Direkt dem Oberbürgermeister ist die Datenverarbeitung in der Stadtverwaltung von Bad Homburg unterstellt. "Der Bürger", philosophiert der für diesen Bereich zuständige Frank Schieler, "hat Anspruch auf Dienstleistung". Von PCs lassen die Homburger DV-Leute noch die Finger - zumindest in den sensitiven Bereichen.
Insgesamt sind im Stadthaus zirka dreihundert Mitarbeiter tätig, die sich der installierten sechzig Terminals und zwölf Arbeitsplatzdrucker bedienen. Zentraler Rechner ist ein konventioneller Supermini, wobei die Erweiterung der Rechenkapazität durch ein leistungsfähigeres Modell auf RISC-Basis erwogen wird.
Der Ort, wo der Bürger die Vorteile der DV direkt erfährt, so Frank Schieler, ist die Medienverwaltung der Stadtbibliothek von Bad Homburg. Lag der Bestand an Büchern, Zeitschriften und sonstigen Veröffentlichungen vor der Umstellung auf DV 1979 bei etwa
40 000 und die jährlichen Ausleihen bei 120 000, so sind es heute 66 000 Medien und
186 000 Ausleihen - und ohne DV nicht mehr machbar.
Besonders bei der Ausleihe und der Mahnung bei überzogener Ausleihzeit wurden durch die Datenverarbeitung signifikante Verwaltungsvereinfachungen erzielt. So wird die Mediennummer sowie die Ausweisnummer des Lesers mit einem Lesestift in den Rechner eingelesen. Gespeichert sind dann eine Reihe von Parametern, wie Mediennummer, Verfassernamen, Gesamttitel, Sachtitel, Verlag, Erscheinungsjahr, Preis, Seitenzahl oder letzte Ausleihe. Das Rückgabedatum errechnet die DV selbsttätig.
Vor allem die häufig anfallenden Mahnungen bei überzogener Leihfrist, üblicherweise 28 Tage, konnten erheblich vereinfacht werden. Benötigte früher der Sachbearbeiter in der Woche etwa zwei Tage, die Kartei durchzugehen, die Anmahnungen zu schreiben und zu versenden, so wird dieser Vorgang mit Hilfe 4 der ADV in einer halben Stunde erledigt. Alle fälligen Medien werden dann in persönlich gehaltenen Briefen ausgedruckt.
Das Bibliotheksausleihsystem wurde um den Verfahrensteil "Katalogisierung" erweitert. Damit sollen zumindest teilweise die vorhandenen Zettelkataloge ersetzt werden. Die erwünschte Konsequenz ist eine bessere Beratungsmöglichkeit für die Benützer der Bibliothek. Entsprechend ist die Aufstellung frei zugänglicher Terminals, mit denen über vielerlei Suchkriterien nach Medien und deren Aufstellungsort gesucht werden kann, noch für dieses Jahr geplant.
Dieses autonome Bibliotheks-Verwaltungsprogramm ist eine eigene Entwicklung des DV-Amtes Bad Homburg. Es ist inzwischen so erfolgreich eingeführt, daß sich auch andere Büchereien dafür entschieden haben - wie die Stadtbücherei Konstanz und das Landratsamt Weißenburg-Gunzenhausen in der Oberpfalz. Die Installation dieses Programms dient als Pilotinstallation der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB), verantwortlich für ADV-Dienstleistungen in diesem Bundesland.
Erfolgreiche Einführung der ADV
Der Einstieg in die ADV begann in Bad Homburg im Jahr 1971 mit der Personal-Abrechnung. Dieses Verfahren umfaßte die Berechnung und Auszahlung der Löhne und Gehälter für die städtischen Arbeiter, Angestellten, Beamten und die Versorgungsempfänger. Bald darauf stellte die Stadtverwaltung das Einwohnerwesen auf Datenverarbeitung um, zunächst allerdings "DV zu Fuß", wie Frank Schieler rückwirkend bemerkt. Die Erfassungsbelege wurden noch handschriftlich ausgefüllt, zentral erfaßt und an das Kommunale Gebietsrechenzentrum in Frankfurt gegeben. Von dort kamen sie in Form von Meldekarten nach einigen Tagen zurück und wurden wieder manuell weiterverwaltet. Inzwischen ist die Behörde auf Online-Erfassung übergegangen. Bereits am nächsten Tag stehen die Daten für Auskünfte wieder vor Ort bereit.
