Die Krise rund um die COVID-19-Pandemie ist eine globale Herausforderung - und die Technologie steht an vorderster Front. CIOs stehen mit in der Verantwortung, ihre Belegschaft durch die Krise zu navigieren und den Geschäftsalltag aufrechtzuerhalten. Eine aktuelle Studie von McKinsey zeigt, dass für IT-Fachleute aktuell die Wahl und Integration von Kollaborations-Tools Priorität hat. Dann folgen Maßnahmen für mehr Cyber-Sicherheit oder gegen finanzielle Belastungen.

Nach der ersten Welle der Krise, als die rapide Virus-Ausbreitung viele Unternehmen überrollte, folgt in den kommenden Wochen nun die zweite Welle. Hier geht es für CIOs darum, ihr Unternehmen mit Pragmatismus durch die Krise zu führen, bevor sich dann eine neue Normalität einstellt.

Geschäftsbetrieb stabilisieren

Jetzt geht es darum, die Notfallmaßnahmen der ersten Tage und Wochen zu stabilisieren. Dazu gehört für den CIO mehr, als dafür zu sorgen, dass das Homeoffice läuft. Ziel muss es sein, das IT-Netzwerk so aufzurüsten und Sicherheitslücken zu schließen, dass ein Arbeiten von daheim weiter problemlos möglich ist. IT-Manager müssen überprüfen, ob alle Bereiche - insbesondere Mitarbeiter in kritischen Positionen - ihrer Arbeit von zuhause aus wirklich nachgehen können.

Unterbrechungen in Lieferketten, Schwierigkeiten mit externen IT-Diensten oder Abschaltungen von Systemen sind wahrscheinlich. Konkret heißt das: Der Einkauf von Hardwarekapazitäten muss möglicherweise neu priorisiert, Services müssen angepasst oder neue digitale Kanäle für die Angebote des Unternehmens erschlossen werden.

Cyber-Sicherheit gewährleisten

Fakt ist zudem: Die Corona-Krise lädt Cyber-Kriminelle verstärkt zu Angriffen auf die IT-Systeme ein. Sie machen sich die Unsicherheit der Mitarbeiter zunutze. Die zwei größten Risiken: die aktuell reduzierte menschliche Firewall - da wenig Austausch zwischen den Kollegen besteht - und noch unzureichende Sicherheitsmaßnahmen. Unternehmen müssen einerseits dafür sorgen, dass bei der Belegschaft ein verstärktes Sicherheitsbewusstsein herrscht. Andererseits müssen technische Sicherheitsvorkehrungen - etwa eine zusätzliche Multi-Faktor-Authentifizierung - eingeführt werden.

Störungen bei IT-Services vorbeugen

IT-Outsourcing- und Offshoring-Anbieter sowie Shared-Service-Zentren können ebenfalls von der Krise mit möglichen Abschaltungen betroffen sein. Um diesem Risiko zu begegnen, sollten CIOs sich jetzt unbedingt Transparenz über ihre individuellen Lieferanten- und Serviceabhängigkeiten verschaffen. Um Ausfallrisiken zu minimieren, sollte nicht nur mit bestehenden Anbietern gerechnet, sondern auch mit alternativen Services und Anbietern geplant werden - möglicherweise auch in anderen Regionen.

Kostendruck rausnehmen

Umsätze und Margen brechen ein und der Kostendruck auf die IT steigt. Gerade weil auch Notfallmaßnahmen oft kostenintensiver sind als im Normalfall, müssen sich IT-Abteilungen darauf vorbereiten, den Kostendruck beherrschbar zu machen - etwa, indem kurzfristig andere Kosten reduziert werden. CIOs sollten hier drei Maßnahmen im Blick haben:

• Den aktuellen Anspruch definieren

Je nach Geschäftssituation und dem nötigen Kostenbeitrag der IT kann es sinnvoll sein, kurzfristige Kostensenkungen mit Re-Investitionen mit mittel- und langfristigem Nutzen zu kombinieren.

• Die Kostenflexibilität bestimmen

Kosten sollten besonders jetzt ganzheitlich betrachtet werden - mit den tatsächlichen Aufwendungen als Ausgangspunkt. CIOs sollten Bereiche mit hoher Flexibilität, etwa im Projektportfolio, aber auch ausgelagerte Dienstleistungen und Nachfrage nach Geschäftsdienstleistungen, ausfindig machen.

• Hebel zur Kostensenkung identifizieren

Zudem sollten CIOs innerhalb des Unternehmens und der IT eine durchgängige Akzeptanz und Förderung von Eigenverantwortung sicherstellen.

Einsatz von IT-Personal überdenken

Mitunter erfordert ein verändertes Kundenverhalten auch die Umverteilung von Arbeit - etwa, wenn ein Vor-Ort Service wegfällt und durch Call Center oder Online-Kanäle kompensiert werden muss. Hier ist es essenziell, dass der nötige Wissenstransfer und Trainings stattfinden, damit Kollegen ihre neue Rolle ergreifen können. Gerade für Firmen aus Branchen mit starkem Filialbetrieb ist ein zügiger Schwenk in Richtung Online-Verkauf wichtig.

Die erhöhte Nachfrage - in China war zeitweise ein Anstieg bei Vertriebs- und Service-Kanälen von bis zu 300 Prozent festzustellen - erfordert eine stabile IT-Infrastruktur, aber auch finanzielle Lösungen. Manche Unternehmen arbeiten mit Hypothekenstundungen. Im Fokus muss die Abfederung von Spitzen stehen. Zum Beispiel kann die Hardwarekapazität erweitert werden. Aber auch technische Optimierungen können sinnvoll sein - zum Beispiel indem die Auslastung verringert wird, wie etwa die Durchführung von Werbeaktionen in den Nebenverkehrszeiten.

Kunde als Prüfstein

Der Prüfstein für strategische Entscheidungen sollten dabei immer die Kunden sein - denn ihr Verhalten ändert sich. IT-Abteilungen müssen vorausschauend handeln und sich darauf vorbereiten, mehr Dienstleistungen und neue Produkte auf kreative Weise online anzubieten. Wichtig ist, den Kunden nun durch zum Teil neue Schnittstellen zwischen internen IT-Systemen und externen Anwendungen und Plattformen zu erreichen. Zudem müssen neue Anbieter in die Arbeit integriert werden.

Krisen-Checkliste erstellen

CIOs sollten eine "Krisen-Checkliste" erstellen, um wichtige Portfolioprojekte unter veränderten Bedingungen systematisch zu überprüfen. Das heißt: Lieferfähigkeit, neue Fachleute und Abhängigkeiten von externen Lieferanten und Lieferketten. In der Summe gilt, dass CIOs jetzt klare Entscheidungen treffen müssen, die auf das Geschäft abgestimmt sind: von der Fortführung, über Stopp, Verschiebung oder gar Abschaltung von Aktivitäten bis mehr Klarheit über den Verlauf der Krise und die Auswirkungen auf ihr Geschäft in der "neuen Normalität" existiert. (hi)