Education-one vereinfacht die Pflege von Bildungs-Websites

Viel Inhalt - wenig Aufwand

14.09.2001
Hundert Autoren, zehn Internet-Auftritte und ein Content-Management-System (CMS) - das sind die Eckdaten zum Content-Management bei Education-one. von Andreas Bednarz*

Viel Content mit möglichst wenig Aufwand erstellen - so lautete das Ziel der Education-one GmbH. Das zur Holtzbrinck-Verlagsgruppe gehörende Unternehmen setzt für Betrieb und Betreuung der Websites seiner Kunden auf den "VIP Content-Manager" der Gauss Interprise AG. Rund hundert Autoren sorgen mit dem Content-Management-System bei derzeit zehn Internet-Auftritten für die Inhalte. Der mit dem neuen System etablierte Workflow unterstützt dabei stetige Aktualität bei gleichzeitig hohen Qualitätsstandards. Über Datenbankanbindungen generiert Education-one dynamische Websites und fokussiert die medienunabhängige Datenhaltung, um den Content auch auf CD-ROMs und in Schulbüchern zu veröffentlichen.

Schon vor der Ausgründung als eigenes Unternehmen, noch als Internet-Abteilung des Schroedel Verlags sammelte Education-one Erfahrungen mit verschiedenen Redaktionssystemen. Zuletzt war der "Active Publisher" von der Activ-Consult Multimedia und Training GmbH im Einsatz. Nach der Ausgliederung Mitte 2000 erweiterte Education-one sein Portfolio, die Aufträge stiegen sprunghaft an. So müssen der Content der Firmengruppe "Das Bildungshaus" sowie die Texte von rund hundert freien Autoren, Lehrern und Mitarbeitern der Holtzbrinck-Gruppe schnell für verschiedene Websites und andere elektronische Werke wie CD-ROMS oder E-Books bereitstehen. Dabei darf allerdings die umfassende Qualitätsprüfung nicht vernachlässigt werden. Hinzu kommt, dass die Texte und Inhalte vorwiegend dezentral erstellt werden: Viele Autoren arbeiten von zu Hause aus.

Schon wegen der fehlenden Skalierbarkeit konnte das alte Redaktionssystem die gestiegenen Anforderungen nicht im ausreichenden Maß erfüllen. So entstanden bei der Bereitstellung, Pflege und Qualitätssicherung von Inhalten immer wieder Engpässe,

Aktualität ist A und O

die auf Kosten der Aktualität der Sites gingen. Dieses Problem musste man dauerhaft und zuverlässig lösen, um die Kundenerwartungen erfüllen zu können.

Die Suche nach einem Content-Management-System war eröffnet. Ziel: Der gesamte Workflow von den Autoren bis zu den Online-Redakteuren und Webmastern sollte zügig organisiert sein. Gesucht wurde ein System, das die Administration vereinfacht und benutzerfreundlich ist. Denn die Autoren sollten sich allein den Inhalten widmen und die Webmaster nicht mehr hauptsächlich mit dem Einstellen der geänderten Sites ins System beschäftigt sein. Deshalb hatte die neue Lösung auch dazu beizutragen, durch den Workflow hohe Qualitätsstandards zu sichern. Schließlich wurde die Datenbankanbindung zum Muss, damit sich die rasch wachsende Menge an Content bewältigen ließ.

Education-one sah sich gründlich auf dem Markt um und nahm verschiedene Content-Management-Systeme unter die Lupe. Entscheidend waren am Ende die Präsentation und die vorhandenen Referenzanwendungen der Gauss-Software. Die Lösung erfüllte die Anforderungen von Education-one hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit, schneller Administration, Unterstützung im Qualitätsmanagement und Datenbankanbindung am besten.

Heute ist die Software für mehrere Websites im Einsatz:

- www.schroedel.de und Schroedel-Intranet,

- www.diesterweg.de,

- www.dasbildungshaus.de,

- www.schule-online.de,

- www.alfons.de (Lernsoftware),

- www.lehrplan-bayern.de,

- www.elternratgeber.de,

- www.okidoki.de (Lerntraining),

- www.schule-online.de,

- www.education-one.de.

