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Uni Münster und IBM untersuchten bislang fast 600 Betriebe

Mittelstand: Besser als sein Ruf, aber noch mit Defiziten

21.01.2000
MÜNSTER (qua) - Die deutschen Mittelständler haben die Relevanz der IT für ihr Geschäft erkannt, setzen diese Erkenntnis aber nicht immer adäquat um. Auf diesen Nenner lässt sich das Ergebnis einer Unternehmensbefragung bringen, die das Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität Münster zusammen mit der IBM vorgenommen hat.

Welchen Beitrag leistet die IT-Infrastruktur zum Geschäftserfolg mittelständischer Unternehmen? Für den Geschäftsbereich Mittelstand und die Unternehmensberatung der IBM gibt die Antwort auf diese Frage wertvolle Hilfestellung beim täglichen Business. Im Sommer des vergangenen Jahres initiierte die in Stuttgart ansässige Mittelstandsorganisation des IT-Riesen deshalb die Studie "IT 21 - Informationstechnologie im 21. Jahrhundert". Ziel war es, anhand eines "Benchmark" zu überprüfen, ob die IT-Infrastruktur der heiß umworbenen Zielgruppe fit für das 21. Jahrhundert sei. Das Ergebnis erhebt nicht den Anspruch, eine wissenschaftliche Untersuchung zu sein, spiegelt aber zumindest die Selbsteinschätzung der deutschen Mittelständler recht detailliert wider.

Bis Ende 1999 waren 560 Kunden befragt, die zum größten Teil einen Umsatz zwischen 50 und 500 Millionen Mark erzielen sowie 50 bis 2000 Mitarbeiter beschäftigen. Der Köder, der sie zur Teilnahme bewegen sollte: Sie erhalten kostenlos eine anschauliche Darstellung ihrer "IT-Fitness" - im Vergleich mit den anderen Unteruschungsteilnehmern und den "Best Practices".

Dieser Vergleichsmaßstab wurde von den Wirtschaftsinformatikern der Uni Münster unter der Leitung des Lehrstuhlinhabers für Interorganisationssysteme, Stefan Klein, festgelegt - auf der Grundlage der aktuellen wissenschaftlichen Literatur. Das mit den Best Practices verfolgte Ziel ist eine IT-Struktur, die ihre Unterstützungsfunktion für das Geschäft des Anwenderunternehmens optimal erfüllen kann. "Nicht das beste, schnellste oder neueste Equipment sorgt für den Wettbewerbsvorsprung, sondern eine IT-Infrastruktur, die alle Abläufe und Potentiale im Unternehmen zielgerichtet unterstützt", lautet die griffige Formulierung von Fredi Rank, dem IT-21-Verantwortlichen im IBM-Marketing.

Als Leitfaden für die Selbsteinschätzung der untersuchten Betriebe haben Anbieter und Wissenschaftler zwei Fragebögen mit jeweils etwa 70 Punkten erarbeitet: einen für die IT-Verantwortlichen, den anderen für die Geschäftsführer. Auf diese Weise ließen sich möglicherweise durch Eigeninteressen verfälschende Aussagen leichter zurecht rücken. Die Fragen wurden jeweils im persönlichen Gespräch mit einem dafür ausgebildeten Vertriebsmitarbeiter der IBM beantwortet.

Die gute Nachricht vorweg: Der deutsche Mittelstand ist nach den Ergebnissen der Studie besser als sein Ruf. Entgegen anders lautenden Vermutungen ist beispielsweise in den meisten mittelständischen Betrieben, konkret: in etwa acht von zehn befragten Unternehmen, die IT-Abteilung direkt der Geschäftsleitung unterstellt (diese Antwort wählten mehr als 72 Prozent der Teilnehmer) oder kann zumindest unternehmensweite Richtlinien erlassen (etwa sechs Prozent).

