Die Vergabe
Die Auswahl des richtigen Anbieters kann vor allem in Cloud-Projekten mit vielschichtigen unternehmerischen Anforderungen komplex sein. Häufig ist ein Anbieter allein nicht in der Lage, alle IT-Leistungen zu erbringen und wird Dienstleistungen eines oder mehrerer Subunternehmer hinzukaufen, zum Beispiel für die Bereitstellung der IT-Infrastruktur. Der Auftraggeber sollte unbedingt die Erfüllung des Lastenheftes durch die Unterauftragnehmer abfragen und das Ergebnis in seine Vergabeentscheidung einbeziehen. Die Checkliste für diese Phase gestaltet sich so:
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Sieht der Projektplan genügend Zeit für den Auswahlprozess vor? Je nach Anzahl der Bieter und Projektgröße nimmt er unter Umständen Monate in Anspruch.
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Sind intern alle Projektbeteiligten in die Entscheidungsfindung einbezogen (IT, Rechtsabteilung, Geschäftsbereiche wie Finance etc.)?
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Stehen Auswahlkriterien und Methodik fest (zum Beispiel Priorisierung der Anforderungen nach Zielsetzung des Projekts und Erstellen einer Bewertungsmatrix)? Stimmen diese mit den Projektzielen überein, und werden sie von allen Projektbeteiligten angewendet?
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Sind etwaige Unterauftragnehmer in den Bewertungsprozess einbezogen?
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Herrscht eine offene und effektive Kommunikation mit den Anbietern? Beantworten diese beispielsweise sämtliche Fragen und räumen Unklarheiten aus? Verstehen sie die Anforderungen?
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Wird die Bewertung der Angebote nach einem bestimmten Muster schriftlich dokumentiert, etwa anhand einer Tabelle oder graphischen Übersicht, die die einzelnen Angebote miteinander vergleicht?
Damit der Auswahlprozess effizient bleibt, schlägt Leclerque vor, die Zahl der Anbieter durch Vorselektion anhand definierter Kriterien einzugrenzen. Insbesondere die RFI-Phase (Request for Information) lasse sich durch Zuhilfenahme externer Informationen über die Provider-Landschaft verkürzen oder einsparen. Neben technik- und servicebezogenen Aspekten können bestimmte Ausschlusskriterien für einen Auftraggeber besonders relevant sein. Dazu zählt beispielsweise die geografische Präsenz des Anbieters, konkrete Erfahrungen, Verständnis für die Branche, ähnliche Referenzen oder andere spezifische Stärken.
- So gelingen Outsourcing-Projekte
PA Consulting Group untersucht im Rahmen einer jährlichen Studie den Wertbeitrag des Change-Managements im Outsourcing. Aus den Analyseergebnisse sowie den Erkenntnisse aus Auslagerungsprojekten haben die Berater sieben Handlungsempfehlungen für die Entscheidungsträger erarbeitet, die Betriebsteile samt Mitarbeiter an externe Dienstleister auslagern wollen. Das systematische Change-Management und die intensive Kommunikation sind erfolgskritisch für jedes Outsourcing-Projekt, betonen die Berater von PA Conulting. - Handlungsempfehlungen 1:
Entscheidend ist ein einheitliches Verständnis über die Gründe des Outsourcing. Jedem Mitarbeiter sollte der angestrebte Zielzustand und die notwendigen Teiletappen klar sein. - Handlungsempfehlungen 2:
Die Schlüsselpersonen für den täglichen operativen Betrieb müssen gebunden, gefördert und motiviert werden. - Handlungsempfehlungen 3:
Ebenso bedeutend ist es, Führungskräfte zu motivieren, zu unterstützen und zu binden. - Handlungsempfehlungen 4:
Wichtig ist, dass sich Unternehmen gegenüber den Mitarbeitern verpflichtet fühlen und das auch zum Ausdruck bringen. Dazu gehört die faire Behandlung allen Mitarbeiter. - Handlungsempfehlungen 5:
Die IT-Organisation muss der neu gestalteten IT-Lieferkette angepasst werden. Die betroffenen Mitarbeiter müssen die neuen Abläufe verstehen. - Handlungsempfehlungen 6:
Die benötigte Funktionen für die Steuerungsorganisation müssen aufgebaut und Mitarbeiter entsprechend qualifiziert werden. Der Wissenstransfer ist sicher zu stellen. - Handlungsempfehlungen 7:
Zwischen Kunden, der IT-Abteilung und dem Provider sollte eine Kultur des partnerschaftlichen Arbeitens auf Augenhöhe etabliert werden.