Papier-Spediteur rüstet alle Arbeitsplätze mit DV aus

Eine Situation, die vielen bekannt sein dürfte: Rechnungen gehen verspätet an den Kunden, die Geschäftsabwicklung verzögert sich, und manche Aufträge gehen sogar verloren, weil eine ordnungsgemäße Erfassung ausbleibt. Wie ein mittelständisches Speditionsunternehmen diese Mißstände auf DV-technischem Wege dauerhaft ausgeräumt hat, schildert Jörg M. Pläsker*.

Mit der Zunahme der Transportbewegungen wachsen auch die Anforderungen an maßgeschneiderte, DV-gesteuerte Organisationslösungen im Transportgewerbe. Um noch mehr Kundennähe zu schaffen und gleichzeitig den Verteilservice zu verbessern, setzt das mittelständische Speditionsunternehmen Lang in Bergisch-Gladbach einen Computer mit zahlreichen praktischen Anwendungsfunktionen ein.

Lastzüge müssen schnell entladen werden

Die im Jahre 1926 gegründete Spedition ist auf den Palettentransport von Papier spezialisiert. Rund 80 Prozent des Transportaufkommens werden mit dem Hauptkunden Zanders Feinpapiere AG in Bergisch-Gladbach abgewickelt. Der Rest entfällt auf die Verteilung von Sammelladungen. Nahrungsmittel, Süßwaren, Glas, elektronische Geräte, diverse Ersatzteile und sonstiges Zubehör befördert das Unternehmen auf diese Art und Weise.

Die Spedition Lang ist sowohl auf internationaler Ebene (England, Schweiz, Frankreich) als auch im innerdeutschen Verkehr tätig. Das Unternehmen beschäftigt insgesamt 36 Mitarbeiter, davon sieben Verwaltungsangestellte. Bedingt durch das hohe Frachtaufkommen bei der Papierfabrik Zanders in Bergisch-Gladbach wird versucht, die Lastzüge sehr schnell und möglichst vollbeladen wieder zurückzuführen.

Aufträge gingen verloren

Insbesondere auf dem Weg der Rückfrachten ist ein sehr großer Auftragsaufwand entstanden, der sich manuell nicht mehr bewältigen ließ. So war man bisweilen bis zu einem Monat mit Verwaltungsaufgaben wie der Abwicklung von Aufträgen und dem Schreiben von Rechnungen im Rückstand. Außerdem gingen hin und wieder Aufträge verloren, da diese nicht ordnungsmäßig erfaßt wurden.

Zur Optimierung des Rückladungsgeschäftes wurde im Herbst 1988 ein Speditionscomputer installiert, der die vielfältigen Auftrags- und Abrechnungsdaten effizient verarbeiten sollte. Firmenchef Franz Bennerscheidt, der die Firma vor 21 Jahren übernommen hat, kommentiert seine DV-Entscheidung wie folgt: "EDV wird

bei uns in erster Linie aus Rentabilitätsgründen betrieben. Für uns war und ist es äußerst wichtig, unseren Kundenstamm im Ladungs- und Sammelladungsverkehr zufriedenzustellen. Dies können wir nun auf der Grundlage einer ausgereiften Transport-Informatiklösung, wie sie unser neues System bietet."

Nach eingehender Markterkundung und einem ständigen Gedankenaustausch mit Branchenfirmen und dem Betriebsberatungsdienst im Verband des Verkehrsgewerbes Nordrhein erhielt die Softwarelösung "Spedit" der Firma Orga- Soft (Organisation und Software GmbH) den Zuschlag. Das Programm läuft auf Anlagen der Bull AG in Köln, die als Hardwarepartner fungiert.

Der Speditionscomputer ist für die elektronische Kommunikation zwischen Verlader und Spediteur ausgelegt und darüber hinaus für Datenfernübertragungs-Konzepte in Speditionskooperationen. Bei der Firma Lang ist seit einem Jahr eine Mehrplatz-Anlage mit fünf Arbeitsplätzen installiert. Die Mitarbeiter in der Speditionsverwaltung wurden ein halbes Jahr eingearbeitet.

