Dokumenten-Management- und Archivsysteme sind im Wesentlichen Instrumente, mit denen Anwender die selbst erstellten Office-Dokumente, gescannte Papierdokumente und ausgehenden Drucksachen ablegen und in der gewünschten Aktenform oder Anzeigestruktur wieder darstellen und ausdrucken können. Letzteres wird gelegentlich übersehen, denn nicht selten gelten Dokumenten-Management- und Archivsysteme als Mittel zum "papierlosen Büro". Viel effizienter ist es aber, papierloses und papiergebundenes Arbeiten sinnvoll zu verbinden. Beispielsweise empfiehlt es sich aus Zeitgründen, digital zu recherchieren und erst dann zu entscheiden, ob man die gefundenen Dokumente ausdruckt.

Die Zufriedenheit der Anwender mit den Dokumenten-Management- und Archivsystemen belegt eine Studie des Verbands Organisations- und Informationssysteme (VOI), für die Unternehmen unterschiedlicher Größe befragt wurden. Demnach sparen Anwender solcher Systeme Kosten, Platz und Zeit, beschleunigen Prozesse und verbessern ihre Auskunftsfähigkeit. Anstelle von Zugriffszeiten im Bereich von zwei bis fünf Minuten am Schreibtisch, etwa zehn bis 13 Minuten bei einer Abteilungsablage oder über einen halben Tag bei Unterlagen im Archiv haben die Nutzer von Dokumenten-Management- und Archivsystemen in wenigen Sekunden die gewünschten Informationen auf dem Bildschirm oder dem Tisch liegen. Diese Beschleunigung wird erreicht, ohne dass jemand schneller arbeiten muss! Die Systeme können zunächst abteilungsweit oder gleich unternehmensweit eingeführt werden.

Beispiel Scannen

Im kaufmännischen Bereich werden Dokumenten-Management häufig in Verbindung mit dem Scannen von Eingangsrechnungen verwendet. Hier lassen sich im wesentlichen zwei Alternativen unterscheiden:

-"Frühes Scannen" bedeutet, dass die Unterlagen beim Posteingang gescannt und dann den Sachbearbeitern elektronisch zugestellt werden - die Bearbeitung erfolgt dann digital.

- "Spätes Scannen" heißt, die Unterlagen werden wie gewohnt per Hauspost verteilt und auf Papier bearbeitet. Vor der Ablage des Dokuments wird es mit Schlagworten beziehungsweise Indexen versehen und dann gescannt. Die weitere Recherche erfolgt über das Archivsystem.

Die erste Variante beschleunigt Prozesse und reduziert manuelle Tätigkeiten. Neue Arbeiten fallen beim Sortieren, Scannen und der Qualitätssicherung der Dokumente an. Exakt dasselbe ist auch beim späten Scannen zu tun, allerdings gibt es in dieser Phase kaum noch Rationalisierungspotenzial, da die manuelle Vorgangsbearbeitung bereits abgeschlossen ist. Lediglich bei Recherchen nach abgeschlossenen Vorgängen spart das Dokumenten-Management- und Archivsystems dann noch Zeit.

Außerdem kann die erste Alternative weiter verbessert werden: Soweit es die Dokumentenmengen und -strukturen erlauben, besteht die Möglichkeit, mittels Formularerkennung und Dokumentenklassifizierung die Daten von Eingangsrechnungen zu extrahieren und dem Buchhaltungssystem (zum Beispiel von SAP) zur Verfügung zu stellen. Die manuelle Datenerfassung entfällt damit zugunsten der Datenüberprüfung.

Beispiel Massenschriftverkehr

Ausgangsdokumente, die in größerer Menge erzeugt werden, werden selbstverständlich nicht nach dem Drucken gescannt, sondern elektronisch in das Dokumenten-Management- und Archivsystem mittels Cold-Komponenten (Cold = Computer Output to Laser Disc) übertragen: Dieses Modul extrahiert aus den Dokumenten-Spool-Daten die Indexbegriffe und trennt die verschiedenen Dokumente voneinander, damit diese in die Kundenakte abgelegt werden können.

