Man hat bislang den Mikrofilm immer gerne als Wettbewerb zur EDV gesehen. Er dient jedoch, wie Walter Scheffel* im folgenden Beitrag ausführt, zur EDV-Unterstützung und zur Erweiterung der EDV-Möglichkeiten. Der Aufsatz wurde im August 1979 in "mikrodok", Zeitschrift für Technik und Anwendung der Mikrographie (Ausgabe 30), veröffentlicht.
Die chaotische Verfilmung ist eine Organisationsform, bei der die Mikrofilm- und EDV-Vorteile konsequent genutzt werden. Bei der Bearbeitung von Vorgängen und Schriftstücken werden beschreibende Stichworte festgelegt. Der Vorgang oder das Schriftstück wird nach der Bearbeitung verfilmt und vernichtet. Die Stichworte werden zusammen mit der Mikrofilm-Fundstelle in der EDV gespeichert. Das Auffinden erfolgt über einen EDV-generierten Index und Zugriff auf den Mikrofilm.
Systemvorteile
Der Ablage- und Sortierungsaufwand entfällt. Der Zugriff wird meist sehr stark beschleunigt. Die Übersicht wird verbessert. Erhebliche Raum- und Platzeinsparungen werden erzielt.
Wirtschaftlichkeit
Man wird davon ausgehen können, daß der Arbeitsaufwand für das Sortieren und die Ablage höher war, als der Arbeitsaufwand für die Verfilmung sein wird. Raum- und Ablagemitteleinsparungen werden die notwendigen Investitionen in ein bis fünf Jahren amortisieren.
Wesentliche Vorteile und Einsparungen werden durch eine Verbesserung der Arbeitsabläufe, eine Beschleunigung der Bearbeitung und eine verbesserte Informationsbereitschaft erzielt. Diesen Einsparungen stehen die Aufwendungen für die Index-Erfassung gegenüber.
Systemplanung
Aus dem vorher Gesagten wird deutlich, daß es sich bei der chaotischen Verfilmung nicht nur um eine Mikrofilmanwendung, sondern um eine komplexe organisatorische Änderung handelt. Die wesentlichen Einsparungen und Vorteile werden durch die veränderten Arbeitsabläufe erreicht, die durch den Mikrofilm und EDV-Einsatz ermöglicht werden. Dies bedeutet zugleich, daß für die Planung einer chaotischen Verfilmung eine genaue Kenntnis der Arbeitsabläufe im Ist-Zustand erforderlich ist.
Wichtiger Bestand der Wirtschaftlichkeitsberechnung werden die durch geänderte Abläufe zu erzielenden Einsparungen und Verbesserungen sein.
Alle zum Verständnis dieser grundsätzlichen Aussagen notwendigen Details wurden in den vorhergehenden Artikeln zu diesem Thema dargestellt.
Die Realisierung des Systems "chaotische Verfilmung"
Die innerhalb des Systems zu organisierenden Arbeitsabläufe lassen sich in drei Hauptgruppen unterteilen.
1. Datenerfassung!
2. Mikroverfilmung.
3. Datenverwaltung.
Sie sollen hinsichtlich ihrer prinzipiellen Anforderung nachfolgend betrachtet werden.
Datenerfassung
Erfaßt werden Kundenkennzeichen, wie Kundennummer, die Adressenbestandteile, die Inhaltskennzeichnung.
die Arbeitsabläufe für die Vergabe der Kundennummer sind - soweit nicht bereits vorhanden - festzulegen. Vorteilhaft wird die Vergabe der Kundennummer durch ein EDV-System sein. Bei Neu-Kunden oder bei eingehendem Schriftwechsel ohne Kundennummer muß die Kundennummer festgelegt werden beziehungsweise die Tatsache, daß es sich um einen neuen Kunden handelt, was zweckmäßigerweise mit Hilfe von EDV-Listen, COM-Mikrofiche oder im EDV-Dialog erfolgt. Alternativ kann die Vergabe beziehungsweise Feststellung der Kundennummer zentral beim Posteingang oder dezentral beim Sachbearbeiter erfolgen. Bei dezentraler Vergabe ist auf das Problem der Doppelbearbeitung zu achten, das ausführlich an anderer Stelle des Artikels behandelt wird. Die Vorgangskennzeichen werden im allgemeinen in Form eines Buchstaben- oder Zahlenschlüssels verwaltet. Sie werden zweckmäßigerweise bereits in dieser Form eingesetzt, zumal die Systematisierung und Vorgabe eines entsprechenden kleinen Katalogs notwendig sind. Die Vergabe erfolgt zweckmäßigerweise dezentral. Eine zentrale Vergabe beim Posteingang ist natürlich möglich. Da jedoch hierzu die Kenntnisnahme des Inhalts und gegebenenfalls der erforderlichen Aktionen notwendig ist, erfolgt diese besser beim Sachbearbeiter, der durch die Bearbeitung über diese Informationen verfügt, während zentral hierfür meist zusätzliche Informationszeiten anfallen.
Mikroverfilmung
Für die Mikroverfilmung stehen folgende Alternativen zur Entscheidung.
