Reaktionen auf Marktveränderungen müssen heute in einer dem Markt adäquaten Reaktionsgeschwindigkeit erfolgen. Es entsteht der Zwang, Entscheidungen kurzfristig zu treffen. Informationssysteme oder relationale Datenbanken reichen dafür oft nicht aus. Björn Kärrberg* stellt mit den Text-Informations-Management-Systemen (TIMS) einen neuen Ansatz der Informationsbeschaffung vor.
Die vergangenen Jahre haben wirtschaftlich einige grundlegende strukturelle Veränderungen bewirkt. Um entsprechende Entscheidungen sicher treffen zu können, ist es notwendig, möglichst umfassend informiert zu sein, das heißt die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar zu haben. Denn wenn Entscheidungen nicht entsprechend kurzfristig und gezielt getroffen werden, kann dies zu erheblichen Verlusten und damit verbundenen weiteren Fehlentscheidungen beitragen.
Archiv-Wühlerei führt zum Informationsdefizit
Es dürfte heute außer Frage stehen, daß diese Anforderungen mit den traditionellen Formen der Informationsbeschaffung kaum zu bewältigen sind. Wer heute noch lange in Archiven, Bibliotheken, Marktberichten oder Fachzeitschriften nach wichtigen Informationen suchen muß, wird kaum in der Lage sein, adäquate unternehmerische Entscheidungen zu treffen. Das gleiche gilt auch für betriebsinterne Informationen. Auch wenn heutige Organisationsstrukturen schon einen schnelleren innerbetrieblichen Informationsfluß ermöglichen, gibt es - sowohl vertikal wie horizontal - immer wieder Schwachstellen. Bereits der kurzfristige Ausfall eines Mitarbeiters kann zur Folge haben, daß ein Informationsdefizit entsteht, dessen Auswirkungen zu Fehlentscheidungen führen können.
Natürlich ist dieses Problem bereits seit langem bekannt und es wurden dementsprechend auch Lösungsversuche im Rahmen von computergestützten Informations-Systemen entwickelt. Diese Informations-Systeme, allgemein als Datenbank-Systeme bezeichnet, ermöglichten es erstmals, Informationen zentral zu sammeln, zu archivieren, auf dem neuesten Stand zu halten und vor allem: anhand einzelner oder kombinierter Merkmale zu selektieren. Mit diesen Systemen bestand plötzlich die Möglichkeit, von jedem entsprechend ausgerüsteten Arbeitsplatz innerhalb eines Unternehmens bestimmte Informationen, die als Entscheidungsgrundlage wichtig waren, abzurufen.
Anfangs nur für die Speicherung numerischer Daten verwendbar, wurden bald auch Systeme entwickelt, die es gestatteten, Infonmationen variabler Struktur - etwa Texte oder Dokumente - zu speichern. Allerdings gab es keine Systeme, die beides gleichzeitig boten. Und es zeichneten sich neue Probleme ab: Je umfangreicher die Datenbestände wurden, desto langwieriger wurden die einzelnen Arbeitsgänge - besonders dann, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig mit der Datenbank arbeiteten. Die Antwortzeiten des Systems verschlechterten sich rapide. Je nach Struktur einer Datenbank war das Ergebnis schlecht bis intolerabel.
Das führte zum nächsten Entwicklungsschritt, den besonderen Zugriffsverfahren, die es erlaubten, Zugriffszeiten erheblich zu verkürzen. Damit einher ging jedoch auch eine weitere Spezialisierung der verschiedenen Systeme. Das große - bis heute auch noch allgemein vorhandene - Problem bestand darin, daß es nicht möglich war,Daten aus numerischen Datenbanken mit Daten variabler Struktur zu verknüpfen. Beispielhaft könnte man hier Banken anführen, die regelmäßig bei der Kreditvergabe vor diesem Problem stehen: Als Entscheidungsgrundlage dienen einerseits Auftragslage und Bilanzanalyse, andererseits aber auch Auskünfte von Wirtschaftsauskunfteien wie Schimmelpfeng oder Creditreform. Beides gemeinsam in einer traditionellen Datenbank zu verarbeiten ist normalerweise kaum machbar.
