Die Auswahl einer Projekt-Management-Software (PMS) ist angesichts der kontinuierlich steigenden Anzahl der Anbieter und der Vielzahl und Unterschiedlichkeit der Systeme nicht einfach. Sie wird außerdem dadurch erschwert, dass bei einem unternehmensweiten Einsatz das System meist von verschiedenen Zielgruppen mit unterschiedlichen Anforderungen verwendet werden soll.

Reorganisation des Projekt-Managements

Im ersten Schritt der Softwareauswahl gilt es, die im Unternehmen vorhandenen Projekt-Management-Prozesse zu prüfen und, falls notwendig, zu reorganisieren. Klar definierte und implementierte Prozesse sind entscheidend, weil sich aus ihnen die Anforderungen für die Softwareauswahl ableiten lassen. Darüber hinaus wird auf Basis dieser organisatorischen Vorgaben die Software später an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. Das Ergebnis dieser Reorganisation ist typischerweise ein Projekt-Management-Handbuch. Die Aufrechterhaltung der Prozesse wird durch eine zentrale Koordinationsinstanz (Projektbüro) garantiert.

Erhebung der Benutzeranforderungen

Im Anschluss an die Reorganisation der Projekt-Management-Prozesse folgt die Definition der Anforderungen für die Softwareauswahl. Hierbei ist zu klären, welche Prozessschritte vom zu beschaffenden System unterstützt werden sollen. Die Abdeckung aller Prozesse mit einer PMS ist nicht immer sinnvoll. Teilprozesse, die nur sehr selten stattfinden, lassen sich ähnlich effizient mit Office-Applikationen abwickeln. Idealerweise sind zur Beantwortung der Frage nach den benötigten Funktionen Key-User-Workshops zu organisieren.

Dokumentation der Benutzeranforderungen

Die Qualität des Auswahlprozesses hängt von der Dokumentation der Ergebnisse ab. Diese sollte daher selbsterklärend und vollständig sein. Die Anforderungsdokumentation enthält

- abstrakte Prozessbeschreibungen mit Prozessschritten,

- beteiligte Einheiten,

- Rollen,

- erforderliche Informationen,

- eine Auflistung von Funktionen mit Prioritäten,

- Beispiele von Berichten, deren Lieferung vom System erwartet wird,

- Beispielprozesse oder beispielhafte Projektdaten zur Illustration der abstrakten Prozessbeschreibungen,

- eine Auflistung der Services wie Beratung, Support etc. und

- Hinweise zum erwarteten Mengengerüst (Anzahl der Projekte, Ressourcen und Vorgänge).

Erfahrungsgemäß ist die Entwicklung klarer Anforderungen im Termin- und Ressourcen-Management besonders wichtig. Da sich die Systeme stark voneinander unterscheiden und oft kleine Details über die Anwendbarkeit einer Software entscheiden, sollte genau festgehalten werden, wie der Planungsprozess gestaltet ist und welche Planungsfunktionen benötigt werden.

Erstellen einer "Long List"

Mit Hilfe von Produktverzeichnissen und Internet-Recherchen werden zehn bis 15 Anbieter ermittelt, deren Produkte in der Lage sind, die dokumentierten Anforderungen der Organisation zu erfüllen. Hierbei können Produktklassifizierungen hilfreich sein. Denkbar ist auch die Definition einiger K.o.-Kriterien. Das können eine vollständig Web-basierende Benutzeroberfläche oder der Maximalpreis sein.

Erstellen einer "Short List"

Die "Short List" enthält drei bis fünf Anbieter und wird durch Reduktion der zuvor erstellten "Long List" ermittelt. Marktstudien und Berichte in Fachzeitschriften können bei der Erstellung der "Short List" helfen. Sie bieten einen ersten Einblick in die Grenzen und Potenziale der Produkte und dienen so zur Eingrenzung des Produktfeldes. Stehen solche Informationsquellen nicht zur Verfügung, können die Anbieter der in der Long List enthaltenen Produkte auch direkt kontaktiert werden.