Aus dem gesamten Programmpaket von Orga-Soft wählte der Betrieb zunächst die Bausteine Sammelladungs- und Ladungsverkehr, Auskunftssystem, Lademittel-Bestandsführung und Entfernungswerk. Hierzu Firmeninhaber Bennerscheidt: "Wir haben bewußt die auf unsere Anforderungen zugeschnittenen Programmteile ausgewählt, die sich je nach Bedarf ausweiten lassen. Somit verfügen wir über ein Rationalisierungs-Instrument, das innerbetriebliche Vorgänge vereinfacht und beachtliche Kostensenkungen herbeiführt."

Bereits nach kurzer Anwendungszeit des neuen Mehrplatz. Systems konnte die Transparenz, insbesondere beim Stückgut-Transport, deutlich verbessert werden. Gleichzeitig ließ sich der Administrations- und Schreibaufwand stark reduzieren. Alle Arbeitsplätze bei der Spedition Lang sind heute voll in die DV eingebunden. Aufgrund der Flexibilität der Anlage ist es möglich, von einem Arbeitsplatz zum anderen zu wechseln oder den Platz eines Kollegen im Urlaubs- beziehungsweise Krankheitsfall mit einem anderen Mitarbeiter zu besetzen.

Ein Vorteil des neuen DV-Systems besteht nach Angaben von Lang-Mitarbeiter Heiner Dünner, der die DV-Einführung wesentlich mitgetragen hat, in dem schnellen Datenzugriff und damit in der raschen Bewältigung von Routinearbeiten.

Dünner nennt hierzu einige Beispiele: "Unser Programm ermöglicht die zügige Bearbeitung von Anfragen und eine direkte Erstellung von Angeboten im Dialog; es gibt auf Anfrage zu jeder RKT (Reichskraft-Tarif)- und Auslandsverbindung die Entfernung an, errechnet angefragte Frachten und gibt Informationen bezüglich des Auftragsbestandes." Außerdem habe der Disponent aufgrund des schnellen Datendurchlaufs eine aktuelle Entscheidungshilfe zur Hand.

Wesentlicher Gedanke bei der DV-Einführung war auch, im direkten Datenverkehr mit dem Hauptkunden kommunizieren zu können. Deshalb ist die Errichtung einer Standleitung vorgesehen, über welche die ortsansässigen Spediteure mit der Firma Zanders im direkten Datenverbund stehen. Mittels der künftigen Direktleitung sollen die Ladezeiten aus Sicht der Spedition Lang erheblich verkürzt werden, indem bereits am Tag vor der Verladung die entsprechenden Papiere elektronisch überspielt werden.

"Das Jahr 1992 noch kein Thema"

Im Hinblick auf die 90er Jahre und die damit verbundene Liberalisierung des Transportwesens sind die Speditionsbetreiber durchaus optimistisch. Durch den kompakten Computereinsatz kann sich der Betrieb flexibel auf neue Gegebenheiten einstellen und auf Veränderungen im Markt reagieren.

Franz Bennerscheidt nennt einen weiteren Grund für seine positive Erwartungshaltung: "Das Jahr 1992 ist für uns im Moment kein Thema. Wir haben in den letzten Jahren auf dem Weg der Rückfrachten sukzessive einen großen Kundenstamm aufgebaut, so daß wir kaum Leer-Rückfrachten zu befürchten haben. " Die Auslastung im Sammelladungsverkehr sei gut, das Frachtaufkommen am Platz Bergisch-Gladbach gleichbleibend hoch.

DV soll ausgebaut werden

Für das Ende dieses Jahres sieht das Unternehmen die Hinzunahme des Programmbausteins "Tankstellen-Abrechnung" vor. Dieses Modul soll dazu dienen, den Treibstoffverbrauch zu kontrollieren und nachvollziehbar zu machen. Des weiteren werden die Bestände der betriebseigenen Tankstelle verwaltet.

Mit moderner Technologie will das Unternehmen langfristig auch Themen wie den elektronischen Datenaustausch, die intensivierte Nutzung des Speditionscomputers, den Einsatz von Fahrzeugen mit modernen Bordcomputer-Systemen oder die Nutzung modifizierter Lademittel-Systeme aufgreifen, Außerdem soll die Speditionsfiliale in Basel langfristig in das gesamte DV-System eingebunden werden.

*Jörg M. Pläsker ist Pressechef der Bull AG in Köln.