Die Belastungen, denen Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz ausgesetzt sind, fallen in der Regel sehr umfangreich aus. Kollegen, Lärm, Licht, Mobiliar und eben auch die genutzten Programme spielen eine entscheidende Rolle. Die Benutzerfreundlichkeit der Softwareoberflächen wird somit immer mehr auch zum Entscheidungskriterium für oder gegen ein Produkt. Wer Software entwickelt, muss sich daher mit dem Thema beschäftigen. Es gilt, keine Zeit zu verlieren, um nicht den Anschluss zu verpassen.
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Woran sich Software orientieren muss
Mithilfe ergonomischer Software werden Standardsysteme individuell an die Anforderungen des Betriebs oder der Bediener angepasst. So können Eingabefelder beispielsweise übersichtlicher gestaltet und ungenutzte Felder ausgeblendet werden. Doch gibt es Software-Ergonomie nur selten von der "Stange", vielmehr spielt hier die dauerhafte Qualitätssicherung eine entscheidende Rolle, um die Produktivität zu sichern.
Die Arbeitsstättenverordnung verpflichtet Unternehmen, auch bei Bildschirmarbeitsplätzen auf optimale Arbeitsbedingungen zu achten. Das beinhaltet auch die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung. Das bedeutet, dass ein Unternehmen bei allen Bildschirmarbeitsplätzen darauf achten muss, dass die Sicherheit und der Gesundheitsschutz der Mitarbeiter nicht gefährdet ist. Bei der Beurteilung fließen vor allem die Anforderungen an die Augen sowie mögliche körperliche und psychische Belastungen mit ein. Daher ist es wichtig, dass Arbeitgeber sich an die DIN EN ISO 9241 Norm halten, die beispielsweise von der Benutzeroberfläche bis hin zur Zeichenanordnung eine Reihe von Regeln festlegt.
Folgende Punkte sollten Arbeitgeber unter anderem gemäß DIN EN ISO 9241 beachten:
Scharfe Bilddarstellung: Das Bild auf dem Bildschirm muss klar und deutlich erscheinen und groß genug sein. Zudem ist es wichtig das Arbeitnehmer den Kontrast sowie die Helligkeit einstellen können und die Zeichen- und Zeilenabstände angemessen sind.
Steuerbarkeit der Programme: Die Arbeitsabläufe müssen in frei wählbarer Reihenfolge gesteuert und die verschiedenen Programme untereinander kommunizieren und Arbeitsschritte rückgängig gemacht werden können.
Individualisierbarkeit: Die Programme müssen dem Wissensstand und den Erwartungen der Nutzer entsprechen. Ist das Programm in der Lage, direktes Feedback auf Eingaben zu geben und kann die Programmoberfläche individuell auf den Nutzer zugeschnitten werden, ist dies besonders positiv.
Aufgabenangemessenheit: Die Programme müssen Funktionen darbieten, welche besonders zeitaufwendige Prozesse automatisieren können. Zudem sind auf der Programmoberfläche Begriffe und Symbole leicht verständlich darzustellen.
Fehlertoleranz: Das Programm ermöglicht dem Nutzer trotz Erkennung eines Fehlers den Arbeitsprozess fortzuführen.
Benutzerzentrierte Software dank Usability-Tests
Mit individuellen Usability-Tests, die vor allem die Grundsätze der ISO-Reihe 9241 berücksichtigen, können Softwarehersteller die Ergonomie und somit die Bedienbarkeit ihrer Anwendungen auf deren Aufgabenangemessenheit, Selbstbeschreibungsfähigkeit, Erwartungskonformität, Steuerbarkeit, Fehlertoleranz, Individualisierbarkeit, Lernförderlichkeit und Übersichtlichkeit (Grundsätzen der Dialoggestaltung) überprüfen. Zunächst gilt es jedoch, den Nutzungskontext wie etwa Zielgruppen, Arbeitsaufgaben, Einarbeitungszeiten der Bediener oder Nutzungsumgebung, einzugrenzen. Auf Basis dessen wird jedes der oben genannten Kriterien einem Relevanzfaktor zugeordnet. In die Bewertung der Relevanzfaktoren fließt auch ein, wie häufig bestimmte Anwendungen oder Funktionen genutzt werden. Dementsprechend niedriger oder höher wird ihr Relevanzwert festgesetzt. Denn bei einer selten genutzten Funktion ist die Selbstbeschreibungsfähigkeit ungleich wichtiger, als bei einer Fachanwendung mit dreimonatiger Einarbeitungszeit und Intensivschulung; der Relevanzfaktor wäre größer.