Mikrofilm: Rolle, Kassette oder Mikrofiche.
Mikrofilmgerät: bei Rolle Durchlaufverfahren oder Schrittverfahren. Entwicklung: im eigenen Haus oder im Service.
Verfilmung: dezentral oder zentral.
Bei der Auswahl der Mikroform sind die wichtigsten Entscheidungskriterien der Umfang des Posteinganges beziehungsweise die Anzahl der täglich erledigten Schriftstücke, die Kosten der Aufnahmegeräte, des Materials und der Auswertegeräte sowie die Art des Zugriffs. Ein weiteres wichtiges Kriterium sind bereits verwendete Mikroformen, wie COM-Mikrofiche oder vorhandene Geräte, wie bei der Umstellung einer Jacketanwendung. Da der Umfang des zusammengehörigen Schriftgutes relativ gering ist, treten die Gesichtspunkte wie Material- und Gerätekosten und Duplizierkosten und -möglichkeiten in den Vordergrund.
Bei Rollen- oder Kassettensystemen ist zwischen dem Durchlaufverfahren und dem Schrittverfahren zu entscheiden. Da durch die kontinuierliche Verfilmung der tägliche Verfilmungsumfang im allgemeinen mit beiden Verfahren zu bewältigen ist und neben der Verfilmung die Dateneingabe erfolgt, die ebenfalls nachfolgend nochmals ausführlich behandelt wird, sind es reine Zweckmäßigkeits- und Kostengründe, die für die Wahl des einen oder anderen Verfahrens sprechen können. Die im allgemeinen beim Schrittverfahren höhere Bildqualität sollte ebenfalls berücksichtigt werden.
Unabhängig vom Verfahren sollte darauf geachtet werden, daß Möglichkeiten zur indirekten oder direkten Erfassung der Mikrofilmadresse bestehen.
Auch die Frage der Entwicklung im eigenen Hause oder Service kann unter Kosten- und Zweckmäßigkeitsgründen entschieden werden. Die Verkürzung der Zeit bis zur Verfügungstellung wird sehr oft für eine eigene Entwicklung sprechen.
Datenverwaltung
Zu entscheiden ist, ob diese zentral oder dezentral erfolgen soll. Diese sehr komplexe Frage kann natürlich nicht in allen Details behandelt werden. Die Tatsache, daß wesentliche Kundendaten im allgemeinen bereits zentral verwaltet werden, spricht für eine zentrale Verwaltung, wobei allerdings wiederum Engpässe hinsichtlich einer Programmänderung oder -erweiterung bestehen können. Das zu speichernde Volumen besteht aus Kundenkennzeichen und Vorgangskennzeichen die sehr eng gepackt werden können, sowie der Kundenadresse beziehungsweise der Adresse und den ergänzenden Daten. Da im allgemeinen - wie gesagt - mit Ausnahme der Vorgangskennzeichen, die nur sehr geringen Speicherraum benötigen, diese Daten zentral gespeichert sind, ist die benötigte Kapazitätserweiterung und auch der Aufwand für eine Programmänderung gering.
Am vorteilhaftesten erscheinen Mischlösungen, bei denen dezentral eine Zwischenspeicherung und eine gesammelte Übertragung an die zentrale Anlage erfolgen. Dezentrale Einheiten können dann auch zu Dialogsystemen ausgebaut werden, um etwa die Kundennummervergabe und die Vergabe der Kennzeichen zu erleichtern und die Datenerfassung zu automatisieren. Entscheidend für die Systemplanung in diesem Bereich werden der Umfang der bereits vorhandenen EDV-Anwendung und der geplante weitere Ausbau sein.
Datenerfasssung
Die Erfassung der Kundenkennzeichen und des Filmindexes sind zusätzliche Arbeitsgänge, die die Verarbeitungszeiten und die Wirtschaftlichkeit sehr beeinflussen können.
Während - wie bereits gesagt - die Vergabe der Inhaltskennzeichen zweckmäßig bei der Vorgangsbearbeitung erfolgt, muß die Eingabe bei gleichzeitiger Erfassung des Filmindexes mit der Mikrofilmaufnahme kombiniert werden.
Doppelbearbeitung
Abhängig von der Bearbeitungsform und der Organisation der Postverteilung sind eine Doppelbearbeitung sowie eine zweimalige Vergabe von Kundennummern nicht auszuschließen. Das Risiko einer Doppelbearbeitung wird um so größer, je länger der Zeitraum zwischen dem Eingang eines Schriftstückes und der Ausgabe eines veränderten Kundenprofils mit den Inhaltskennzeichnungen ist. Zunächst einmal ist einer der Gründe für eine zentrale Verwaltung die Tatsache, daß bei mehreren dezentralen Dateien Doppelbearbeitung schwerer zu erkennen und auszuschließen ist.