Verbleibende Hersteller präsentieren

Nach Erstellung der "Short List" werden die verbleibenden Anbieter zu einer Präsentation ihrer Produkte eingeladen. Daran nehmen unter anderem die Key User teil. Die Anbieter sollten genau bezüglich dessen instruiert werden, was in der Produktdemonstration von ihnen erwartet wird (Use Cases, Beispiele von Reports, Beispielprozesse mit Beispieldaten etc.).

Zu diesem Zweck sollte das auswählende Unternehmen den Anbietern die Agenda der Präsentation sowie die dokumentierten Anforderungen zukommen lassen. Um eine Verzerrung der Eindrücke zu vermeiden, sollten alle Präsentationen an zwei oder drei aufeinander folgenden Tagen stattfinden. Die Softwareauswahl lässt sich durch einen Fragebogen, der die wichtigsten Auswahlkriterien enthält, weiter objektivieren.

Key-User absolvieren Akzeptanztest

Durch die Herstellerpräsentationen ist es dem Unternehmen nun möglich, die beiden Systeme auszuwählen, die am besten die Anforderungen erfüllen. Die wichtigsten Projekt-Management-Prozesse werden dann bei Key-User-Akzeptanztests am System durchlaufen, um festzustellen, ob die Software verständlich und anwendbar ist sowie die Anforderungen erfüllt sind.

Testinstallation: Labor- oder Piloteinsatz

In diesem Schritt wird zunächst eine Entscheidungsvorlage für die zuständige Management-Instanz erstellt. Diese basiert auf den ausgewerteten und verdichteten Urteilen der Key User. Auf Basis dieser Vorlage wird nun eine Vorentscheidung für eines der beiden Systeme getroffen und damit der weitere Fortgang der Systemauswahl festgelegt. Es folgt eine Installation des favorisierten Systems im Unternehmen, um dessen Skalierbarkeit, Stabilität, User Akzeptanz und Anforderungserfüllung zu testen.

Bei der Testinstallation gibt es die Möglichkeit des Piloteinsatzes und des Laboreinsatzes. Beim Piloteinsatz wird das System in einer bestimmten Anzahl von Projekten eingesetzt, während es beim Laboreinsatz in einer vorbereiteten Testumgebung von den Key Usern geprüft wird. In beiden Fällen sind sowohl die bisherigen Erfahrungen mit dem Produkt als auch die Angaben des Herstellers zu verifizieren. Eine Testinstallation dauert unter Umständen mehrere Wochen. Im Rahmen der Testinstallation wird festgestellt, ob auf dem Wege der Konfiguration die Anforderungen vollständig abgedeckt werden können.

Alle Beteiligten entscheiden

Die Erfahrungen aus der Testinstallation dienen als Grundlage für die endgültige Entscheidung für ein Produkt. In diese Entscheidung sollten alle an der Auswahl beteiligten Personen einbezogen werden. Dies sind Key User, das Projektteam, der Projektleiter, der Betriebsrat, Vertreter des Einkaufs sowie Führungskräfte. Der unter diesen Personen idealerweise erzielte Konsens führt dann zu einer Entscheidungsvorlage für das Management.

Umsetzung der Einführung

Nachdem die Entscheidung gefallen ist, muss nun das Einführungsprojekt geplant werden. Dabei sind die Schritte: Installation, Customizing, Rollout/ Training sowie Betrieb und Wartung zu beachten.

Bei der Planung und Umsetzung empfiehlt sich eine enge Zusammenarbeit mit den Beratern des Anbieters. Diese sind oft besser als das anwendende Unternehmen in der Lage, den Anpassungs- und Trainingsaufwand abzuschätzen. Außerdem müssen Produktspezifika berücksichtigt werden. Alles in allem dauert die Softwareauswahl typischerweise zwischen sechs und achtzehn Monaten. (hk)