Dieses gängige Verfahren kann unabhängig vom Scannen eingeführt werden und zur Vollständigkeit von Dokumenten und Akten im System beitragen. Je mehr Dokumente der Anwender im System findet, umso lieber benutzt er es.

Beispiel Individualschriftverkehr

Zur Vervollständigung der Kundenakte mit dem Individual- und Ad-hoc-Schriftverkehr werden die Texterstellungsprogramme eines Office-Pakets mit den standardmäßigen Schnittstellen genutzt. Die Vorlagen werden mit indexrelevanten Feldern ergänzt, und der Anwender kann diese Vorlagen aus der Akte im Dokumenten-Management-System erstellen oder ausgehend von der Office-Anwendung in die Akte übertragen. Aufgrund von mehrstufigen Genehmigungsverfahren und Vier-Augen-Prinzipien sind Freigabe-Workflows und Versionsverwaltung empfehlenswert. Die Dokumente werden nach Freigabe im Originalformat und als TIF-Datei für die Langzeitarchivierung abgelegt.

Die Wirtschaftlichkeit dieser Systeme ist beachtlich. Geeignete Arbeitsplatzcomputer mit guten Bildschirmen sind in den meisten Unternehmen vorhanden, leistungsfähige Scanner lassen sich heute zu attraktiven Preisen erwerben. Das belegt die erwähnte VOI-Untersuchung: 40 Prozent der Anwender konnten Angaben zur Amortisationsdauer machen. Demzufolge sind die Ausgaben in 80 Prozent der Projekte nach spätestens 24 Monaten wieder hereingeholt. (ue)

*Dr. Dietmar Weiß ist Analyst bei Barc in Würzburg.

Informationstage - acht Hersteller auf dem Prüfstand

Viele große Softwareanbieter bezeichnen den Markt für Dokumenten- und Content-Management als strategisch wichtig. Da sich die Produkte ständig weiterentwickeln und es außerdem immer wieder zu Firmenübernahmen kommt, sind die Angebote jedoch schwer überschaubar.

Um Anwendern eine Orientierung zu geben, haben Business Application Research Centers (BARC) aus Würzburg und die COMPUTERWOCHE die Veranstaltungsreihe "Kräftemessen im Dokumenten-Management" ins Leben gerufen. Ziel ist es, die Unterschiede der Softwareanbieter hinsichtlich Strategie und Lösungsangebot für heutige Dokumenten-Management-Anforderungen deutlich zu machen. Der Anwender kann sich dabei über die Produkte von d.velop, Easy Software, Elo digital office, Filenet, Hyperwave, IBM, Optimal systems und SER informieren.

Um die Aussagekraft und Vergleichbarkeit zu erhöhen, gibt es von Seiten des Veranstalters strukturelle und inhaltliche Vorgaben. Die Anbieter gehen während ihrer 40-minütigen Präsentationen insbesondere auf folgende Punkte ein: Workflow- und Content-Management, Indizierungs- und Suchfunktionen, Archivierungs- und Imaging-Systeme, E-Mail- und Groupware-Tools sowie mit Text Mining. Anwender können BARC-Experten über ihre Probleme und mögliche Lösungen dikutieren.

Veranstaltungsorte sind Hannover (16. Juni 2004), Düsseldorf (204.06.2004) und München (6. Juli 2004). Die Teilnahme für Anwenderunternehmen ist kostenfrei, für Berater und Softwareanbieter wird ein Beitrag von 250 Euro erhoben. Anmeldung und weitere Auskünfte bei Herrn Keller unter 0931/880 6510 oder unter 0931/88065128 (Fax).

Abb: Der Nutzen von Dokumenten-Management

Zeit- und Platzersparnis sind die Hauptgründe für Dokumenten-Management. Quelle: BARC