Emanzipation vom RechnungswesenImmer noch anzutreffen, aber mit 13 Prozent der Nennungen vergleichsweise selten ist die Variante, dass die IT als Anhängsel einer Fachabteilung, meist des Rechnungswesens, fungiert. Überdurchschnittlich häufig (25 Prozent) kommt das nur bei den Unternehmen vor, deren IT-Praktiken und -Performance dem Benchmark (einem aus allen abgefragten Dimensionen der IT-Struktur kumulierten Vergleichswert) am wenigsten entsprechen. Dieser von der IBM als "Overall Fitness" bezeichnete Wert berücksichtigt Kommunikations-, Innovations- und Anpassungsfähigkeit sowie Abstimmung, Planung und Steuerung, Sicherheit, Hebelwirkung und Servicegrad der IT.

Die fünf Prozent der Befragten, deren Anworten sie als von diesem Ziel am weitesten entfernt ausweisen, werden in der Auswertung als "Verlierer" bezeichnet, während die fünf Prozent, die ihren eigenen Angaben zufolge dem Benchmark am nächsten kommen, die "Gewinner" sind (siehe Grafik unten).

Noch in einem anderen Punkt widersprechen die Angaben der Befragten den häufig strapazierten Klischees. Auch im Mittelstand ist die IT längst mehr als bloß eine Möglichkeit, bestehende Abläufe kostengünstiger zu realisieren. Die überwältigende Mehrheit der IT-21-Teilnehmer, sprich: rund 93 Prozent, will mit Hilfe der informationstechnischen Systeme ihre Prozesse verbessern. Fast jedes zweite Unternehmen gab an, die IT auch als Mittel zur Differenzierung am Markt einzusetzen und sich mit ihrer Hilfe Wettbewerbsvorteile zu verschaffen.

70 Prozent der Antworten legen nahe, dass von der IT-Abteilung zumindest gelegentlich Impuse für die Veränderung von Geschäftsabläufen ausgehen. Jeder fünfte Befragte bezeichnete die Informationstechnik sogar als "Innovationsmotor". Einschränkend merkt die IBM jedoch an, dass die konkrete Nutzung der IT im Großen und Ganzen bei den untersuchten Betrieben hinter den Erkenntnissen und Absichtserklärungen zurückstehe.

Voraussetzung für das Erreichen solcher Ziele ist unter anderem die Abstimmung zwischen IT- und Geschäftsstrategie. 85 Prozent der befragten Mittelständler beteuerten, dass sich die IT-Strategie bei ihnen aus den Geschäftszielen ableite. Doch nur 17 Prozent konnten reinen Herzens konstatieren, dass in ihrem Hause die IT- und die Unternehmensleitung gemeinsame Strategien entwickelten und dieses Zusammenspiel regelmäßig überprüft werde.

Bei diesen Ergebnissen ist übrigens zu berücksichtigen, dass 55 Prozent der Befragten, wenn sie von einer "Strategie" sprechen, keine ausgearbeiteten oder gar schriftlich fixierte Zielen meinen.

Ungeachtet dessen legen die Ergebnisse nahe, dass die Kooperation mit der Unternehmensführung für die IT weniger heikel ist als die Kommunikation mit den Fachabteilungen. Zwar gaben fast alle Befragten an, es seien zumindest sporadische Treffen zwischen IT- und Fachbereichen eingeplant. Doch regelmäßig treffen sich Anwender und Anbieter von IT-Leistungen dann nur in 70 Prozent der Unternehmen. Und wenn es darum, geht, die Inhalte dieser Gespräche zu protokollieren und systematisch zu prüfen, ob die ausgehandelten Ziele tatsächlich erreicht werden, dann halten lediglich 15 Prozent der Betriebe mit.

Wie ernst es den Unternehmen mit der strategischen Bedeutung der IT tatsächlich ist, wird unter anderem dadurch deutlich, wie sie die Prioritäten für Beschaffungen in diesem Bereich setzen. Hier sind die Ergebnisse der Befragungen in sich schlüssig: 64 Prozent der Unternehmen begründen demnach ihre Investitionen nicht nur mit quantitiven, sondern auch mit qualitativen Zielen. Reine Kostenbetrachtungen herrschen nur noch in fünf Prozent der Betriebe vor.