- Arbeitsbelastung
Doch am problematischsten, laut der Studie: die hohe Arbeitsbelastung. 51 Prozent der Befragten gaben dies als Stressgrund an. Deutschland liegt damit im Schnitt, auch in den anderen elf Ländern ist ein ähnlich hoher Anteil der gleichen Meinung. - Unterbesetzung
Ein weitere Stressgrund: personelle Unterbesetzung. 41 Prozent der Befragten sehen das als wichtigen Grund für Stress bei der Arbeit an - ein Wert, der fast in allen Ländern ähnlich ist. - Büroklatsch
Dass unangenehme Kollegen oder fieser Büroklatsch zu Stress führen kann, ist allgemein bekannt. Dementsprechend führen auch 31 Prozent der Befragten das als Stressgrund an - der Anteil derer, die das ähnlich sehen, liegen in allen anderen Ländern fast gleich hoch - außer in Brasilien: 60 Prozent der Befragten geben unangenehme Kollegen und fiesen Büroklatsch als Stressgrund an. - Chefqualitäten
Wenn der Chef sich eher um sein Handicap kümmert, statt ordentlich zu führen: 28 Prozent der Befragten sind mit der Managementfähigkeit des Chefs unglücklich. Das Unvermögen des führenden Managers, das zu Stress führt, scheint in Luxemburg relativ unbekannt zu sein - nur 11 Prozent der Befragten sind dort mit den Befragten unglücklich, in Dubai sind es gar neun Prozent. - Druck von oben
Unangemessener Druck vom Chef nannten 27 Prozent der Befragten hierzulande als Stressgrund. In Brasilien sind es dagegen 44 Prozent. - Stressfrei
Keinen Stress haben dagegen nur sieben Prozent der deutschen Befragten. Genauso niedrig ist der Anteil derer, die ihren aktuellen Job nicht mögen. - Verantwortung
Was sorgt im Büro für Stress? Der Personaldienstleister Robert Half hat im höheren Management nach den wichtigsten Gründen gefragt. Dabei gaben 18 Prozent der Befragten zu viel Verantwortung oder ständiges an die-Arbeit-denken auch in der Freizeit als Grund für Stress bei der Arbeit an. Nur in Tschechien können die Beschäftigten außerhalb des Arbeitsplatzes schwerer abschalten - dort gaben 28 Prozent an, dauernd an die Arbeit denken zu müssen. Auf der anderen Seite der Skala ist Luxemburg: nur fünf Prozent haben dort dieses Problem.
Wird im Test nun ein Problem festgestellt, wird dies mit dem Relevanzwert multipliziert. Dieses Vorgehen findet bei jedem Problem statt und am Ende steht ein Gesamtwert fest, der in etwa wie eine Schulnote gelesen werden kann. Die Probleme werden dabei nach einem dreistufigen System gewichtet, wobei die Stufe drei die schwerwiegendsten Probleme und Stufe eins lediglich leichte Usability-Einschränkungen mit Auswirkungen auf die Nutzungseffizienz beschreiben. Durch die Einbeziehung des Nutzungskontexts in die Ergebnisberechnung können sogar vergleichende Analysen über verschiedene Anwendungstypen hinweg erfolgen. Ein solcher Testprozess lässt sich überall dort anwenden, wo Ergonomie und Usability wichtig sind und klassische Probandentests zu zeit- und kostenaufwendig sind.
Trotz der heute möglichen Testverfahren weisen betrieblich eingesetzte Software-Produkte viele ergonomische Mängel auf. So mancher Angestellter in Deutschland muss sich während seiner Arbeitszeit mit Bedienproblemen herumschlagen, weil die Software, mit der er arbeitet, nicht ergonomisch ist. Das führt am Ende zu Frustration und einer ineffizienten Arbeitsweise. Unternehmen müssen bereits während der Software-Auswahl oder auch -Eigenentwicklung die Ergonomie beziehungsweise die Usability berücksichtigen, da diese im Nachhinein nur schwer in bestehende Systeme implementiert werden kann. Die entsprechende Berücksichtigung in frühen Phasen hat auch weitere Vorteile: Denn so können hohe Kosten für Trainings und Dokumentationen eingespart werden.
Mag die Berücksichtigung von Software-Ergonomie für Unternehmen auch auf den ersten Blick arbeitsintensiv erscheinen, so ist sie doch ein langfristiges Investment. Egal ob App, SAP-System, Embedded-Device, Frontend einer Fertigungsstrecke oder VR/AR-Anwendungen - ergonomische Software trägt erheblich zur Vereinfachung der Arbeitsprozesse bei und verringert den Aufwand für Supportarbeiten. Softwarehersteller jeglicher Art müssen in Zukunft auf die Einhaltung der Richtlinien achten, denn bei der Auswahl des passenden Anbieters wird für ihre Kunden zunehmend die Ergonomie eine wichtige Rolle spielen.
