Die verursachergerechte Abrechnung von Energie- und Wasserkosten ist das Kerngeschäft der VES. Dafür entwickelt, produziert und vertreibt das Unternehmen Messgeräte, die vor Ort in den Haushalten installiert werden. Allein in Deutschland sind 20,5 Millionen dieser Messgeräte im Einsatz, insgesamt betreut der Dienstleister 410000 Kunden.

Die Qualität der komplexen VES-Leistungen hängt entscheidend davon ab, dass das Prozess-Räderwerk rund läuft, nicht nur im Kontakt mit dem Kunden, sondern auch innerhalb des Unternehmens: Produktentwicklung und -vermarktung, Garantiewartung oder Vermietung von Messgeräten müssen genauso geplant und abgewickelt werden wie die Aufgaben vor Ort.

Die Unternehmenssoftware zur Unterstützung dieser Dienstleistungen soll stets den aktuellen Anforderungen entsprechen. Dementsprechend lastet auf der IT-Abteilung hoher Druck. Doch umfangreiche Projektmappen und verteilte Informationen in selbstgestrickten Formularen machen Aufgaben wie die Suche nach einem verfügbaren Mitarbeiter mit bestimmten Fertigkeiten zu einer Sisyphusarbeit.

Deshalb suchte VES eine Lösung, mit der sich der Mitarbeitereinsatz effektiver steuern und die Lasten gleichmäßiger verteilen ließen. Gefragt war zudem die Möglichkeit, neue oder unvorhergesehene Projekte schneller aufzusetzen und Planungen ohne großen Aufwand zu ändern.

Für die Kontrolle über das gesamte Projektportfolio setzt das Unternehmen inzwischen auf Professional Service Automation (PSA). Hinter dieser Bezeichnung verbirg sich ein Konzept, das die gesamte Lieferkette interner und externer Dienstleistungen abdeckt - von der Projekt- und Ressourcenplanung bis zur Führung. Konkret entschied sich VES für die PSA-Lösung "Intelligent Planner" von Augeo.

Heute hat jeder Projektbeauftragte Einblick in die Auslastung seiner Teammitglieder. Die Berichte stehen als "Powerpoint"-Dateien mit integrierten "Excel"-Tabellen zur Verfügung. So lassen sich zwischen den Teams leicht konkrete Absprachen treffen. Die Projektkoordinatoren bekommen mehr Planungssicherheit: Dass einem Projektleiter Mitarbeiterkapazitäten zugesagt wurden, die dann doch nicht frei waren, gehört der Vergangenheit an.

Eingebunden sind alle Unternehmensbereiche, die Projektverantwortung für bereichsübergreifende oder bereichsinterne Projekte tragen. Auch die Auftraggeber von IT-Leistungen - Marketing, Service-Support, Abrechnungszentrum, Rechnungswesen, Controlling, Personalwesen und Geschäftsführung - arbeiten mit Intelligent Planner. Insgesamt nutzen derzeit 199 Mitarbeiter, davon 32 externe, die Augeo-Lösung.

Um die Anforderungen der verschiedenen Unternehmensbereiche unter einen Hut zu bringen, mussten zunächst allgemeingültige Definitionen geschaffen werden. Dafür hat VES eine vierstufige Aktivitäten-Hierarchie entworfen:

1. bereichsübergreifende Projekte mit einem Aufwand ab 100000 Mark,

2. bereichsinterne Projekte,

3. kleinere DV-Aufträge und

4. Routinetätigkeiten.

Ein wichtiges Kriterium für die Koordination aller Aufträge im Unternehmen ist Transparenz. Mit Hilfe der PSA-Lösung melden die Mitarbeiter ihren Aufwand in Form eines Web-basierten Timesheet zurück, so dass der aktuelle Status für alle Projekte - inklusive der Kosten - auf einen Blick zu überschauen ist. Welche Daten und Projekte jemand einsehen kann, hängt von seiner Rolle ab, die sich unter Intelligent Planner definieren lässt.

Dadurch sparen die Teams viel Zeit: Die monatlichen Meetings lassen sich im Wesentlichen auf Projekte beschränken, die nicht optimal laufen und bei denen das PSA-Tool Alarmstufe rot oder gelb meldet.

Gerade bei den Intensiv-Anwendern (Projektleiter, DV-Auftraggeber, Ressourcenverantwortliche) ist die Akzeptanz des Systems sehr hoch. Allerdings gab es anfangs eine gewisse Inkonsequenz bei den Einträgen in das Timesheet oder der Bearbeitung von offenen Anforderungen. Hier behalf sich die VES mit einem Trick. Sie lud zum Champagnerfrühstück - der Haken: Wer bis zu einem Stichtag die Planungskonsequenz nicht erfüllte, musste die Kosten für das edle Getränk tragen. Das war Ansporn genug; der Schampus ging auf Rechnung der Geschäftsführung.

*Michael Friggemann ist Projektkoordinator bei der Viterra Energy Services AG, Essen

Die DV-Landschaft

Zur IT-Umgebung von Viterra Energy Services AG gehören:

-ein europaweites Netz mit

-Host- und Client-Server-Systemen unter Unix und NT,

-betriebswirtschaftliche Standardsoftware von SAP und

-selbstprogrammierte Anwendungen,

-Bürokommunikation mit Microsoft-Produkten sowie ein

-Dokumenten-Management-System mit Einbindung von Workflow-Anwendungen.