Software spielt in Unternehmen eine immer wichtigere Rolle. Das gilt für Office-Anwendungen wie Microsoft 365, aber auch für Datenbanksysteme, Entwicklungsplattformen sowie Software für das Enterprise Resource Planning (ERP) - und zwar unabhängig davon, ob solche Applikationen über das eigene Rechenzentrum oder eine Cloud bereitgestellt werden.

Das Marktforschungsunternehmen Gartner geht davon aus, dass 2024 die Ausgaben für Software in Europa um 14,5 Prozent auf rund 242 Milliarden Dollar steigen. Damit weisen die Investitionen in Software eine deutlich höhere Wachstumsrate auf als die Aufgaben für Data-Center-Ausrüstung und IT-Endgeräte.

Viele Software-Lizenzen liegen brach

Doch Software ist nicht nur ein Produktivitätsfaktor, sondern verursacht auch Kosten. Nach Erfahrungswerten von USU entfallen etwa 18 Prozent der IT-Ausgaben auf diesen Bereich. Daher sollten Unternehmen Software auf möglichst effiziente Weise einsetzen.

Doch in diesem Punkt ist noch "Luft nach oben". Bei Microsoft 365 beträgt beispielsweise die Zahl der inaktiven Nutzer etwa 5 bis 18 Prozent. Bei Anwendungen von Adobe liegen 15 bis ungefähr 20 Prozent der erworbenen Lizenzen brach. Hinzu kommt der Faktor "Over-Provisioning": Bis zu 25 Prozent der Nutzer verwenden Software-Versionen, deren Funktionsumfang sie gar nicht benötigen.

Derselbe Effekt tritt bei Cloud-basierten Software-Lösungen auf. Die Experten von Gartner schätzen, dass etwa 30 Prozent der Budgets für Cloud-Services auf ungenutzte Ressourcen entfallen.

Unnötige Kosten und weniger Spielraum für andere Projekte

Der Grund für diese Defizite ist, dass Unternehmen oft keinen Überblick darüber haben, wie viele und welche Software-Lizenzen sie benötigen. Diese Intransparenz hat gravierende Nachteile. So fehlt das Geld für ungenutzte Lizenzen an anderer Stelle, etwa für den Aufbau digitaler Services und Geschäftsmodelle oder die IT-Modernisierung der IT.

Hinzu kommen Compliance-Risiken. Denn die Anbieter knüpfen die Nutzung ihrer Software an Vorgaben und prüfen deren Einhaltung durch Audits. Wer nicht belegen kann, wie viele Software-Lizenzen er im Einsatz hat oder nachweist, dass er diese entsprechend den Lizenzbestimmungen einsetzt, muss mit zusätzlichen Gebühren rechnen.

Transparenz und Kostenkontrolle durch Software Asset Management

Um solche Probleme zu vermeiden und das Software-Budget optimal zu nutzen, ist ein Software Asset Management (SAM) unverzichtbar. Damit können Nutzer ihre Software-Investitionen und Lizenzverpflichtungen effektiv überwachen und kontrollieren. Eine SAM-Lösung ermittelt automatisch, welche Anwendungen im Einsatz sind und wie viele Nutzer sie verwenden. Das gilt nicht nur für Applikationen im eigenen Rechenzentrum ("On Premises"), sondern auch für Software, die ein Unternehmen über eine Cloud als Software-as-aService (SaaS) bezieht.

Die SAM-Tools führender Anbieter wie USU beschränken sich dabei nicht darauf, den Status quo zu ermitteln. Sie erlauben es zudem, die Neuzuweisung und Übertragung von Lizenzen zu veranlassen. Dadurch kann ein Unternehmen die Art und die Zahl der Lizenzen an den tatsächlichen Bedarf anpassen. Über- und Unterlizenzierungen werden vermieden.

Lizenzvereinbarungen einhalten und Audits erfolgreich absolvieren

Der Überblick über Software-Lizenzen und SaaS-Accounts hat einen weiteren Vorteil: Ein Unternehmen kann Nutzungsvereinbarungen kontinuierlich einhalten und effizient auf Audit-Anfragen reagieren.

