Seit drei Jahren sind Mitarbeiterportale in Mode - trotz oder gerade nach dem Ende des E-Business-Hypes. 85 Prozent der Großunternehmen haben laut einer Studie der Meta Group bereits entsprechende Projekte umgesetzt oder geplant. Auch Mittelständler nutzen verstärkt die Web-basierenden Plattformen. Eine Befragung des Fraunhofer-Instituts für Arbeit und Organisation (FAO) unter Maschinenbau- und Elektrotechnikunternehmen ergab, dass rund 38 Prozent über ein Mitarbeiterportal verfügen - Tendenz steigend. Allein in dieser Branche soll die Zuwachsrate von 2003 bis Ende 2004 nicht weniger als 67 Prozent betragen.
Enormer Kostendruck
Portalprojekte sind für Unternehmen interessant, wenn sie die Effizienz deutlich erhöhen, aber nicht viel kosten. Mitarbeiterportale integrieren Anwendungen, Services und Prozesse und stellen sie den Beschäftigten personalisiert zur Verfügung. Ziel dabei ist, die Prozesse besser, schneller und billiger zu machen. Mitarbeiterportale werden oft von den Personalabteilungen initiiert. Diese stehen unter einem hohen Kosten- und Effizienzdruck. Von ihnen wird erwartet, dass sie die Qualität der Mitarbeiter steigern und somit einen messbaren Beitrag zur Wertschöpfung der Unternehmen leisten. Sie wandeln sich zunehmend zum Business-Partner der Geschäftsbereiche, deren Belange sie verstehen müssen, um Lösungen für sie entwickeln zu können.
Verwaltungsaufgaben wie Personaldatenpflege, Auswertungen und Gehaltsabrechnungen wollen die Personaler deshalb künftig schneller und unaufwändiger erledigen, damit sie Freiraum für die Beratung von Führungskräften, Personalentwicklung und Betreuung der Mitarbeiter gewinnen. Dafür werden "Employee Self Services" (ESS) eingerichtet, durch die Urlaubs- und Reiseanträge zu einer Angelegenheit von Minuten werden, ohne dass die Personalabteilung aktiv werden muss. Auch das Ausdrucken und Eintüten der Gehaltsabrechnungen gehört der Vergangenheit an. Der monatliche Lohnzettel steht den Mitarbeitern nach dem Abrechnungslauf automatisch online in ihrem Portalzugang zur Verfügung. Damit sparen Personalabteilungen etwa einen Tag, je nach Unternehmensgröße. Weitere bewährte ESS-Standardfunktionen sind Reise-Management, Online-Reisekostenabrechnungen, Teamkalender oder Seminaranmeldungen.
Die zweite wichtige Gruppe von bereits häufig eingesetzten Funktionen sind "Manager Self Services" (MSS), die Führungskräfte beim Managen ihrer Teams und Budgets unterstützen. Zum Standard gehört heute beispielsweise, dass sich Führungskräfte online Informationen über Mitarbeiter aufrufen oder sich die Gehaltsentwicklung in ihrem Team ansehen können. Mitarbeitergespräche und Leistungsbeurteilungen können die Manager im Portal dokumentieren sowie Leistungsfortschritte oder die Einhaltung von Zielvereinbarungen im Blick behalten. Personalkosten planen sie nicht mehr mit Hilfe von Excel-Sheets. Vielmehr können sie über ihren Portalzugang Teile der Personalsoftware nutzen und anhand der Gehaltsdatenbank verschiedene Szenarien durchspielen. Die Profile von Bewerbern einschließlich eines Rankings der am besten geeigneten Kandidaten werden den Führungskräften ebenfalls via Portal geliefert.
Damit ein Mitarbeiterportal die gewünschte Entlastung und Freiräume für gestaltende Personalarbeit bringen kann, müssen zunächst die Funktionen unterhalb der Web-Oberfläche betrachtet werden. Self Services sind nur dann sinnvoll, wenn sie auf definierten Prozessen und Datenintegrität beruhen. Beispielsweise legte ein auf Präzisionsmessgeräte spezialisierter Maschinenbauer mit 1200 Mitarbeitern in Deutschland im Jahr 2000 die Basis für ein Mitarbeiterportal: Er löste zahlreiche Inselanwendungen zugunsten einer integrierten Personalsoftware mit zentraler Datenhaltung ab. Schon die Vereinheitlichung der Lohn- und Gehaltsabrechnung brachte eine erhebliche Einsparung von Ressourcen, so dass mehrere Mitarbeiter neue Aufgaben übernehmen konnten.
Die 100 Führungskräfte des Unternehmens lernten die Vorzüge des Mitarbeiterportals kennen, nachdem ihnen die Personalabteilung im Jahr 2002 zunächst die Mitarbeiterstammblätter mit Informationen wie persönlichen Daten, Arbeitsvertrag, Gehalt, Qualifikationen und Werdegang sowie einige Auswertungsmöglichkeiten aus der Lohn- und Gehaltssoftware via Portal zur Verfügung stellte.
Self-Service für alle
Die Führungskräfte mussten nicht mehr wegen jeder Einzelheit die Personalabteilungen fragen und begannen, sich stärker mit personalwirtschaftlichen Fragen zu befassen. Ihr Dialog mit der Personalabteilung wurde intensiver. Seitdem steigen die Anfragen nach mehr Funktionen im Mitarbeiterportal. Nun werden schrittweise alle personalwirtschaftlichen Prozesse und Anwendungen in die Online-Plattform integriert. Danach sollen auch die Mitarbeiter in den Produktionsstätten und an anderen europäischen Standorten Self-Services bekommen.
