Nach einer bereits im Jahre 1972 erfolgten Leistungsverbesserung von 30 Prozent durch den Einsatz eines Magnetbanderfassungsgeräts IBM/50 gegenüber der früheren Datenerfassung mit Lochern und Prüfern vom Typ 029/059 suchte der Deutsche Lloyd nach weiteren Möglichkeiten, die Datenerfassung effektiver und kostengünstiger zu gestalten.
Strenge Anforderungen an DE-Hersteller
Nach einem speziellen Anforderungskatalog wurden alle auf dem Markt befindlichen Datensammelsysteme untersucht:
- von der Leistung her mußte das System mindestens das gleiche Ergebnis bringen wie das IBM-System,
- die Kosten pro Erfassungsplatz sollten 500 Mark nicht übersteigen,
- aus Sicherheitsgründen sollten zwei Systeme zu je 13 Plätzen voll umschaltbar sein,
- bei Systemausfall sollte der Hersteller binnen 15 Minuten einen Techniker abstellen können,
- gewünscht wurde ein intelligentes Datenerfassungssystem, das Dialogverarbeitung erlaubt,
- formatfreie Erfassung sollte möglich sein.
Im März 74 wurden beim Deutschen Lloyd zwei Key-Displays MDS 2400 mit zwei Wechselplattenlaufwerken, einer 1600-BPI-Bandeinheit und je 13 Erfassungsplätze installiert, die wie fast alles im Rechenzentrum des Deutschen Lloyd gekauft sind. Die anfänglichen Installationsschwierigkeiten sind beseitigt und mit dem neuen System konnte die Leistung nochmals um weitere fünf Prozent gesteigert werden. Diese Steigerung haben diesmal die Datentypistinnen herbeigeführt. "Die Arbeitsplätze sind ausgesprochen bedienungsfreundlich - die Ruhe wirkt sich auf die Arbeitsleistung der Damen aus", meint Heigl.
Gute DE-Software
Seit kurzer Zeit nutzt die Deutsche Lloyd den angebotenen Software-Zusatz "Freiformaterfassung". Laut Heigl eine echte Bereicherung auf dem DE-SoftwareMarkt:
Für jedes Erfassungsfeld eines Beleges wird eine Feldernummer vergeben. Eine Tabelle beschreibt alle Felder, die sich hinter der jeweiligen Nummer verbergen. Feldtyp, Prüfcode und Feldlänge sind in dieser Beschreibung enthalten. Diese Tabelle wird im System abgespeichert und muß immer verfügbar sein. Während der Datenerfassung wird vor jedem Datenfeld die Feldnummer, die auf einem Beleg vorgedruckt sein sollte, eingegeben.- Das System interpretiert nun über die vorhandene Tabelle diese Feldnummer und stellt der Datentypistin das echte Feld in der richtigen Länge und im richtigen Feldtyp zur Verfügung. "Mit dieser Freiformaterfassung können jetzt auch solche Belege in einem Arbeitsgang erfaßt werden, die extrem viele Datenfelder enthalten". Heigl erwartet durch den Einsatz der Freiformaterfassung eine nochmalige Leistungssteigerung um ca. zehn Prozent: "Damit könnte einer Personalaufstockung, die durch Umorganisation beziehungsweise durch Umrüsten bis heute vermieden werden konnte, ein weiteres Mal aus dem Wege gegangen werden.
Die DV-Spezialisten der Versicherung haben bewußt frühzeitig damit begonnen, die Probleme der Datenerfassung zu analysieren und zu programmieren. Heigl war sogar bereit, bei einer Umstellung eine eventuelle Verschlechterung der Arbeitsleistung zu akzeptieren.
How to do it?
Grundvoraussetzung für das Gelingen derartiger Vorhaben ist nach Meinung von Heigl, daß
- die Programme zum Erfassen der Belege so gestaltet sind, daß die Datentypistin nicht denken muß,
- für jeden Beleg ein Programm existiert,
- die Bedienungskraft keinen Beleg mehrmals in die Hand nehmen muß
- in der Datenerfassung keine Fehlerprotokolle gemacht werden;
- diese dürfen erst bei der Weiterverarbeitung entstehen,
- alle Arbeiten auf einem Magnetband gesammelt werden, egal ob Lebensversicherungen, Sachversicherungen, Sonderarbeiten, Personal- oder Hypothekendaten, oder diese Daten im täglichen beziehungsweise monatlichen Rhythmus anfallen. Beim Deutschen Lloyd kommen alle Informationen, die geprüft und damit fertig sind, zur Weiterverarbeitung auf dieses eine Band.
Probleme auf der Software-Seite gab es, als Heigl den MDS-Leuten seine Vorstellungen von DE-Software präsentierte: jeder auf Magnetband gespeicherte Satz sollte der Programmnamen sowie die Programmebene enthalten. Ferner wollte er ein zusätzliches Kennzeichen für jedes Programm um zu erkennen, ob es sich um Normalverarbeitung oder Sonderbehandlung handelt (zum Beispiel Testdaten für Programmierung).
Eigenes Steuerprogramm
Nach Vollendung dieser Aufgabe machte sich das Heigl-Team zusammen mit den MDS-Leuten daran, ein Steuerprogramm zu entwickeln, das die Möglichkeit hat, all diese gesammelten Daten wieder auseinanderzubringen Das Programm besteht im wesentlichen aus zwei Teilen,- einem Verwaltungsteil und einer Tabelle für alle Unterprogrammnamen, in der auch diverse Programmverarbeitungsschalter definiert sind.
Demnach dient das von der Datenerfassung gelieferte Programm als Eingabebestand und wird Satz für Satz abgearbeitet. Um eine sofortige Fehlerkorrektur zu ermöglichen, werden alle Daten mit dem Tagesdatum fortgeschrieben. Beim Deutschen Lloyd hat sich diese Fortschreibung besonders bewährt, da Fehler, die sonst erst einige Tage später entdeckt wurden, jetzt sofort aufzufinden sind.
Das Steuerprogramm ist in Assembler geschrieben und benötigt 155K. Davon entfallen auf das eigentliche Programm nur 20 K, auf den Overlaybereich für die Unterprogramme 5 K, der Rest von 130 K besteht aus Input und Output-Bereichen, dadurch sollen vernünftige Verarbeitungszeiten erreicht werden. Das Lloyd-Programm ist so universell, daß es bei beliebigen Versicherungsgesellschaften eingesetzt werden kann. Derzeit prüft MDS, ob dieses Steuerprogramm eventuell vom Deutschen Lloyd gekauft werden soll.
Für die Planung, Programmierung und Dokumentation aller Programme (80 Unterprogramme) waren sechs Mann-Monate notwendig.
Gerd Heigl: "Die Installation eines Datensammelsystems erfordert eine Menge Manpower, zudem sollte die Angst vor Datensammelsystemen überwunden werden, da alle Hersteller inzwischen über genügend Know-how verfügen. Bei gelungener Installation macht ein solches System viel Freude und arbeitet kostensparend."