Die Verbreitung von Nachrichten mit beleidigendem, diskriminierendem oder sexistischen Inhalt kann rechtliche Konsequenzen für das Unternehmen nach sich ziehen, aus dem sie abgeschickt wurden. Eine neue Studie des Mail-Security-Anbieters Mirapoint und des Marktforschungsunternehmens Radicati Group zeigt Risiken der Mail-Kommunikation in Unternehmen auf.
Sechs Prozent aller befragten Mitarbeiter in Unternehmen gaben an, vertrauliche Informationen aus dem Hause ihres Arbeitgebers per E-Mail an nicht legitimierte Empfänger gesendet zu haben.
"Sechs Prozent erscheinen auf den ersten Blick nicht viel, bei einem Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern sind dies aber immerhin rund 600 Angestellte, die es mit dem Schutz des geistigen Eigentums nicht so genau nehmen. Und in der Praxis reicht oft eine einzige Mail mit unternehmenskritischen Interna, um die gesamte Geschäftsstrategie zu gefährden", sagte Sara Radicati, Präsidentin der Radicati Group. Sie empfiehlt eine "akribische Schulung" von Mitarbeiten über firmeninterne E-Mail-Policy. Zudem rät sie, entsprechende Technologien zur Filterung und Überwachung ausgehender Mails zu implementieren.
Ein weiteres Ergebnis der Studie zeigt nämlich, dass viele Mitarbeiter die eingesetzten technischen Lösungen zur Kontrolle der Mail-Kommunikation umgehen: 25 Prozent der Befragten gaben an, regelmäßig geschäftliche E-Mails an ihre private Mail-Adresse weiterzuleiten. Durch diese an der unternehmenseigenen Firewall vorbei gesendeten und gespeicherten Mails verlieren Unternehmen die Kontrolle darüber, wohin Nachrichten gesendet und wie lange sie gespeichert werden.
Zudem lässt sich die Nutzung und Verbreitung der mit den Mails publizierten Informationen nicht nachvollziehen. Fast zwei Drittel der Befragten sagten, dass sie geschäftliche Mails auch über den privaten Mail-Account versenden würden. Acht Prozent machen dies häufig.
Überraschend ist, dass nur 22 Prozent der Befragten wussten, dass ihr Unternehmen ausgehende Mails per Inhaltsfilter kontrolliert, 42 Prozent waren überzeugt, dass dies nicht der Fall sei. 36 Prozent wussten nicht Bescheid.
Korrelierend zu diesem Ergebnis fand die Studie heraus, dass lediglich die Hälfte der befragten Unternehmen klare Regeln für die Nutzung von E-Mails in der geschäftlichen Kommunikation vorgegeben hat. Bei 31 Prozent gibt es keine Mail-Policy. 19 Prozent konnten keine Auskunft geben.
Ein weiteres Risiko für Unternehmen stellen Mails mit beleidigenden, diskriminierenden oder sexistischen Inhalten dar. 70 Prozent der Befragten hatten solche Mails über ihren beruflichen Mail-Account erhalten. Bei 42 Prozent waren die Absender sogar Kollegen oder Geschäftspartner.
Die Studie hatte mehr als 350 Teilnehmer. Befragt wurden ausschließlich E-Mail-Anwender in Unternehmen.