Der erste Schritt auf ein voll Integriertes Bürokommunikationssystem hin wird sehr oft die Integration von Text und Daten sein. Auf einer derart stabilen Basis, weil hard- und softwaretechnisch gewiß kein Neuland, können dann flexibel und bedarfsorientiert die weiteren Stufen folgen: Dies sind beispielsweise die Einbindung spezifischer Peripheriesysteme, öffentlicher oder lokaler Netze und auch der neuen Postdienste oder von Expertensystemen.

Erste Gehversuche in Richtung Bürokommunikation werden über eine Integration von Text und Daten über die elektronische Textverarbeitung (ETV) mit ihren beiden Komponenten programmierte Textverarbeitung (pTV) und Textbearbeitung realisiert. Wiederkehrende Texte werden als Textbausteine (Textkonserven) in einem Texthandbuch mit Selektionsnummern und anderen Arbeitshinweisen versehen und gleichzeitig maschinell gespeichert. Der Anwender erstellt seine standardisierten Arbeitsabläufe, indem er die gewünschten Selektionsnummern und die individuellen Informationen als Daten (zum Beispiel Name, Datum, Betrag) in einen Textbaustein einträgt. Über die Selektionsnummern wird sodann der Gesamtvorgang über das Arbeitsplatzsystem aufgerufen, auf dem Bildschirm zusammengestellt, mit den entsprechenden Daten versehen und bis zur Endfassung bearbeitet. Die Vorteile der Bausteinverarbeitung liegen in der Wirtschaftlichkeit des Verfahrens und der juristisch und stilistisch einwandfrei formulierten Textbausteine.

Bei der Serienbriefverarbeitung werden Brieftexte automatisch mit verschiedenen vorher gespeicherten Daten (Anschriften, Individualinformationen) kombiniert. Das Arbeitsplatzsystem wählt die Anschrift nach bestimmten Zielgruppen oder Merkmalen aus den gespeicherten Daten aus.

Die gezielte Anschriftenauswahl nach Gruppenmerkmalen stellt eine Form der Dateiverarbeitung dar. Werden Anschriften bei der Erfassung in einzelne Informationselemente zerlegt (zum Beispiel Name, Fachrichtung, Straße, Postleitzahl, Ort) und durch weitere Angaben ergänzt (zum Beispiel Ansprechpartner, Sachbearbeiter, Telefon, Finanzposten) entsteht ein sogenannter Datensatz.

Im Rahmen der Datei- und Informationsverarbeitung können über einzelne Gruppenmerkmale ganz bestimmte Datensätze ausgewählt werden. Mit einem einfachen Steuerbefehl wird dann angegeben, welche Informationselemente aus diesen Datensätzen selektiert werden sollen. Diese Informationselemente können dann entweder in Listen zusammengestellt oder in Briefe und Formulare eingemischt werden.

Fertige Dienstprogramme unterstützen Aufgaben wie

- Erstellung und Verwaltung von Dateien und verschiedenen Schlüsselbegriffen

- Verarbeitung der Dateien nach unterschiedlichen Selektionsmerkmalen.

Damit können komplette Anwendungslösungen einschließlich des dazugehörigen Berichtswesens in Bereichen wie

- Personalwesen

- Lagerbestandsführung

- Beschaffung

- Finanzwesen

erstellt werden.

Über integrierte Organisationsabläufe/Folgestufenarbeiten lassen sich Texte und Daten automatisch im System zusammensetzen bis zur Endfassung oder nur bis zu definierten Teilfassungen. Als Standardsoftware zur Realisierung und Unterstützung individueller Anwendungen stehen zum Beispiel auf dem Arbeitsplatzsystem Lotus 1-2-3, Open Access, Symphony, dBase, Multiplan, Wordstar, Supercalc, Datastar und andere zur Verfügung.

