In der Regel beginnt alles ganz harmlos: Die Mitarbeiter einzelner Abteilungen eines Unternehmens wollen auf gemeinsam genutzte Informationen zugreifen, ohne dafür in teure Workgroup-Software investieren zu müssen. Daraus entsteht nicht selten ein kleines Intranet, das sich mit günstiger Browser- und Server-Software bedienen lässt. Das neue System funktioniert nach anfänglichen Problemchen zur allgemeinen Zufriedenheit, doch währt die Freude meist nicht besonders lange. Problematisch wird es, wenn mehrere Abteilungen unabhängig voneinander verschiedene Intranet-Server betreiben: Datenbestände sind oft doppelt und dreifach gespeichert, selten auf dem aktuellen Stand und schlecht recherchierbar. Wenn es sich dabei um große Datenmengen handelt und irgendwann niemand mehr weiß, was sich wo befindet, macht sich meist Frustration breit.

Veraltete Informationen, Links, die ins Leere laufen und verschollene Dokumente sorgen für Ärger und für die Verschwendung von Ressourcen. Geradezu peinlich und obendrein teuer sind derartige Defizite, wenn sie den Online-Auftritt eines Unternehmens betreffen oder dessen E-Commerce-Aktivitäten torpedieren.

Problem erkannt, Problem gebannt? Glaubt man den vollmundigen Ankündigungen der Hersteller, haben die alles im Griff. Unter dem neuen Schlagwort "Web-Content-Management" (WCM) bieten sie Lösungen, die den Informationsfluss vor schwarzen Löchern bewahren sollen. Web-Content-Management-Systeme (WCMS) ermöglichen es, Informationen dezentral und arbeitsteilig über das Web dort einzugeben, wo sie erarbeitet wurden, wobei eine zentrale Stelle die Verwaltung und Verteilung der strukturierten Inhalte steuert.

Auch wenn sich das Anforderungsprofil für WCM-Systeme recht klar umreißen lässt, ist bei den Angeboten der Hersteller große Vorsicht angebracht. Wie so oft wird der neue Begriff mit den unterschiedlichsten Bedeutungen und Inhalten belegt. Manche Anbieter nutzen das Modewort schlichtweg, um alten Wein in neuen Schläuchen zu verkaufen. Doch Vorsicht vor umgestrickten Knowledge-Management- oder Dokumenten-Management-(DM-)Lösungen, die lediglich um einige Web-Features erweitert wurden! Sie erfüllen in der Regel die in sie gesetzten Hoffnungen nicht. Neue Formen des Informationsaustauschs wie beispielsweise Streaming Media sowie die Forderung nach ständiger Aktualisierung der Inhalte ergeben ein Anforderungsprofil, dem herkömmliche DM-Systeme und Archivierungslösungen nicht gewachsen sind.

Auch aufgemotzte Web-Design-Plattformen versagen im Allgemeinen kläglich. Bei Web-Content-Management-Applikationen geht es um mehr als die reine Verwaltung von Websites. Sowohl Internet als auch Intranets haben sich zu einem zentralen Element der Verteilung und Nutzung von Informationen aller Art entwickelt. Der Browser ist damit zur Eintrittskarte für bisher nicht verbundene Systeme avanciert. Dies führt zu neuen Organisationsstrukturen, die beispielsweise im E-Commerce die partielle Öffnung von Unternehmensnetzen für die Öffentlichkeit beinhalten. Die durch die Beschleunigung und Ausweitung des Informationsaustauschs entstandenen Wettbewerbsvorteile gehen allerdings schnell verloren, wenn die Flut an Inhalten dem Chaos anheim fällt.

Trennung von Inhalt und MetadatenWCM-Systeme, die den Namen verdienen, zeichnen sich durch ein wesentliches Merkmal aus: Die Trennung von Inhalten und Hintergrunddaten. Das funktioniert ähnlich wie bei Keksen - Informationen über die Rezeptur, den Hersteller und das Verfallsdatum stehen nicht auf dem Knabberwerk selbst, sondern auf dessen Verpackung. Die Umhüllung dient also außer dem Schutz der Ware auch der Speicherung so genannter Metadaten. In der virtuellen Welt sind dies beispielsweise Angaben über den Autor eines Dokuments, über Zugriffsrechte, Versionsnummern und Stichworte. Nur die gesonderte Ablage dieser Attribute ermöglicht eine Suche und Wartung von Informationen, auch wenn diese geändert oder verschoben wurden. Dies ist unter anderem eine wesentliche Voraussetzung für die Verwaltung von Web-basierten Querverweisen, den so genannten Hyperlinks. Sind diese lediglich mit dem Inhalt verbunden und nicht Teil der Metadaten, bleibt in der Regel der Link erhalten, auch wenn die Datei, auf die er verweisen soll, längst gelöscht wurde oder eine neue Adresse erhalten hat.

Zur Verdeutlichung sei hier noch einmal das bereits erwähnte Gebäck bemüht: Da die Metadaten nicht im Keks stecken, muss dieser auch nicht verändert werden, nur weil weiteres Schleckwerk des Herstellers, das dieser auf der Verpackung bewirbt, aus dem Angebot genommen wird oder ein neues Design erhält. Auch wenn der Gesetzgeber beispielsweise den neuen Verpackungshinweis vorschreibt "Der übermäßige Verzehr von Keksen schadet der Gesundheit", müsste die Rezeptur nicht geändert werden.