Um Zugriffszeiten und Antwortzeitverhalten eines Datenbank-Management-Systems zu optimieren wurden schließlich relationale Datenbanken entwickelt. Diese speichern alle Daten in Form von zweiwertigen Tabellen ab. Über gemeinsame Schlüssel kann auf die Daten mehrerer Tabellen dann relativ schnell zugegriffen werden. Durch die besondere Speicherungsform ist es bei relationalen Datenbanken allerdings sehr schwierig, Daten variabler Struktur zu integrieren.
Die Alternative, zwei Datenbank-Management-Systeme zu installieren, die den unterschiedlichen Anforderungen der Text- und Datenverarbeitung gerecht werden, stößt natürlich allgemein auf wenig Gegenliebe. Tatsächlich wäre dies aber erforderlich, wenn man den Anforderungen des modernen Informations-Managements gerecht werden will, und vor allem, wenn man schnelle Entscheidungen auf der Basis sachgerechter, umfassender Informationen treffen will und muß. Denn die rein numerische Datenverarbeitung und -verwaltung kann nur einen geringen Prozentsatz des Informationsbedarfs für unternehmerische Entscheidungen liefern. Also bleibt die Frage nach einer adäquaten Lösung erst einmal noch offen.
In der jüngeren Vergangenheit hat sich jedoch auch auf diesem Sektor eine Veränderung vollzogen; es entstand eine neue Generation von Datenbank-Systemen: die Text-Information-Management-Systeme (TlMS).
Ein TIMS ist eine optimierte Softwarelösung für die Organisation und Verwaltung strukturierter, unstrukturierter und variabler Textinformationen. Ähnlich wie in einem herkömmlichen Datenbanksystem können die Informationen in einem TIMS sowohl definiert und strukturiert als auch unstrukturiert und variabel gespeichert werden. Dem Endanwender steht somit ein flexibles und einfach zu bedienendes Informations-System zur Verfügung da er weder Kenntnisse über die Datenbankstruktur noch über Zugriffspfade oder Data-Dictionary benötigt.
Dieser Systemansatz bietet erstmals die Möglichkeit, numerische Daten und Daten variabler Länge und Struktur gemeinsam in einer Datenbank zu verarbeiten und gleichzeitig ein gutes Antwortzeitverhalten zu bieten. Aufgrund der besonderen Datenbankstruktur liegen bei dieser Art von Systemen die Antwortzeiten noch unter denen der spezialisierten hierarchischen Systeme. So ist es beispielsweise möglich, Daten wie gewohnt in zwei-wertigen Tabellen abzuspeichern, um auf diese Art schnelle Zugriffsmöglichkeiten und vielfältige Verknüpfungen zu gewährleisten. Darüber hinaus bieten solche Konzepte die Möglichkeit, auch hierarchische Strukturen zu implementieren. Der schnelle Zugriff auf Textdokumente wird durch die Implementierung von invertierten Listen erreicht.
Die Vorteile, die ein TIMS bietet, sind offensichtlich: Umfang, Zusammenhang und Vollständigkeit der Informationen liegen weit über denen herkömmlicher, spezialisierter Datenbank-Systeme. Durch die Möglichkeit, Textinformationen und numerische Daten miteinander beliebig verknüpfen zu können, ergibt sich ein deutliches Plus im Zusammenhang mit unternehmerischen Entscheidungen, da die zugrunde liegende Informationsbasis erheblich verbreitert wird.
Traditioneller Info-Fluß bindet zuviel Kapazität
Ein weiterer Vorteil von TIMS ist darin zu sehen, daß diese Informationen zu jeder Zeit abrufbar sind. So etwa in Konferenzen und Besprechungen, wo bislang oftmals fehlende Informationen eine überfällige Entscheidung verhinderten.
Ein weiteres Plus solcher Systeme ist sicher der Kostenfaktor. Traditionelle Formen des Informations-Managements sind im Normalfall sehr kostenintensiv, da sie in erheblichem Maße räumliche, personelle und finanzielle Kapazitäten binden. Durch die Automatisierung des Informations-Managements kann ein Großteil dieser Kapazitäten freigesetzt und anderweitig genutzt werden. Darüber hinaus wird mit TIMS die Gefahr des Informationsverlustes, der bei traditionellen Mitteln des Informations-Managements an der Tagesordnung ist - etwa durch fehlerhafte Ablage, Verlust oder Zerstörung von Dokumenten - , weitgehend ausgeschaltet.