- Treiben Sie Sport ...
... und ziehen Sie Yoga und weitere Meditationsübungen in Betracht. Diese Übungen sind die besten Mittel gegen Stress und tragen dazu bei, Stressgefühle abzubauen. Ganz abgesehen vom gesundheitlichen Nutzen dienen die Trainings auch dazu, den Stress besser zu managen. - Lernen Sie gut zu atmen
Obwohl wir natürlich seit unserer Geburt atmen, wissen die meisten von uns nicht, wie man richtig atmet. Viele atmen in einer oberflächlichen Art und Weise - besonders in stressbetonten oder unruhigen Zeiten. Tiefes Atmen durch den Bauch kann zur inneren Ruhe beitragen. Und es hilft, in unbequemen und angespannten Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren. - Bringen Sie ihre Mitarbeiter an einen Tisch, um über jetzige schwere Zeiten zu sprechen
Wer sich die Zeit nimmt um darüber zu sprechen, wie die vielen Veränderungen und Schwierigkeiten am Arbeitsplatz die einzelnen Mitarbeiter bewegen, kann die Arbeitsmoral heben. Es ist ein Fehler zu glauben, Menschen seien nicht verängstigt und besorgt und der Arbeitsplatz sei davon nicht betroffen. - Fordern Sie zu positiven, lösungs-orientierten Antworten auf
Die Zeiten sind angespannt und schwierige Veränderungen in Organisationen sind die Regel. Daher sind Ehrlichkeit, Glaubwürdigkeit und Offenheit so wichtig. Heute ist es mehr als je zuvor entscheidend, eine positive Einstellung in der Belegschaft auszulösen. Stellen Sie Fragen, die zu Lösungen ermuntern wie "Was läuft heute gut, was sind unsere Stärken, wie möchten wir, dass dieses Unternehmen aussieht?" - Seien Sie mit den Gedanken und mit dem Herzen bei der Sache.
Leute arbeiten intensiver für das, woran sie glauben und was sie zur Schaffung beigetragen haben. Das ist ein entscheidender Punkt, der während einer tiefgreifenden Umgestaltung am Arbeitsplatz geprüft werden muss. Was das mögliche Ausmaß des Arbeitsplatz-Wandels betrifft, sollten Mitarbeiter frühzeitig in die Entwicklung einbezogen werden. - Lernen Sie Ihre eigenen Gefühle zu erkennen
Bücher, Gruppen, Familie und enge Freunde sowie Trainer können wichtige Quellen sein, um sich den eigenen Gefühlen bewusster zu werden. Auch kann man dadurch leichter lernen, mit diesen Gefühlen umzugehen, um sich über sein Verhalten im Klaren zu werden. Besonders sollte man darauf achten, wie man andere Menschen anspricht. - Geben Sie als Führungskraft ein gutes Beispiel
Was man tut oder lässt, hat direkten Einfluss darauf, was Mitarbeiter glauben, was akzeptabel ist. Seien Sie ein überzeugendes Beispiel dafür, dass ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Beruf und Privatleben von Bedeutung ist. Essen Sie mit anderen zu Mittag und motivieren Sie Kollegen dazu mitzukommen. Auch Spaß und Lachen am Arbeitsplatz sind erwünscht, da dies Stress reduzierende Faktoren sind. - Nehmen Sie sich Zeit für gute Nachrichten
Wer sich immer nur auf das Negative konzentriert, tut weder seiner Gesundheit noch seiner Denkweise einen Gefallen. Und seien wir ehrlich: Der Anteil an positiven und erbaulichen Geschichten in den Nachrichten fällt eindeutig spärlich aus. Es ist extrem wichtig, sich so gut wie möglich von jeglichem Trübsal abzukapseln und wieder mit Leuten Kontakt aufnehmen bzw. Dinge zu tun, die Spaß machen. - Halten Sie sich von überflüssigen Dingen frei
Konzentrieren Sie sich auf den Kern Ihrer Arbeit. Jetzt ist Zeit, mit den Mitarbeitern Prioritäten zu setzen und sich darüber Gedanken zu machen, welche Projekte einen perfekten Lösungsansatz erfordern. Nicht jedes Projekt kann an oberster Stelle stehen. Gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten sind Brainstorming-Sitzungen wichtiger denn je.