Denn speziell Anwender, die an der On-Premises-Version einer Software mit unbegrenzter Laufzeit festhalten wollen, werden verstärkt solchen Audits unterzogen. Das Ziel der Software-Anbieter: Kunden sollen dazu bewegt werden, zu Cloud-basierten Versionen mit begrenzter Laufzeit zu wechseln.

Ein weiterer Pluspunkt von SAM-Software: Der Aufwand für die Überwachung von Lizenzen sinkt deutlich. Dadurch stehen IT-Fachleuten bis zu zehn Prozent mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten zur Verfügung.

Praxisbeispiele: Messbare finanzielle Vorteile

Die finanziellen Vorteile eines SAM-Tools von USU untermauern Daten aus der Praxis. So können Nutzer von SaaS-Angeboten durch eine optimierte Lizenznutzung die Software-Kosten um bis zu 30 Prozent pro Jahr reduzieren. Dazu tragen Auswertungen bei, die aufzeigen, welche Anwendungen Nutzer verwenden - in Verbindung mit einer Anpassung der Software-Lizenzen, wenn sich die Anforderungen ändern.

Bei einem Unternehmen mit 2.900 Microsoft-365-Accounts, von denen rund 19 Prozent inaktiv waren, sanken beispielsweise nach der Korrektur die Kosten für die Lizenzierung um mehr als 72.000 Euro pro Jahr. Hinzu kamen weitere Spareffekte, weil bei 15 Prozent der Accounts der Funktionsumfang an den realen Bedarf angepasst wurde. Dies führte zu Einsparungen von weiteren 62.000 Euro pro Jahr.

Vergleichbare Vorteile lassen sich mit einer SAM-Software bei anderen Cloud-Anwendungen erzielen. So ergab eine Analyse mit USU SAM bei einem Unternehmen mit zwei Tausend Accounts in der Sales Cloud und Services Cloud von Salesforce beispielsweise , dass die Mitarbeiter nur 88 Prozent der Lizenzen nutzten. Der Einspareffekt nach der Anpassung: über 440.000 Euro jährlich.

Fazit: SAM ist ein "Muss" - kein "Nice to Have"

Ein "Rundumblick" auf die Software-Umgebung mithilfe eines Software Asset Management ist daher heute unverzichtbar. Vor allem angesichts der Tatsache, dass IT-Umgebungen immer komplexer werden, etwa durch Hybrid- und Multi-Clouds. Dies erschwert es, die Kosten von Software im Griff zu behalten. Gleiches gilt für Faktoren wie Compliance.

Daher benötigen Unternehmen leistungsfähige und praktikable Möglichkeiten, um Software-Lizenzen sowie IT- und Cloud-Ressourcen effektiv und effizient zu verwalten. Lösungen wie USU Software Asset Management erlauben es Nutzern, den Einsatz von IT-Assets und die damit verbundenen Kosten zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern.

Auf den passenden Anbieter kommt es an

Bei der Auswahl eines SAM-Anbieters sind jedoch weitere Punkte zu beachten. Wichtig ist beispielsweise, dass Nutzer die Wahl zwischen mehreren Betriebs-, Hosting- und Serviceoptionen haben, etwa SAM als Managed Service, als Cloud-Dienst oder als Software, die im unternehmenseigenen Rechenzentrum betrieben wird.

Außerdem sollte der Anbieter in der Lage sein, zusammen mit dem Interessenten einen maßgeschneiderten Ansatz für dessen Software Asset Management zu erarbeiten und umzusetzen. Und sollte ein spezieller Software-Anbieter die Lizenzmetriken ändern oder Audits durchführen wollen, ist es hilfreich, wenn der SAM-Spezialist eine Analyse der Kosten vornimmt und Optimierungspotenziale aufzeigt.

Jetzt Ihr SaaS-Management optimieren