Microsoft hat seine Office-App für Android und iOS bereits im Februar eingeführt. Jetzt, in der Pandemie, zeigt die App, für wie viele Aufgaben man sie einsetzen kann: Sie können eine Buchseite fotografieren und den Text mithilfe der optischen Zeichenerkennung automatisch extrahieren. Sie können ein Foto in eine PDF-Datei umwandeln. Sie können eine PDF-Datei signieren, die Sie bereits erstellt haben. Sie können ein Foto von einer Tabellenkalkulation machen und diese in eine Excel-Tabelle oder ein Dokument in eine PDF-Datei oder umgekehrt verwandeln.
Hier finden Sie die Anleitungen für ein paar typische Anwendungen:
Hausaufgaben der Kinder einscannen
Der Lehrer Ihres Kindes hat Ihnen wahrscheinlich bereits eine Möglichkeit genannt, wie Sie manuell erstellte Arbeiten erfassen können: mit der Kamera an Ihrem PC oder Chromebook. An der Schule unseres amerikanischen Kollegen beispielsweise werden Schülerinnen und Schüler gebeten, ein Dokument in Google Docs zu öffnen, zum Symbol "Bild einfügen" in der Symbolleiste zu navigieren und mit der Kamera ein Foto der Arbeit zu machen.
Um Arbeiten auf Papier einzuscannen und diese anschließend zu verschicken, können Sie komfortabler auch die mobile Office-Anwendung verwenden. Starten Sie die Office-App und navigieren Sie zu Aktionen am unteren rechten Bildschirmrand. Jetzt sehen Sie eine Liste von Möglichkeiten. Klicken Sie auf In PDF scannen.
Es erscheint ein Foto-Bildschirm, bei dem der Menüpunkt Dokumenthervorgehoben ist .Halten Sie jetzt die Smartphone-Kamera über das Arbeitsblatt Ihres Kindes, und ein roter Rahmen erscheint. Sie müssen den Rahmen jetzt nicht ganz exakt um das Arbeitsblatt ziehen, die Feinausrichtung erledigt die App. Klicken Sie auf den Dokument-Button. Sie können das Foto jetzt speichern und teilen.
Sollte das Arbeitsblatt Kästen enthalten, kann es passieren, dass die App einen Kasten als die gesamte Seite ansieht. Dann müssen Sie da ein bisschen spielen, bis wirklich alles aufs Foto kommt. Und mit dem Symbol links unten können Sie ein mehrseitiges PDF mit mehreren Bildern erstellen.
Mit Office können Sie außerdem vorhandene Bilder auf Ihrem Smartphone in PDFs umwandeln, allerdings ohne KI-Möglichkeiten, die die App sonst bietet. Sinnvoller wäre es in dem Fall, eine neue Aufnahme zu machen, wenn das Original vorliegt.
PDF vom Smartphone aus unterschreiben
Wenn Ihr Kind ein Formular bekommt, persönlich oder per Mail, das Sie unterschreiben müssen und per Mail zurückschicken wollen, geht auch das mit der Office-App.
Haben Sie ein Papierdokument? Wandeln Sie es wie oben beschrieben mit In PDF scannen in ein PDF-Dokument um.
Haben Sie ein elektronisches Dokument wie eine Word- oder Google-Docs-Datei? Wenn es sich um eine Google-Docs-Datei handelt, speichern Sie sie in Word. Word-Dateien können Sie mit Dokument in PDF konvertieren.
Gehen Sie auf der Aktionen-Seite zu PDF signieren.
Die App öffnet Ihre PDF-Datei, und Sie tippen auf die Stelle, wo Sie unterschreiben möchten. Jetzt öffnet sich ein Fenster, in dem Sie auf dem Bildschirm unterschreiben können. Ihre Unterschrift können Sie auch speichern.
Klicken Sie auf das Häkchen rechts oben, und es geht zurück in das Dokument, wo Sie Ihre Unterschrift - zwar noch zu groß - dort sehen, wo Sie sie haben wollen. Jetzt können Sie die Unterschriftengröße anpassen und/oder verschieben und das PDF speichern.
Ein PDF aus der Office-App verschicken
Auf der Aktionen-Seite können Sie ein Dokument (per Text oder E-Mail) freigeben, einschließlich der PDFs, die Sie gerade erstellt haben. Und Sie können dieses Dokument auf Ihren oder den Computer Ihres Kindes verschieben.
Auf Ihrem Computer (oder dem Ihres Kindes) gehen Sie jetzt auf transfer.office.com. Sie sehen einen QR-Code und werden aufgefordert, diesen mit Ihrem Smartphone zu scannen, um eine Übertragung herzustellen.
Klicken Sie dafür auf der Aktionen-Seite auf Dateien übertragen und dann auf Senden, um den Code zu scannen. Klicken Sie anschließend auf Koppeln und wählen Sie danach die zu sendende Datei aus. Das funktioniert natürlich auch umgekehrt, über Empfangen.
Text scannen - Smartphone wird zum OCR-Gerät
Wer mit Büchern arbeitet und sich ein paar Notizen machen möchte, wird diese Funktion zu schätzen wissen: Das Smartphone wird zum OCR-Gerät. Es arbeitet dabei nicht wie übliche Scanner, sondern liest und kopiert den Text einer Seite.
Gehen Sie auf die Aktionen-Seite und klicken Sie auf Bild in Text. Jetzt machen Sie ein Foto (es funktioniert auch mit Aufnahmen die Sie schon gespeichert haben), klicken auf Bestätigen,und jetzt sehen Sie den Inhalt der Buchseite als Text, den Sie teilen und kopieren können.
Je flacher und besser ausgeleuchtet Sie ein Dokument für die Texterkennung platzieren können, desto besser wird das Ergebnis. Sorgfältiges Korrekturlesen ist in jedem Fall empfehlenswert.
Dieser Beitrag erschien zuerst bei unseren amerikanischen Kollegen auf pcworld.com