Doch zurück zur Realität: Unerlässlich ist die Trennung von Content und Metadaten auch bei der Vergabe von Rechten: Wer darf wo seine Finger im Spiel haben und für welche Bereiche gilt "Zutritt verboten"? Vorbei sind nämlich die Zeiten, in denen die gesamten Web-Aktivitäten eines größeren Unternehmens von einem Web-Master oder einer Hand voll Mitarbeitern bewältigt werden konnten. Allein die riesige Datenmenge und -vielfalt erfordern es, dass sich die IT-Spezialisten in den Unternehmen auf die Verwaltung konzentrieren, während andere Mitarbeiter die Inhalte liefern.

Der Trend geht also zu verteilten Organisationsstrukturen, die möglichst genau und übersichtlich abgebildet werden müssen. Dies erfordert ein präzises Regelwerk sowie die Zuteilung von Zugangs- und Schreibrechten für jeden einzelnen Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Kunden bis auf die Dokumentenebene. Auch die gemeinschaftliche Erstellung von Inhalten erfordert einen Rahmen, der festlegt, wer dazugehört und wer leider draußen bleiben muss. Unverzichtbar ist auch die Installation einer Routine, die vorgibt, welche Instanzen vor der Freigabe eines Dokumentes durchlaufen werden müssen. Damit lässt sich außerdem sicherstellen, dass zur Wahrung eines einheitlichen Designs im Sinne der Corporate Identity alle, die am Entstehungsprozess beteiligt sind, auf die gleichen Schablonen und Vorlagen zugreifen.

Vor diesem Hintergrund scheint die Extensible Markup Language (XML) für den Informationsaustausch geradezu prädestiniert, verspricht sie doch eine dementsprechende Verwaltung von Informationen und Metadaten auch in heterogenen Umgebungen. Nachdem sich dahingehende Fähigkeiten von XML bereits 1998 herumgesprochen haben, verwundert es, dass nur eine Minderheit von WCM-Lösungen auf der Auszeichnungssprache aufbauen. Dazu zählen neben den Produkten von Interleaf, Poet und Vignette, die auf der CeBIT nicht gezeigten WCM-Systeme von Openmarket und Documentum.

Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg der Einführung eines Browser-basierten Informations-Managements ist die Möglichkeit, alte Datenbestände in das neue System zu integrieren. Viele Inhalte, die über das Web präsentiert werden sollen, liegen in anderer Form bereits vor. Gestaltet sich deren Übernahme schwierig, muss wenigstens die Möglichkeit bestehen, darauf konsistent zu verweisen. Spätestens hier stellt sich die Frage, ob es sich lohnt, kleinere Brötchen zu backen oder stattdessen eine ausgewachsene Management-Plattform mit modularem Aufbau und einer größeren Auswahl an Schnittstellen einzukaufen. Denn es reicht keinesfalls aus, über ein selbst gestricktes Interface die Datenbank anzubinden. Vielmehr sind WCM-Systeme dann wertlos, wenn sie nicht mit der im Unternehmen eingesetzten Standardsoftware harmonieren oder firmenrelevante Dateiformate nicht unterstützen.

Den Netzverantwortlichen in den Betrieben bleibt also wenig Zeit, sich von der Euro- und Jahr-2000-Umstellung zu erholen, falls im eigenen Unternehmen derartige Umstrukturierungen anstehen. Wer nun die CeBIT 2000 nutzen will, um sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen, benötigt zwar nicht die Verfassung eines Triathleten, sollte aber schon etwas Zeit und Kondition mitbringen: Mehr als 30 über das gesamte Messegelände verteilte Anbieter zeigen WCM-Lösungen. Es empfiehlt sich daher, eine gewisse Vorauswahl zu treffen, wozu unter anderem eine Studie der New Media Sales, Düsseldorf, mit dem Titel "WCM - Hersteller und Dienstleister von Web-Content-Managment-Lösungen" nützlich sein dürfte. Die Untersuchung stellt insgesamt 34 auf dem deutschen Markt vertretene Firmen und deren Lösungen vor, bietet allerdings keine redaktionelle Bewertung der von den Herstellern eingesetzten Technologien und Strategien. So bleibt dem Informationsdurstigen nur, sein Bündel zu schultern und sich durch die Hallen zu kämpfen.

*Robert Gammel ist freier Journalist in München.

ChecklisteLeistungs- und Ausstattungsmerkmale von WCM-Systemen

- Eignet sich das WCMS für Intranet, Extranet und Internet?

- Wie handhabt die Lösung die Trennung von Content und Layout (XML-Fähigkeit)?

- Ermöglicht das Produkt eine freie und flexible Strukturierung von Inhalten

- Existieren Rollenkonzepte zur Vergabe von Schreibe-, Zugangs- und Kontrollrechten?

- Können Art und der Umfang von Metainformationen selbst bestimmt werden?

- Lassen sich diese versionieren?

- Wie steht es um die Verwaltung von internen und externen Links?

- Unterstützt die Suchmaschine Volltextsuche und verschiedene Dateiformate?

- Welche Datenbanken lassen sich anbinden?

- Welche Programmier-Schnittstellen (APIs) sind vorhanden?

- Gibt es Schnittstellen zu betrieblicher Standardsoftware?

- Welche Browser-Versionen funktionieren uneingeschränkt?

- Nutzt die Lösung Plug-ins oder spezielle Clients?

- Wie groß ist der voraussichtliche Schulungsaufwand?