DV-Planung für kommunale Zwecke
Das Einwohnerwesen ist denn auch die Basis für die großen Auswertungen im kommunalen Rechenzentrum, wie Erstellung der Lohnsteuerkarten, Wahlbenachrichtigungen und Wählerlisten. Seit rund achtzehn Monaten kommt dazu noch die Antragstellung für die neuen Personalausweise und seit Jahresanfang auch für die Europässe. Insgesamt verwaltet das Einwohnermeldeamt die Daten von 58 000 Einwohnern einschließlich der Zweitwohnsitze.
Derzeit arbeitet das DV-Amt an Vorhaben wie Auswertungen für die Stadtplanung, hauptsächlich aus dem Einwohnerwesen, aber auch aus der Grundstücksdatenbank. Dabei wird auf die Daten der Katasterämter zurückgegriffen, die bezüglich der Größe und der Nutzung der Parzellen exakte, bei den Eigentumsverhältnissen ziemlich sichere Daten vorliegen haben. Vom Landesvermessungsamt bezogene Daten setzen die Homburger auf die Belange der Kommunalen Verwaltungen um und stellen sie den städtischen Ämtern für Auskunftszwecke zur Verfügung.
Diese Auswertungen sollen Aufschlüsse über die Bevölkerungsdichte in bestimmten Gebieten sowie deren Altersstruktur geben. Auch für Straßenplanungen will man damit ermitteln, welche Parzellen überhaupt von Baumaßnahmen betroffen sind und wie die entsprechenden Eigentumsverhältnisse liegen. Aber auch die Bauaufsichtsbehörde oder das Bauverwaltungsamt für Straßenbeiträge, das Stadtreinigungsamt sowie das Tiefbauamt, das Steueramt und sogar das Grünamt nutzen diese Möglichkeiten. Die Grundstücksdatenbank ist damit auch zu einem zentralen Verfahren und zu einem aktuellen Hilfsmittel für die Verwaltung avanciert.
Das Baugenehmigungsverfahren wird derzeit mit Textverarbeitung für das Erstellen der Bescheide angegangen, deren standardisiertes Format vom Laserdrucker erzeugt wird. Textbausteine dienen zur rationellen Abfassung der Bescheide. Zur Zeit wird ein Firmenverzeichnis als Grundlage einer Ausschreibung - wer liefert was - in eigener Regie erarbeitet.
PC macht Formulare bürgerfreundlicher
Über Standleitung mit dem kommunalen Rechenzentrum laufen die Verfahren "Hesowie" (Hessisches System zur Automation von Ordnungswidrigkeiten im Straßenverkehr), eingesetzt seit 1978, sowie "Hesias" (Berechnung und Zahlbarmachung von Sozialhilfen). Vor allem das kommunale Finanzwesen läuft seit 1979 als zentrales Verfahren beim kommunalen Rechenzentrum mit den Verfahrensteilen "Veranlagungskontenführung" für Steuern und Kommunalabgaben sowie "Kassenkontenführung" für die Stadtkasse. Die Abrechnung der ehrenamtlich tätigen Bürger ist ein autonomes Verfahren mit Schnittstelle zum Finanzwesen. Diese Berechnung hat früher monatlich sechs Arbeitstage beansprucht, jetzt reicht eine Stunde für die Monatsabrechnung, meint Frank Schieler.
Angeschlossen an die städtische DV-Anlage sind die Stadtwerke. Zur autonomen Verbrauchsabrechnung wird ein Softwarepaket des Rhein-Main-Rechenzentrums eingesetzt, das neben einer Einsparung von Kosten gegenüber der früheren Verarbeitung beim kommunalen Rechenzentrum den Vorteil hat, die einzelnen Verarbeitungsläufe selbst steuern sowie zeitnäher (online) erfassen und verarbeiten zu können, um damit gegenüber den Verbrauchern jederzeit auskunftsbereit zu sein.
