangsläufig mehr Arbeit auf einen Vorgesetzten zukommt und dadurch manche Dinge nicht mit entsprechendem Druck realisiert werden können. Man muß sich also eine Zusammenlegung sehr genau überlegen. Anhand einiger Beispiele soll gezeigt werden, wo wesentliche Berührungspunkte im Detail vorliegen. Selbstverständlich kann man auch so vorgehen, daß man die relevanten Schwerpunktaufgaben in den Bereich der Organisation und EDV überführt und den Rest etwa in der Verwaltung beläßt. Die folgenden Punkte sollen hier eine gewisse Anregung bieten.

Büromaschinen

1. Soll der Anbietermarkt für Büromaschinen laufend analysiert und beobachtet werden ?

2. Soll eine separate Stelle für derartige Analysen aufgebaut werden?

3. Sollen die Informationen des Anbietermarktes systematisch an alle potentiellen Anwender weitergegeben werden ?

4. Sollen die im Unternehmen vorhandenen Büromaschinen karteimäßig erfaßt werden, um einen Austausch untereinander bei Systemwechsel zu ermöglichen und um Entscheidungen zum notwendigen Ersatz bei ansteigender Reparaturhäufigkeit treffen zu können?

5. Sollen Büromaschinen-lnvestitionsanträge generell begutachtet werden, bevor eine Beschaffung freigegeben wird?

Raum- und Möblierungsplanung

1. Soll eine permanente, systematische Raum- und Möblierungsplanung durchgeführt werden?

2. Sollen Grundsätze erarbeitet und Richtlinien herausgegeben werden für die Möblierung der unterschiedlichen Arbeitsplätze?

3. Sollen Planungen über Zusammenlegungen von Abteilungen in räumlicher Hinsicht durchgefüht werden?

4. Sind besondere Transporteinrichtungen zu planen?

5. Sind Ablagegesichtspunkte in den einzelnen Fachbereichen zu untersuchen, zu systematisieren und zu reorganisieren?

Textverarbeitung und Textbearbeitung

1. Sollen Untersuchungen zur programmierten Korrespondenz durchgeführt werden?

2. Sollen Überlegungen hinsichtlich Urschriftverkehr

Kurzantworten, Einsatz von Formularantworten etc. durchgeführt werden?

3. Sollen Analysen über die zu verwendenden Diktiersysteme angestellt werden?

4. Sollen Diktatschulungen abgehalten werden?

5. Ist ein zentrales Korrespondenzbüro einzurichten oder sollen langfristig die Briefe über den Computer geschrieben werden?

Man kann aufgrund der vorstehenden wenigen Probleme sehen, daß enge Berührungspunkte mit der Organisation und EDV gegeben sind. Es ist daher unumgänglich notwendig, die gesamten Gesichtspunkte der allgemeinen Organisation und Verwaltung in die Planung großer Organisationsprojekte mit einzubeziehen. Allerdings ist dies in vielen Fällen ein Qualifikationsproblem, da viele Organisatoren nur den Computer als das alleinige Mittel zur Lösung von Problemen kennen. Mitunter lassen sich aber manche Probleme einfacher, schneller und billiger mit einem Tischrechner oder auch mit einem Kopiergerät lösen. Mit der Einbeziehung der Fragen der allgemeinen Organisation und Verwaltung in Organisationsprojekte leistet man in den meisten Fällen einen direkten Beitrag zur Rationalisierung des eigenen Unternehmens.