OLDENBURG (ee) - Als Tochter der Edeka-Handelsgesellschaft mbH in Oldenburg betreibt die Firma ZAG Cash + Carry Großmarkt GmbH sieben Großhandelsmärkte. Der Gesamtumsatz von etwa 80 bis 85 Millionen DM wird in der Hauptsache mit der Gastronomie, Großküchen und selbständigen Wiederverkäufern erzielt. Das Warenangebot umfaßt etwa 14 000 Food-Artikel und etwa 12 000 Non-Food-Artikel.
Das Problem für F. Neesen, EDV-Leiter der ZAG, bestand darin, ein einheitliches Abrechnungssystem für alle Märkte zu realisieren. Seine Forderungen an ein, neues EDV-System lauteten:
- Einheitliches Abrechnungssystem für alle Märkte ohne Kostensteigerung.
- Datenaustauschmöglichkeit bei allen Märkten.
- Zentralgesteuerte Sortimentsüberwachung inklusive zentraler Preiskorrekturen pro Artikel.
- Price-look-up für alle Artikel in allen Betrieben.
- EDV-Einsatz muß mit den vorhandenen Mitarbeitern, die über keine Spezialkenntnisse auf diesem Gebiet verfügen, möglich sein.
Nach intensiven Gesprächen mit verschiedenen Herstellern im EDV- und Kassenterminalbereich entschied man sich, in der ersten Phase in drei Märkten die NCR 8200 einzusetzen. Zwei zusätzliche Anlagen des Nachfolgemodells NCR I-8250 sind inzwischen für weitere Filialen installiert; Die NCR I-8250, ein Dialog-EDV-System, das sich mit bis zu sieben Bildschirmen aufrüsten läßt, bietet erweiterte Möglichkeiten der Direktauswertung. Es arbeitet im Multiprogramming-Betrieb und umfaßt in seiner kleinsten Version: Zentraleinheit (mit 80 KB), Bildschirm, Magnetplatte (mit 10 MB Speicherkapazität), Matrixdrucker Kassettenlese- und Kassettenschreibstation. Die Kapazität der einzelnen Funktionen läßt sich erhöhen, weitere Drucker können angeschlossen werden, OCR-Lesemöglichkeit am Bildschirm ist gegeben.
Änderungsdienst und Stammdatenpflege
Parallel zur laufenden Fakturierung nimmt die NCR I-8250 den kompletten Änderungsdienst für Preise, Konditionen, Lieferanten und Kunden vor. Die Stammdatenpflege kann dabei sowohl zentral als auch dezentral erfolgen.
In der Praxis heißt das: In Eigenverantwortung erfaßte oder von der Zentrale übernommene Änderungsdaten werden zunächst auf einer Änderungsdatei gespeichert und auf Protokollen ausgedruckt; gleichzeitig nimmt eine Magnetband-Kassette die erfaßten Daten auf. Diese Kassetten, die durchaus von Anschlußmarkt zu Anschlußmarkt unterschiedliche Preisdaten beinhalten können, gehen den einzelnen Märkten zu. Hier werden ihre Daten wiederum über Kassette eingelesen, und der Änderungsdienst ist vollzogen.
Noch während des Änderungsdienstes wird außerdem überprüft, ob Artikel gelöscht beziehungsweise nicht mehr disponiert werden sollen; ob ein neuer Stammsatz aufgrund einer Mengenänderung zu erstellen ist; ob Wochenumsätze zu übertragen sind; ob der Druck einer neuen Preisliste vorbereitet werden muß.
Artikel-Stammdaten informieren über:
- Artikelgrunddaten (Bezeichnung, Verpackung, Waren-Artikelgruppe)
- Normalpreis - Sonderpreis - Folgepreis
- Lagerbestand (Stück, Wert)
- Umsatzfelder (Woche/Monat/Jahr/ Vorjahr)
- Bestell-Disposition und Wareneingang
- Mehrwertsteuer, Fracht
- Leergutberechnung
Kunden- und Lieferanten-Stammdaten geben Auskunft über Anschrift, Bankverbindung und Zahlungsart; über Branchenschlüssel und Sonderpreisberechtigung beziehungsweise über Beschaffungszeit und Skonto.
Berechtigungs-Stammdaten sichern die Bereiche der Kassenführung und Kontrolle gegen Unbefugte, zeigen die Kundenzahl und den Umsatz pro Kassierer/Kontrolleur an.
Aufgrund der lückenlosen, zuverlässigen Stammdatenverwaltung sind folgende Auswertungen/Zusammenstellungen möglich:
- Druck von Stammdaten, nach unterschiedlichen Auswahl- und Sortierkriterien
- Sortimentsliste nach Lieferanten
- Kundenliste, selektiv und/oder gesamt, sortiert nach Kunden-Nr., Postleitzahl, Namen, Branche
- Lieferantenliste, selektiv und/oder gesamt, sortiert nach Lieferanten-Nr., Postleitzahl, Namen
- Druck von Regaletiketten
Auftragsabwicklung
Die Zielsetzung der Auftragsabwicklung liegt in erster Linie in der Erstellung von Volltextrechnungen. Neben der eindeutigen Artikelidentifikation wird die Mehrwertsteuer nach getrennten Steuersätzen ausgewiesen; Non-food-Artikel - die ein Kunde zur Geschäftsausstattung benötigt - lassen sich durch einen entsprechenden Zusatztext kennzeichnen.
Dies Bedienung der EDV-Anlage wie der Bildschirm-Terminals ist einfach und erfordert keine speziellen Kenntnisse.
Die Erfassung der Auftragsdaten selbst kann über sämtliche Bildschirm-Terminals vorgenommen werden. Nach Eingabe der Personal-Code-Nr. und Rechnungskopfdaten erfolgt die Erfassung der Einzelpositionen. Auf jeder Einzelfaktura wird der Kassenstelle die Zahlungsart (Bar/Scheck, Kredit, Lastschrift, Personal) mitgeteilt; sie kann im Einzelfall und bei Bedarf abgeändert werden.
Vor Ausdruck der Rechnung zeigt dem Bildschirm sämtliche Auftragspositionen auf. Kunde und Bedienungskraft haben dadurch Gelegenheit, noch vor dem Rechnungsdruck die einzelnen Posten auf ihre Richtigkeit zu kontrollieren.
An weiteren Leistungen kommen hinzu: Nummernprüfung, Preisfindung, Bestandsfortschreibung und Umsatzfortschreibung pro Artikel, Umsatzfortschreibung pro Kassierer (Kontrolleur), automatische Leergutberechnung, Zusatztexte nach Lieferanten, Wiederholung beim Rechnungsdruck (falls Kopien erforderlich), Preis-Text-Korrekturen, Gutschriften, Tagesberichte vorbereiten, Existenzprüfungen für Stammdateien.
Noch während des Fakturierens werden die artikel-, kunden- und personalbezogenen Daten in einer Sammeldatei gespeichert. Zu einem späteren Zeitpunkt stehen sie als aussagekräftige Berichte für innerbetriebliche Planungen und buchhalterische Zwecke zur Verfügung. Zum Beispiel: Kassenbücher. Rechnungs-Ausgangsbuch. - Kredit-Rechnungsjournal. - Tages/Monats-Artikelgruppen-Umsätze. - Tages/Monats-Branchenübersicht. - Tagesübersicht/ Lieferanten.
Neben den Tagesprotokollen mit Monatsfortschreibung und den Dialog-Abfragen erstellt das C + C-Abrechnungssystem weitere Artikel und Kundenstatistiken.