Auch für die Lernplattform www.learnunited.com ist der Einsatz der Gauss-Lösung geplant. Die neue Site geht voraussichtlich im Oktober ans Netz und ist als interaktive Lernmöglichkeit für Schüler konzipiert.

Da die Content-Management-Software auf Basis eines Browsers und plattformunabhängig arbeitet, hat sich der Administrationsaufwand mittlerweile reduziert. Zudem erübrigte sich die Installation von Applets oder FTP-Zugängen vor Ort bei den Autoren, weil der gesamte Publizierungsprozess direkt im System stattfindet. Die javabasierten APIs gewährleisten die Anbindung an das in einer SAP-Umgebung laufende E-Commerce-System auf der Schroedel-Website. Hier wird "Intershop 3" als Mantel für die eigene Programmierung von speziellen Verlagsmodulen genutzt. Eine Integration in "Intershop 4" oder "Enfinity" ist möglich. Die Artikeldaten kommen aus einer medienneutralen Katalogsoftware auf Basis von "Oracle 8i". Das HTML-Shopdesign wird mit Hilfe des VIP Content-Managers verwaltet.

Der Einsatz der neuen Content-Management-Lösung erforderte eine Konvertierung der bestehenden Web-Seiten. Die Herausforderung dabei war, dass die Inhalte bestehender Sites sich nicht automatisch migrieren ließen. Ebenso galt es, das jeweilige Layout anzupassen. Insgesamt mussten vier Internet-Auftritte - etwa 1500 Seiten - auf das neue System überführt werden. Mit der Migration auf das Content-Management-System waren bei Education-one pro Internet-Auftritt ein Projektmanager und zwei bis drei Mitarbeiter rund 60 Manntage beschäftigt.

Gleichzeitig mit der Migration auf den Content-Manager wurde der notwendig gewordene Relaunch der verschiedenen Websites durchgeführt. Summa summarum ließen sich so die Kosten von Systemumstellung und Relaunch minimieren.

Ressourcen eingespart

Ziel des einmaligen Kraftakts: Folgeaufwände niedrig halten. Der aktuelle Relaunch der Schroedel-Site verursacht beispielsweise nur geringen Aufwand. Anstatt jede der rund 1000 Seiten einzeln anfassen zu müssen, sind lediglich in den Templates Änderungen vorzunehmen. Die Inhalte der Seiten bleiben unberührt und werden automatisch im neuen Layout generiert.

Die Autoren erstellen und bearbeiten Beiträge von ihrem Arbeitsplatz aus - HTML- oder Internet-Kenntnisse sind nicht notwendig. Um mit dem System zu arbeiten, muss man im Browser einfach die entsprechende URL eingeben.

Durch freie Wahl des Editiersystems kann jedes beliebige Textverarbeitungssystem zum Einsatz kommen. Die meisten Mitarbeiter von Education-one benutzen Microsoft Word. Daneben werden auch Allaire Homesite, Hotmetal und weitere Texteditoren verwendet. Über das neue Content-Management-System bearbeiten die Autoren jetzt selbst Webpages mit dem Programm, das sie aus ihrer täglichen Arbeit bereits sehr gut kennen.

Da die Veröffentlichung von Inhalten auf den Sites automatisiert ist, wurden Ressourcen bei den Webmastern frei. Education-one braucht heute nur noch zehn Mitarbeiter im Content-Management, die für ihre jeweilige Web-Seite verantwortlich zeichnen und über ausgedehnte Programmierkenntnisse verfügen. Auf der Grundlage von Templates editieren und gestalten sie die Sites individuell nach den Bedürfnissen des Kunden. Weil sie genauso wie die Autoren mit Templates arbeiten, sparte man sich die Anschaffung einer speziellen Software zum Editieren von HTML-Seiten. Für Seitengenerierung und Design sind nur drei Personen zuständig, so dass sich das hierfür nötige Spezialwissen mit wenig Aufwand aufbauen und aktualisieren lässt.

Besondere Bedeutung kommt dem Qualitätsmanagement bei Education-one zu. Mitarbeiter können Änderungen nur in den Bereichen durchführen, für die ihnen vorher die Rechte zugeteilt wurden. Neue oder geänderte Texte gehen zunächst an die Qualitätssicherung, die diese prüft und dann die Freigabe veranlasst. Erst danach wird das Dokument automatisch veröffentlicht.