Noch am Anfang seines Portalprojekts steht ein großer Hersteller von Cockpit-Modulen für die Automobilindustrie. Das Unternehmen vereinheitlicht derzeit seine Software für die Lohn- und Gehalts- sowie die Reisekostenabrechnung in Europa. In Deutschland läuft die Lösung "Loga" seit zwei Jahren, Anfang 2004 kam das integrierte Mitarbeiterportal für die Antragsbearbeitung dazu. Geplant ist, weitere Self-Services wie Online-Verdienstabrechnungen einzuführen. Die Mitarbeiter in den Werken sollen Kiosk-PCs erhalten, um ebenfalls Self-Services nutzen zu können. Derzeit prüft das Unternehmen die Möglichkeit, langfristig den gesamten Einkauf in das Mitarbeiterportal zu integrieren.
Zahlreiche Stolpersteine
Bis ein Mitarbeiterportal in Betrieb genommen werden kann, sind zahlreiche Stolpersteine zu passieren, welche die Projektkosten in die Höhe treiben können. Unter anderem müssen die Ziele des Portaleinsatzes genau festgelegt werden. Ein auf Weiterbildung und Personalentwicklung spezialisierter Dienstleister wollte durch das Mitarbeiterportal vor allem die Kosten der Personalverwaltung senken. Das Unternehmen mit drei Standorten in Deutschland stellte darum seinen rund 120 Mitarbeitern die Verdienstabrechnung und die Sozialversicherungsnachweise online zur Verfügung. Auch sämtliche Antragsverfahren und Reisekostenabrechnungen laufen über die Web-basierende Lösung, die direkt mit der Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung verknüpft ist. Das Unternehmen führte zunächst nur die Funktionen ein, von denen es sich den größten Spareffekt versprach.
Schwierige Wahl des Anbieters
Damit die Mitarbeiter das Portal akzeptieren, sollte man ihnen zunächst nur die Funktionen bereitstellen, die ihnen in ihrer täglichen Arbeit am meisten nützen und Zeit sparen. Deshalb sollten die künftigen Anwender an der Definition der Kernprozesse beteiligt und ihre Rollen präzise beschrieben werden, so dass jeder Mitarbeiter ausschließlich mit für ihn relevanten Informationen und Funktionen versorgt wird. Die Akzeptanz des Portals hängt aber auch von schnellen Reaktionszeiten, der Systemstabilität und einer benutzerfreundlichen Portaloberfläche ab.
Unterschätzt wird oft die Planung der technischen Grundlagen. Ein Aspekt ist etwa die Wahl des Portalanbieters. Die Hersteller kommen aus verschiedenen Richtungen: Content- Management, Enterprise Application Integration (EAI), Enterprise Resource Planning (ERP), Intranet oder Personalsoftware. Sie liefern unterschiedliche Komponenten zur Integration von Anwendungen mit. Beispielsweise verfügen einige ERP- und Personalsoftwareanbieter über bereits integrierte Portale mit vorkonfigurierten Workflows. Solche Lösungen sind vergleichsweise kostengünstig, aber wenig flexibel.
Anforderungen genau klären
Vor der Entscheidung für eine Software müssen deshalb die Anforderungen genau geklärt werden. Weitere Fragen sind: Verfügt das Portal über eine Suchmaschine? Gibt es ein Content-Management-System? Sind Rollen definiert, lassen sich flexibel neue Rollen einrichten? Wie können sich die Benutzer authentifizieren? Wichtig ist auch die Frage, ob das Portal eine Single-Sign-on-Komponente enthält. Falls nicht, ist dies ein nicht unerheblicher Kostenfaktor. Für Systemadministratoren ist die Frage nach einer einfachen Verwaltung des Portals und der Benutzerberechtigungen ein interessanter Punkt.
Bis zum Jahr 2007 werden Mitarbeiterportale vermutlich in nahezu allen Unternehmen mit mehr als 200 Beschäftigten zur Normalität gehören, auch wenn der Grad der Entwicklung unterschiedlich sein wird - manche Firmen werden bis dahin schon große Teile ihrer Geschäftsprozesse im Portal abgebildet haben, während andere gerade erst beginnen werden. Zwei Tatsachen unterstützen diese Prognose: erstens der Wandel der Personalarbeit und zweitens die Reife der Technik. Die Personalabteilungen werden künftig an ihrem Beitrag zum Unternehmenserfolg gemessen
Die Führungskräfte werden noch stärker für den Erfolg ihrer Mitarbeiter verantwortlich gemacht und somit tief in personalwirtschaftliche Vorgänge involviert. Dafür brauchen sie geeignete Instrumente, die ihnen Informationen und Auswertungen schnell zur Verfügung stellen. Die Personalabteilungen müssen Verwaltungsarbeiten weiter rationalisieren, damit sie stärker als Business-Partner gestaltend und beratend tätig sein können. Das ist bislang laut der Studie "Human Resources Management 2002-2005" von Cap Gemini erst in etwa zwei von fünf Unternehmen der Fall. Die technischen Möglichkeiten für die Realisierung von Mit-arbeiterportalen reifen immer weiter heran. Ein wichtiger Faktor ist beispielsweise die ständige Weiterentwicklung der Web-Services, mit denen Servicefunktionen auf den Mitarbeiterportalen verankert werden können. (am)