Einige Vorurteile gegen den Mittelstand werden jedoch durch die Umfrageergebnisse noch verstärkt: So sind eine durchgängige interne Kommunikation via E-Mail und die Nutzung öffentlicher Datenkommunikations-Netze für den Informationsaustausch mit den Kunden im deutschen Mittelstand augenscheinlich noch lange nicht die Regel. Nur jedes zweite der befragten Unternehmen macht nach eigenen Angaben von diesen Möglichkeiten Gebrauch.

Im Zusammenhang damit stehen offensichtliche Defizite in der Kommunikationskultur. Nur jedes fünfte Unternehmen gab an, die Kommunikation über Hierarchie- und Unternehmensgrenzen hinweg zu fördern. Die Bedeutung der Ressource Information ist noch nicht in vollem Umfang erkannt.

Auch in puncto Ausfallsicherheit der Systeme wird der Mittelstand seinem schlechten Ruf gerecht. Das Bewusstsein darüber, wie stark das Tagesgeschäft, die Kundenbeziehungen und das Image des Unternehmens von einer funktionierenden IT-Unterstützung abhängen, ist offenbar nur partiell vorhanden.

Vier von fünf Befragten gaben an, dass in ihrem Betrieb viele Bereiche (33 Prozent) oder sogar alle, in denen es sinnvoll sei (48 Prozent), informationstechnisch unterstützt werden. Falls die IT-Systeme einmal vollkommen ausfallen sollten, sehen etwa zwei Drittel ihr Tagesgeschäft schon am ersten Tag massiv beeinträchtigt. Sie könnten weder Kunden bedienen noch Waren liefern oder den Zahlungsverkehr und die Fakturierung abwickeln. Ein knappes Viertel wäre gar "sofort" unfähig, diese Funktionen auszuführen. Weniger düster sehen die Mittelständler merkwürdigerweise aber die Auswirkungen eines Totalausfalls auf ihre Kunden- und Lieferantenbeziehungen. Nur ein Drittel befürchtet, dass die Konsumenten innerhalb von drei Tagen abwandern würden. Fast die Hälfte ist der Ansicht, dass Klientel und Lieferanten es ihnen länger als fünf Tage nachsehen würden, wenn die IT-Systeme nicht mehr funktionierten.

Einen schweren Schaden für das Unternehmensbild innerhalb der ersten drei Tage prognostiziert nur ein Fünftel der Befragten. Und rund 60 Prozent hoffen, auch einen Systemausfall von mehr als fünf Tagen ohne Gesichtsverlust überstehen zu können.

Vielleicht liegt hier der Grund dafür, warum es nur in jedem zweiten der untersuchten Betriebe definierte Regeln für den Katastrophenfall gibt. In der anderen Hälfte der Betriebe gilt offenbar die Devise: "Jeder rettet, was er kann." Ein regelrechter Katastrophenplan einschließlich Maßnahmen für den Wiederanlauf, der regelmäßig überprüft und eingeübt wird, existiert nur bei sechs von hundert Teilnehmern.

Last, but not least überprüften IBM und Uni Münster auch die These, dass die IT-Mitarbeiter im Mittelstand mit Administrationsaufgaben überlastet seien, keine kreativen Freiräume hätten und kaum geschult würden. Diese Behauptung fanden sie teilweise widerlegt, teilweise bestätigt.

Einerseits gaben nur 20 Prozent der Befragten an, dass ihre IT-Spezialisten zu mehr als 40 Prozent durch die Administration von Anwenderarbeitsplätzen gebunden seien. Andererseits lassen die Investitionen in die Weiterbildung der Mitarbeiter zu wünschen übrig. 73 Prozent der Unternehmen gönnen ihren IT-Leuten maximal eine Woche Schulung im Jahr, ein Viertel sogar nur zwei Tage. Ganze 30 Prozent der Befragten betreiben die Ausbildung ihres IT-Personals systematisch und zielgerichtet.