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Kosten senken in der IT/Sparen ist immer angesagt

Was macht eigentlich der CIO?

06.09.2002
Die IT befindet sich unter starkem Kostendruck. Aufgabe des CIO ist es, Strategien zur Kostensenkung zu entwickeln, die einerseits den Kostenzielen gerecht werden und andererseits die IT-Unterstützung der Unternehmensziele sicherstellen. Als Prozess-Owner hat er die Fachbereiche als IT-Nutzer und die IT-Abteilungen als Leistungserbringer einzubeziehen. Von Matthias von Bechtolsheim, Mark Brabandt und Jürgen Driller*

Um eine Grundlage für das Projekt der IT-Kostensenkung zu schaffen, muss der CIO als erstes Kostentansparenz herstellen und diese dauerhaft und zuverlässig bewahren. Um die IT-Kosten steuern zu können, muss er die Kostensituation detailliert kennen.

IT-Kosten sind dann transparent, wenn sie planbar sind, ihre Zusammensetzung und Entstehung IT-Internen und -Externen verständlich und alle relevanten Kostenkomponenten enthalten sind sowie eine verursachungsgerechte Verteilung möglich ist. Unternehmen mit transparenten Kosten können daher zum Beispiel den IT-Kostenanteil an einem Geschäftsvorfall ermitteln oder die Gesamtkosten eines IT-Systems über den Lebenszyklus feststellen.

IT-Kosten um bis zu 30 Prozent senken

Erfahrungswerte zeigen, dass sich IT-Kosten um bis zu 30 Prozent senken lassen. Patentrezepte dafür existieren zwar nicht, gleichwohl gib es eine Reihe bewährter Hebel. Verantwortlich für Kostensenkungsstrategien, muss der CIO für jedes dieser Kostensenkungsfelder die unternehmensspezifischen Potenziale identifizieren und geeignete Maßnahmen zur Kostensenkung initiieren. Gleichzeitig hat er in den drei Kategorien IT-Anwendungen, IT-Infrastruktur und IT-Management/IT-Organisation spezifische Aufgaben und Rollen wahrzunehmen.

Die Anwendungslandschaft ist streng an der geschäftlichen Strategie auszurichten und gegebenenfalls zu konsolidieren. Dies ist gemeinsame Aufgabe des CIO und der Fachbereiche. Um die Fachbereiche zu überzeugen, sollte der CIO zunächst die Kostenauswirkungen der fragmentierten Anwendungslandschaft nachvollziehbar aufzeigen. In der Rolle eines Beraters und Moderators hat er die Fachbereiche bei der Entwicklung einer konsolidierten Anwendungslandschaft übergreifend zu unterstützen. Bei deutlichen Kostenvorteilen ist es Aufgabe des CIO - auch gegen mögliche Widerstände in den Fachbereichen -, 80/20-Lösungen auf Basis von Standardsoftware oder bedarfsorientierte Reduktionen des Anwendersupports durchzusetzen.

Die IT-Governance-Rolle wahrnehmen

IT-Infrastruktur und -Standardisierung sowie -Konsolidierung bilden die wesentlichen Kostenhebel. Hierzu bedarf es aller Anstrengungen sowohl auf der Bedarfsseite als auch bei der Infrastrukturbereitstellung. Der CIO vertritt als zentraler Ansprechpartner die Bedarfsseite, auf der Bereitstellungsseite sind es entweder die internen IT-Abteilungen oder, falls die IT ausgegründet beziehungsweise outgesourced ist, die entsprechenden IT-Dienstleister.

Zur Standardisierung der Endgeräte-Infrastruktur sollten auf Basis transparenter IT-Kosten beide Seiten gemeinsam IT-Produktkataloge festlegen. Hier gilt das Motto "Weniger ist mehr", denn wenn der Katalog beispielsweise weiter 15 verschiedene Drucker zur Auswahl bietet, lassen sich kaum Kosteneffekte erzielen. Anfänglich kann die Einführung eines Kataloges auf Widerstand stoßen, da durch die Standardisierung der IT-Produkte die Wahlmöglichkeiten eingeschränkt werden. Hier muss der CIO aktiv seine IT-Governance-Rolle innerhalb des Unternehmens wahrnehmen.

Die Konsolidierung der Infrastruktur im Backend-Bereich obliegt hauptsächlich den Infrastruktur-Providern. Die Aufgabe des CIO liegt vor allem darin, Kostenziele vorzugeben, Optimierungsmaßnahmen vorzuschlagen, Risiken zu bewerten, die Umsetzung zu forcieren und zu kontrollieren sowie sicherzustellen, dass erzielte Kostenvorteile an die IT-Nutzer weitergegeben werden. Das IT-Management liegt überwiegend in der Verantwortung des CIO und damit auch die Identifizierung von Potenzialen in diesem Bereich.