Ein eigenes autonomes Verfahren ist die Tankdatenabrechnung. Bei der Tankstelle im Betriebshof werden die einzelnen Tankdaten auf Diskette gespeichert und monatlich ausgewertet. Die Rechnung geht dann direkt an die einzelnen Ämter.
Im zentralen Büro für Textverarbeitung wird Textverarbeitung über Terminals betrieben. Mit dem Programm Pagemaker werden Formulare entworfen und Druckunterlagen für die Hausdruckerei erstellt. Auch ein Personal Computer ist dort für diesen Zweck installiert. Damit ist der Wunsch des Oberbürgermeisters erfüllbar, die Formulare insgesamt bürgerfreundlicher zu gestalten.
Ein weiteres eigenes autonomes Verfahren ist die Wahlauswertung. Die Wahlvorstände in allen Wahllokalen melden nach Abschluß der Wahl die von den Wahlmaschinen abgelesenen Ergebnisse telefonisch an die ADV-Zentrale. Die Schnellmeldung wird auf Plausibilität geprüft und dann direkt pro Wahlbezirk ausgedruckt beziehungsweise in Präsentationsgrafik dargestellt.
"Der Einsatz von Personal Computern in der öffentlichen Verwaltung, auch für an sich einfache Anwendungen wie Textverarbeitung, ist problematisch", gibt Frank Schieler
zu verstehen. Es gebe halt eine Diskette, die man auch mit nach Hause nehmen könne und damit Daten auch vertraulichster Natur. In sensitiven Bereichen werde daher kein Personal Computer eingesetzt. Der einzige PC stehe zur Zeit im Büro für Textverarbeitung zur Gestaltung von Formularen.
Doch auch im Organisationsamt wünscht sich Frank Schieler Personal Computer für Anwendungen wie Desktop Publishing und Präsentationsgrafik, denn so etwas gehe auf dem PC doch erheblich eleganter und entlaste außerdem den Zentralrechner. Auch für die Kämmereiverwaltung wünsche man sich Personal Computer, doch die Frage nach dem zu zahlenden Preis beziehungsweise die Preisdifferenz zum Terminal spiele eine gewichtige Rolle. Trotzdem, der Stellenwert der DV für die kommunale Verwaltung spiegelt sich auch im Budget des Amtes für Organisation und DV wider, rund 300 000 Mark im kommenden Jahr. Nicht enthalten sind 11 000 Mark für die DV-Ausbildung.
DV-lnteressenten stehen Schlange
Die positive Einschätzung zur technikunterstützten Informationsverarbeitung ist seit Beginn der achtziger Jahre gestiegen. "Als ich 1981 in das Amt kam, da mußte man noch händeringend um DV-Einsätze bitten. Manche haben sich dann auch halblächelnd zu einem Versuch bereit erklärt. Heute können wir uns vor Anfragen nicht mehr retten, und wir kommen kaum noch nach, vor allem nicht mit der Programmierung", konstatiert Frank Schieler. Es gebe da nur die Möglichkeit der eigenen Programmierung oder des Zukaufs von fertigen Lösungen.
An Projekten für 1989 sind ein umfassendes Baugenehmigungsverfahren geplant, vom Antragseingang bis zum fertigen Bescheid; ein Beschluß- und Vorlagensystem (Ratsinformationssystem) mit Ausbau bis zum Retrieval-System; elektronische Post per X.400 (um die internen Postwege zu verkürzen); Einbindung der Feuerwehr (Materialverwaltung) mit späterem Einsatzsystem; ein Grünflächenkataster mit Grünflächendatenbank per zugekaufter Software; Materialverwaltung mit Inventarisierung (selbst programmiert); Jugendamts-Verwaltung mit Verwaltung der Mündelgelder (zugekauftes Programm) sowie Textverarbeitung im Standesamt. An Personal für diesen Service-Katalog steht ein weiterer Anwendungsberater auf Frank Schiels Wunschliste.