Die Text- und Datenspeicherung erfolgt je nach ihrem Volumen zentral im Host oder auf dem Arbeitsplatzsystem. Häufig empfiehlt sich eine Kombination der beiden Verarbeitungsarten durch eine Textspeicherung auf dem PC am Arbeitsplatz mit Hostzugriff auf dort gespeicherte Großdatenbestände. Die dabei auftretenden üblichen Probleme des Filetransfers dürfen aber bei der Anbindung von Mikrocomputern an die Groß-EDV nicht unterschätzt werden. So reicht es nicht, nur mit dem PC die notwendigen Emulationen realisieren zu können, sondern die aus dem Host in den PC transferierten Daten müssen dort in die Anwendungsprogramme integriert werden können. Letzteres ist oft nur über manuelle Zwischenschritte möglich. Einige PC-Systemvarianten lassen neuerdings den simultanen Zugriff auf mehrere verschiedene DV-Anlagen zu.

Über die Windowtechnik können Bearbeitungsprogramme und Zugriffsmöglichkeiten je Fenster auch parallel möglich gemacht werden. In der fortschreitenden Verknüpfung von Text und Daten lassen sich über einen Seitenlesereinsatz materiell vorliegende Dokumente (zum Beispiel Posteingang) unter gewissen Voraussetzungen in das Arbeitsplatzsystem einlesen und in eine codierte, EDV-auswertbare Dokumenten-spezifikation wie

- Dokumentenart, Stichwort-Selekt.Nr.

- Autor, Absender, Empfänger, Datum

- charakterisierende Kurzbeschreibung für Suchbegriffe, Thema

- Charakteristika für Folgeschritte, Wiedervorlageparameter

- Parameter für Vorgangsvernetzungen

überführen. Mit Hilfe ortsfest definierter Felder lassen sich benötigte Daten in der materiellen Vorlage automatisch erkennen, aus dem eingelesenen Schriftgut selektieren und speziellen Dateien zuordnen beziehungsweise abspeichern. Das ganze kann selbständig geschehen, Voraussetzung ist lediglich, daß die zu selektierenden Daten feldgerecht angeordnet sind und die Schriftart erkennbar ist. Die Anwendung der DIN Norm 676/5008 kann dabei eine der Anforderungsgrundlagen im Korrespondenzverkehr darstellen.

Neue Datenhaltungskonzeptionen sehen eine weitere Datenauslagerung vom Mainframe zum Arbeitsplatz hinvor und zwar auf der Basis des Hochspeichermediums Bildplatte. So werden die bis zu 2 Gigabyte auf einer 12-Zoll-Platte speichernden Ladisks mit Übertragungsraten von fünf Millionen eichen pro Sekunde ganz neue Aspekte in der Datenhaltung ermöglichen.

Die Integration von Text und Daten kann als erste Einstiegsstufe für

das weitere Anwendungsgebiet der Bürokommunikation angesehen

werden. Dabei manifestiert sich selbst diese Text-Datenintegration als ein umfangreiches Betätigungsfeld.

Völlige neue Dienstleistungen initiieren

Die weiteren Schritte, die sich daran anschließen müssen, sind gekennzeichnet durch die Einbindung der breiten Palette spezifischer Peripheriesysteme, öffentliche und lokale Netze und neuer Postdienste (zum Beispiel Bildschirmtext, Teletex, Telefax, Mailbox-Systeme etc.) bis hin zu Expertensystemen. Die Integration von Text, Daten, Sprache, Festbild über einen multifunktionalen ISDN-fähigen Bildschirmarbeitsplatz gewinnt zunehmend an Realität.

Die sich abzeichnenden Möglichkeiten von Bürokommunikationssystemen bieten genügend Potential, die Wirtschaftlichkeit des tertiären Bereichs der Wirtschaft zu erhöhen, aber auch völlig neue Dienstleistungen in den einzelnen Unternehmungen zu initiieren, um letztendlich die Wettbewerbsfähigkeit auf den nationalen und internationalen Märkten zu stärken. Nicht zu vergessen die Erhöhung der Dienstleistungsqualität in vielen Bereichen für den einzelnen Anwender.