Notwendigkeit und Methoden
Die Ablösung der konventionellen Verarbeitung durch die automatisierte Verarbeitung mittels EDV erfüllt zwar die Zielsetzung nach Optimierung der Verfahren, birgt aber die Gefahr in sich, daß Fehler nicht nur einzeln, sondern systematisch vollzogen werden, was zwangsläufig zu einer Potenzierung des Risikos führt. Diese Gefahr ist um so akuter, je komplexer die Systeme ausgestattet sind. Die offensichtlichen Risiken für das Unternehmen können nur durch systematische und regelmäßige Prüfungen aller Abläufe und Verarbeitungsschritte vermieden werden.
Viele Unternehmen haben deswegen ihre hausinternen Revisionsabteilungen neu gegliedert und neben der bislang üblichen nachvollziehenden Revisionsarbeit die Systemrevision eingeführt. Sie hat speziell die Ordnungsmäßigkeit der Datenverarbeitung zu überwachen, ist bei der Entwicklung von DV-Systemen mit eingeschaltet und hat die Systeme vor Einsatz auf Einrichtung wirkungsvoller Abstimmungen und Kontrollen sowie auf Zerlegung der Verarbeitungsprozesse in transparente Prüfkreise zu kontrollieren.
Fachabteilung bleibt Verantwortlich
Die Systemrevision kann jedoch nicht die Verantwortung für die Richtigkeit der Verarbeitungsergebnisse tragen. Die zuständige Fachabteilung trägt nach dem betrieblichen Delegationsprinzip prinzipiell die primäre Verantwortung für die Richtigkeit der Verarbeitungsergebnisse; sie muß sich mit der EDV-Abteilung im Detail auseinandersetzen und ihre Ordnungsmäßigkeits- und Sicherheitserfordernisse durchsetzen. Dieses gilt nicht nur für Systemneuentwicklungen, sondern insbesondere für laufende Systeme.
Analog der Systemrevision
Aus dieser Systemverantwortung resultiert die Notwendigkeit für die Fachabteilung, eine zentrale Prüffunktion "Systemprüfung und -kontrolle" einzurichten, die (analog der Systemrevision) als spezielles Kontrollinstrument der Fachabteilung permanent tätig ist. Daß diese Funktion nicht von einem Sachbearbeiter mitausgeübt werden kann, dürfte sich von selbst verstehen, da der Systemprüfer zum einen über spezifische System- und Revisionskenntnisse verfügen muß, zum anderen auch die Sachbearbeitung als Systemschnittstelle mit zu überwachen hat. Der Systemprüfer übt somit eine Spezialistenfunktion aus, analog dem Verfahrensanalytiker oder DV-Koordinator.
Zu seinen Aufgaben gehört es, je nach Art und Umfang der zu verarbeitenden Daten, die effizienteste Kontrollmethode einzusetzen, nämlich Gesamtabstimmungen als Totalprüfungen, Einzelprüfungen in Form der Posten- oder Stichprobenkontrole, bzw. Plausibilitätsprüfungen als Sicht- oder Abhängigkeitskontrolle. Hierdurch können unterschiedliche Fehlerarten aufgedeckt werden. Die Wahrscheinlichkeit der Aufdeckung ist von der Intensität der Prüfungen abhängig. Zur Fehlerfeststellung gehört zwangsläufig die Fehleranalyse (Finden der Fehlerursache). Die Kenntnisse der Fehlerursachen ist notwendig, um zunächst den Mangel selbst zu beseitigen - und um Wiederholungen zu vermeiden.