Viele Kanäle öffnen

Durch die rasch wachsende Menge an Content und dessen Vernetzung kommt Education-one heute ohne Datenbanken nicht mehr aus. Zunehmend werden die Inhalte verschiedener Web-Angebote dynamisch aus Datenbanken generiert. Zudem fokussiert das Unternehmen die medienneutrale Datenhaltung, damit möglichst viel Content über verschiedene Kanäle kommuniziert werden kann: Websites, CD-ROMs, E-Books, aber auch klassische Schul- und Lernbücher lassen sich so Kosten sparend beliefern.

Die Datenbank-Struktur für die Internet-Auftritte ist einheitlich und mehrschichtig: Jede Site wird aus Sicherheitsgründen aus einem eigenen Datenbankbereich bedient. Auf der internen Seite arbeitet ein zentraler Oracle-Server. Für den Schutz der Daten sorgt die Anbindung an diesen in mehreren Stufen. Sie besteht aus einer Kombination von XML für Geschäftsdaten und indirektem Zugriff über Oracle Native Interfaces oder JDBC. Für das Produktionssystem sind Sybase AS11 und Mysql im Einsatz.

Über die XML-Schnittstelle des VIP Content-Managers wird der Content aus den Datenbanken in verschiedene Websites eingestellt. Zurzeit arbeitet Education-one mit einer Flatfile-Datenbank. Die einzelnen Dokumente sind als XML-Dateien in einer Verzeichnisstruktur gespeichert.

Die Verwendung von XML-Auszeichnungen ermöglicht medienneutrale Datenhaltung. Dabei lassen sich die Inhalte mit Java-Parsern in HTML umwandeln. Auch eine Umwandlung der XML-Daten in RTF oder PDF ist möglich. Das heißt: Das Medium an sich verliert die entscheidende Rolle. Aus den Datenbanken kann man themenorientiert unterschiedliche Publikationen zusammenstellen.

* Andreas Bednarz ist Entwicklungsleiter der Education-one GmbH in Hannover.

Portrait

Die Education-one GmbH gehört gemeinsam mit Verlagen wie Schroedel, Diesterweg, Spectra, Logo oder E. Dorner zur Unternehmensgruppe Das Bildungshaus GmbH. Unter diesem Namen fasste der internationale Medienkonzern Georg von Holtzbrinck Anfang 2001 seine weiterhin eigenständig agierenden Bildungsverlage zusammen.

1997 vom Schroedel Verlag als Internet-Abteilung des Unternehmens ins Leben gerufen, arbeitet Education-one seit Mitte 2000 als selbständige Gesellschaft. Heute entwickelt man vielfältige Online-Produkte und Services für den Schulmarkt sowie die Websites von Verlagen des Bildungshauses.

Content-Produktion

Erster Schritt: Der Autor gibt die gewünschte URL ein und meldet sich über die Autorisierung an. Microsoft Word öffnet sich als Standardeditor im Browser.

Zweiter Schritt: Über die Menüleiste erstellt der Mitarbeiter ein neues Dokument oder leiht ein vorhandenes aus, um es zu ändern. Ein gerade geöffnetes Dokument ist für andere Mitarbeiter gesperrt. Mit den gewohnten Werkzeugen der Textverarbeitung gibt der Autor Text in ein neues Dokument ein oder bringt schon vorhandenen Content in eine neue Version, archiviert und protokolliert ihn. Dabei kann er jederzeit vertraute Softwareanwendungen wie zum Beispiel Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint oder Adobe Photoshop einbinden.

Dritter Schritt: Das Dokument wird zur Qualitätssicherung einem Projektmanager vorgelegt, der für die Freigabe der Texte und Inhalte verantwortlich ist. Dieser liest gemäß dem "Vier-Augen-Prinzip" gegen, erteilt dann entweder die Freigabe und reicht den Text weiter zur automatischen Veröffentlichung oder sendet ihn zur Überarbeitung zurück an den Autor. Per E-Mail werden die beteiligten Mitarbeiter aktuell über die laufenden Prozesse informiert und Berichte zum Status der Dokumente übermittelt.