Wesentlich ist die Überprüfung laufender und geplanter IT-Projekte hinsichtlich ihrer geschäftlichen Relevanz. Bei der strategischen und kostenorientierten Neuausrichtung des Projektportfolios muss der CIO die vielfältigen Interessenslagen der Fachbereiche und IT-Leistungserbringer stets mit ins Kalkül ziehen. Nichtsdestotrotz darf der CIO auch vor größeren Einschnitten nicht zurückweichen. Zur Optimierung der IT-Beschaffung sollte der CIO eng mit dem Einkauf zusammenarbeiten. Wichtig ist, beide Beschaffungsketten kritisch zu prüfen, also zum einen den Leistungsabruf der IT-Anwender bei den IT-Abteilungen und zum anderen die Beschaffung etwa von Hard- und Software der IT-Abteilung bei Dritten.

Die IT-Leistungserbringung erfolgt in der Mehrzahl der Unternehmen weiterhin durch interne IT-Abteilungen oder durch ausgegründete IT-Tochtergesellschaften. In Zusammenarbeit mit den IT-Leitern ist es Aufgabe des CIO, diese IT-Einheiten wie professionelle IT-Dienstleister aufzustellen. Dazu gehört auch die Etablierung eines klaren Kunden-Lieferantenverhältnisses zwischen den IT-Einheiten und den IT-Nutzern mit einer verursachungsgerechten Kostenverrechnung. Neben der IT-Leistungserbringung hat der CIO die unternehmensweite IT-Steuerung zu optimieren. Wichtige Schwerpunkte bilden die Ordnungsaufgaben, wie beispielsweise Standardisierung der IT, IT-Planung, IT-Controlling oder Benchmarking. Eine Kernaufgabe des CIO - auch unter Kostengesichtspunkten - ist die Entwicklung einer klaren IT-Strategie. Diese trägt zu einer fokussierten Ausrichtung und Planbarkeit der IT über die nächsten drei bis fünf Jahre bei. Definierte IT-Prozesse, zum Beispiel für Anforderungs-Management und IT-Projekte, führen zu zusätzlichen Effizienzsteigerungen.

Um den Erfolg von Kostensenkungsmaßnahmen nachhaltig zu sichern, muss der CIO neben Einzelprojekten ein effizientes IT-Controlling implementieren. Das beim CIO zu verankernde IT-Controlling hat die Aufgaben, die IT-Kosten und -Budgets zu überwachen, zu steuern und zu prognostizieren. Dem übergeordnet sollten auch IT-Projekte im Sinne eines Multi-Projekt-Controllings überwacht und gesteuert werden. Auch sollte das IT-Controlling die IT-Produktkataloge erstellen und die Service Level Agreements sowie das Vertrags-Management überwachen und unterstützen.

Die Wirtschaftlichkeit der IT sicherzustellen, ist kein singuläres Projekt, sondern vielmehr eine regelmäßige Kernaufgabe des CIO. Im Gegensatz zu undifferenzierter Kostensenkung hat der CIO in Zusammenarbeit mit den IT-Interessensgruppen intelligente, nachhaltige Kostensenkungsstrategien unternehmensspezifisch zu entwickeln. (bi)

*Dr. Matthias von Bechtolsheim ist Partner, Mark Brabandt Manager und Jürgen Driller Senior Manager bei bei Arthur D. Little in Wiesbaden.

Angeklickt

Mehr denn je ist der CIO einem komplexen Umfeld ausgesetzt. Aktuelle Zwänge führen zu einer strategischen Fokussierung auf Wirtschaftlichkeit. Daraus resultiert ein Reihe von Spannungsfeldern. Folgende Fragen stellen sich:

- Sollen kurzfristig orientierte Maßnahmen im Vordergrund stehen oder verstärkt langfristige, nachhaltige Hebel?

- Wie werden trotz Kostensenkung die Betriebs- und Zukunftsfähigkeit der IT, die Flexibilität, das IT-Know-how sichergestellt?

- Wer trägt die Restrukturierungskosten für die IT?

Parallel zur IT werden oft in anderen Unternehmensbereichen Anstrengungen zur Kostensenkung unternommen. Daraus ergeben sich regelmäßig weitere Anforderungen an die IT und damit zusätzliche IT-Kosten. Zumindest vordergründig konterkariert dies das Ziel der IT-Kostensenkung. Ein ausgewogenes Management dieser Spannungsfelder ist eine Kernaufgabe des CIO.