Auf den ersten Blick scheint das sicherste Mittel gegen eine Doppelbearbeitung eine Erfassung aller eingehenden und ausgehenden Post zu sein. Bei der damit möglichen täglichen Ergänzung der Kundenprofile würde eine nahezu absolute Sicherheit geschaffen. Diese Sicherheit ist jedoch sehr aufwendig, da das Indexvolumen, der Aufwand zur Inhaltskennzeichnung und die Beanspruchung der EDV gegenüber einer vorgangsweisen Erfassung stark aufgebläht werden. Da jedoch bei einer vorgangsweisen Erfassung die Bearbeitungsdauer des Vorgangs nicht festliegt, sie kann unter Umständen Wochen betragen, muß in diesem Falle gegen Doppelbearbeitung Vorsorge getroffen werden. Zugleich sollte eine statistische Möglichkeit innerhalb des Systems vorhanden sein, die Bearbeitungsdauer zu erfassen.
Hierfür scheint mir eine pragmatische Lösung am sinnvollsten und wirtschaftlichsten. Wenn man etwa davon ausgeht, daß Doppelbearbeitung innerhalb eines Zeitraumes von drei Tagen kaum vorkommen und daß ein sehr großer Prozentsatz der eingehenden Post innerhalb von drei Tagen bearbeitet wird, so könnte man eine Regel aufstellen, daß in den Fällen, in denen ein Vorgang länger als drei Tage bearbeitet wird, am dritten Tag der eingegangene Brief mit dem Inhaltskennzeichen und dem zusätzlichen Kennzeichen "B= in Bearbeitung" verfilmt und erfaßt wird. Nach Erledigung des gesamten Vorganges würden der eingegangene Brief und der gesamte Vorgang neu verfilmt und neu erfaßt und der entsprechende "B-Index" gelöscht. Damit wäre eine größtmögliche Sicherheit bei nur geringer Ausweitung des Erfassungs- und Verfilmungsvolumens erreicht. Zugleich könnte in diesem Zusammenhang über ein Programm die Anzahl der Vorgänge erfaßt werden, die nicht innerhalb von drei Tagen bearbeitet werden, sowie deren Bearbeitungsdauer.
Die Wahl des Zeitraumes hängt natürlich stark von der Art der Bearbeitung und des Unternehmens ab. Es kann sich unter Umständen empfehlen, diesen Zeitraum abteilungsweise zu variieren.
Das Geräteangebot
Für alle denkbaren Systemnotwendigkeiten liegt von der EDV-Seite und von der Mikrofilm-Seite ein umfassendes Angebot vor, das allen Anforderungen entsprechen kann. Eine Schwachstelle ist bei der Kombination zwischen Mikrofilm und EDV-Geräten im Bereich der Datenerfassung gegeben.
Damit fordert jedoch die Realisierung einer "chaotischen Verfilmung" neben einer besonders sorgfältigen Planung auch besondere Sorgfalt bei der Geräteauswahl.
Der für die Planung eines derartigen Systems notwendige Zeitaufwand sollte daher nicht unterschätzt werden. Dieser Aufwand wird sich jedoch durch ein außerordentlich wirtschaftliches System mehr als bezahlt machen. Man muß schließlich bedenken, daß die Umstellung des
Vorlagenverwaltungssystems auf ein Indexsystem nicht nur die gesamte Vorlagenverwaltung rationalisiert, sondern zugleich die Auskunftsmöglichkeiten und Bereitschaft entscheidend erhöht. Zudem ist hinsichtlich der Vorlagenverwaltung die "chaotische Verfilmung" das wohl zukunftssichere System der EDV- und Mikrofilm-Anwendung. Unabhängig davon, welche Entwicklung EDV-Systeme, elektro-optische Speichermedien und der Mikrofilm nehmen, wird ein derartiges System nicht geändert, sondern allenfalls wie jedes System weiterentwickelt werden müssen. Bei den verschiedenen Zukunftsprognosen wird in jedem Falle eines beibehalten, nämlich die getrennte Speicherung von größeren statischen Speichervolumen und von dynamischen Indexen.
Das System der "chaotischen Verfilmung" wird daher weitgehend unverändert bleiben, wenn an Stelle des Mikrofilms zum Beispiel High Density-Magnetspeicher oder Videospeicher treten. Mit der "chaotischen Verfilmung" wird das zur Zeit optimale statische Speichermittel - der Mikrofilm - genützt, so daß mit derartigen Systemen ein sicherer Schritt in die Zukunft getan wird, der sich keinesfalls in künftigen Zeiten als falsch herausstellen kann. In diesem Zusammenhang scheint mir wichtig, noch eines herauszustellen. Chaotische Mikrofilmsysteme greifen in gleicher Weise in die konventionelle wie in die EDV-Organisation ein. Dabei stellt der Mikrofilm keinerlei Wettbewerb oder Einschränkung der EDV dar, sondern dient zur EDV-Unterstützung und zur Erweiterung der EDV-Möglichkeit. Diesen Gesichtspunkt den EDV-Verantwortlichen klar vor Augen zu führen, scheint mir für die Kooperation und den Erfolg der Planung besonders wichtig.
*Walter Scheffel ist Herausgeber des mikrodok-lnformationsdienstes, Scheffl'sche Verlagsbuchhandlung, Berghausener Straße 21, 4018 Langenfeld