STOLBERG (CW) - Beim Pharmaunternehmen Grünenthal GmbH in Stolberg bei Aachen werden Informationen zwischen den rund 150 Außendienstmitarbeitern, den Pharma-Referenten und dem DV-System, einer Sesam-Datenbank auf Siemens 7.748, mittels OCR-Belegen ausgetauscht: Außer dem Eingabeweg vom Sachbearbeiter über den OCR-ausgefüllten Beleg zum Computer, nutzt man umgekehrt das gleiche Formular zur Ausgabe aktueller Informationen an den Pharma-Referenten. Ausgefüllt wird vor Ort - beim Arztbesuch oder kurz danach.
Die denkbare Alternative eines tragbaren Terminals ist wegen der Umstände, die sie beim besuchten Arzt verursachen würde, ausgeschlossen. Außerdem lägen die Kosten für 150 tragbare Dialog-Terminals, ungeachtet der Telefongebühren, ungefähr beim Dreifachen der OCR-Lösung.
Das Einlesen der Belege im Hause Grünenthal ist Sache der betreffenden Fachabteilung, nicht des Rechenzentrums. Die vier Mitarbeiter der Abteilung Ärztedatei im Ressort Marketing legen die Belegstapel an dem fast geräuschlos arbeitenden Tischgerät Feller OCR 2002 je nach Stand des. Arbeitsablaufs selbst ein - er wird von allen, einschließlich Abteilungsleiter Helmut Laser, benutzt wie ein Bürokopierer.
Die Abteilung Ärztedatei macht am Feller-Leser auch Tastatur-Eingaben. Manche Belege nämlich versieht der Pharma-Referent mit Anmerkungen wie "Prospekt Produkt X zusenden". Der Leser stoppt in solch einem Fall automatisch. Die gewöhnliche Handschrift (also keine OCR-Norm) erscheint als Faksimile auf dem Leser-Bildschirm, der auch für die Korrekturen benutzt wird. Man tippt den davon abgelesenen Text ein, er erscheint in einer gesonderten Zeile ebenfalls auf dem Bildschirm. Der weitaus größte Teil der Daten aber geht automatisch gelesen auf Band (Online-Lesen ist möglich, wird aber von Grünenthal nicht praktiziert).
Drei Typen von Zeichen werden auf dem gleichen Beleg erfaßt:
- Vom Computer aufgedruckte Informationen in OCR-Schrift alpha oder numerisch, zum Beispiel Ärzte- und Referenten-Nummer (Prinzip des Umlaufbelegs);
- Eintragungen in Handschriftziffern, vorwiegend bei neuen Kunden (Arzt-Nummer) oder Vertretungen (Referenten-Nummer);
- Markierungen. Die A4-Belege bieten genug Platz, Texte vorzugeben, die dann nur noch strich-markiert werden.
Das Problem des richtigen Ausfüllens ist nach EDV-Leiter Spöth und Projektleiter Assent keines. Korrektes Schreiben soll in der Praxis schnell gelernt sein, außerdem steht sie als Muster auf jedem Beleg. Schließlich hält der Feller-Leser per Programm Fehllesungen fest, so daß Statistiken erstellt und die Ausfüller auf ihre " schwachen Seiten" hingewiesen werden können.
Schlangenlinien werden klaglos geschluckt
Auf das alte OCR-Problem mit verwechselbarer Computerschrift angesprochen ("eine schief angeschlagene Acht sieht aus wie eine Drei") sagt Joachim Spöth: "Völlig eliminiert durch vorschriftsmäßige Drucker-Wartung. Dabei handelt es sich um 1100 Zeilen pro Minute schnelle Kettendrucker. Schlangenlinien werden klaglos geschluckt."
Spöth und Assent zur OCR allgemein: "Diese Methode ist bis heute gewissermaßen in aller Stille perfektioniert worden - von unserem Feller-Leser können wir das jedenfalls behaupten. Groß diskutiert wurde sie vor zehn Jahren, als sie neu, teuer und in der Praxis voller Schwächen war. Wohl aus diesem Grund wird sie heute noch oft unterschätzt."
Adäquat zur Datenbank
Nach Meinung von Spöth und Assent ist die OCR die adäquate Methode zur Eingabe der in großen Mengen und steter Folge anfallenden Daten, die üblicherweise zur Aktualisierung einer Datenbank anstehen. Auch bei Grünenthal erfaßt man über Terminals, aber dabei handelt es sich um weniger mengen- und termin-kritische Datensorten wie zum Beispiel Adressenänderungen. Ansonsten sind die Bildschirme vorwiegend für Abfragen da.
Der Wert einer Datenbank leidet, wenn durch den Flaschenhals Tastaturerfassung die Aktualität, herabgesetzt oder durch Unsicherheit der damit verbundenen Personalfrage gefährdet wird. Bei Grünenthal will immerhin ein großer Rechner mit 1,5 Megabyte Arbeits- und 1,5 Gigabyte Plattenspeicher mit den vertriebsbezogenen Daten über die Besuche bei 170 000 Ärzten "gefüttert" werden. Nach Meinung und Erfahrung des Anwenders ist die OCR-Methode die schnellste und sicherste.
Der Kaufpreis des Gerätes beträgt 220 000 Mark. Dies entspricht einer monatlichen Leasingrate von 6420 Mark. Für Wartung zahlt Grünenthal 1533 Mark.