Im Zeitraffer: Montag, 19. Oktober 1980: Ein Kunde liefert um 8.30 Uhr ein hochwertiges Meßgerät im Service-Zentrum von Rohde & Schwarz in Köln zur Instandsetzung an. 10 Uhr: Die Fehleranalyse ist abgeschlossen; der Kunde erhält per Telex einen von der EDV-Anlage ausgearbeiteten Kostenvoranschlag. 11 Uhr: Der Kunde akzeptiert und bittet telefonisch um die Auftragsbestätigung. 14 Uhr: Auftragsbestätigung und interne Arbeitspapiere sind nach elektronischer "Rücksprache" mit dem Lager vom Drucker hergestellt. Der Kunde bekommt noch am gleichen Tag die Auftragsbestätigung mit Angabe des voraussichtlichen Liefertermins. - Dieser Vorgang spielt sich so oder in ähnlicher Form 14000mal im Jahr ab.

Rohde & Schwarz, Werk Köln, eines der größten deutschen Industrie-Service-Center für elektronische Meß- und Nachrichtentechnik, hat in den zurückliegenden dreieinhalb Jahren kontinuierlich am Ausbau des oben geschilderten Informations- und Steuerungssystems gearbeitet.

Die Hardware-Konfiguration stellt sich heute folgendermaßen dar: Zwei kooperierende Didas B300-Rechner mit je einem 300-MByte-Plattenlaufwerk bilden den Kern des Systems, an dem über zehn Bildschirme, 5 Drucker und eine zusätzliche Magnetband-Station angeschlossen sind. Diese von Digital Data System GmbH, München-Hamburg (= Didas) gelieferte Anlage läuft mit dem bewährten und aufgabenbedingt modifizierten Betriebssystem IRIS. Die Anwendersoftware erstellte das Software-Haus König in Köln.

Die Aufgaben, die von dieser EDV-Anlage zum größten Teil vollautomatisch erledigt werden, lassen sich in folgende Hauptgruppen unterteilen:

- Auftragsbearbeitung mit

- Material- und Zeiterfassung und

- Fakturierung

- Materialwirtschaft mit - Bestellwesen und - permanenter Inventur für zwei große Lager.

Auftragsbearbeitung

Bei Eingang eines Instandsetzungsauftrages werden folgende Daten des Kunden beziehungsweise Gerätes aktiviert oder neue angelegt:

- Angaben zur "Person" des Kunden, wie Anschrift, Kunden-Nummer, Versandbahnhof etc.

- Angaben zum Gerät, wie Name des Herstellers, Type, Serien-Nummer (viele Geräte, die repariert werden müssen, sind nicht von Rohde & Schwarz hergestellt), Neupreis beziehungsweise Wiederbeschaffungswert sowie mitgeliefertes Zubehör.

Zur Vereinfachung der Auftragsverwaltung werden schon seit langem die Stammdaten der Gerätetypen gespeichert, um so für andere Geräte der gleichen oder ähnlichen Bauart eine schnellere Vorbereitung der internen Arbeitspapiere zu ermöglichen. Bei Rohde & Schwarz sind heute fast 4000 derartige Stammdaten erfaßt.

Jeder Auftrag erhält zuerst eine sogenannte Kommissions-Nummer, die sowohl der Terminverfolgung als auch der Abrechnung von Arbeitsleistung und Ersatzteilen dient.

Während die jeweilige Arbeitszeit vom Mitarbeiter manuell eingetragen und später am Terminal eingegeben wird, erfolgt die Abbuchung der Arbeitsmaterialien und der Ersatzteile direkt bei der Materialausgabe über Artikel und Kommissions-Nummern.

Nach Abschluß der Instandsetzungsarbeiten wird maschinell abgerechnet. Alle unter der Kommissions-Nummer erfaßten Daten werden zusammengetragen, von der Artikel-Stammdatei bewertet oder über Arbeitsstunden-Sätze abgerechnet. Die Rechnung und der Lieferschein können danach ausgedruckt werden. Für die nächste Zukunft ist vorgesehen, in einem Arbeitsgang auch noch die entsprechenden Versandpapiere, Frachtbrief oder Expreßkarte auszudrucken. Parallel zu diesen monatlich zirka 1 200mal durchzuführenden "externen" Abrechnungsvorgängen erfolgen die internen Verarbeitungsprozesse. Dabei werden "Kopien" der Rechnung auf Magnetband gespeichert, die dann einmal wöchentlich zusammen mit allen anderen Betriebsdaten an das Großrechenzentrum in München off-line weitergeleitet werden. Eine weitere "Kopie" geht an die Gerätedatei. Hier wird neben dem letzten Instandsetzungstermin vor allem der Reparatur-Preis festgehalten, der dann für das gleiche oder ähnliche Geräte die Basis für spätere Vorkalkulationen liefert. Mit Hilfe eines auf der Grundlage von Zahlen des Statistischen Bundesamtes ermittelten Teuerungszuschlages lassen sich diese Preise auch noch nach Jahren auf den jeweils richtigen Stand hochrechnen.

Besonders dieser letzte Aspekt verdient Beachtung. Trägt er doch einmal wesentlich dazu bei, die Vorkalkulation zu beschleunigen. Andererseits schafft er realistische Vergleichszahlen über die Kostenentwicklung im Zeitablauf und über die Reparaturanfälligkeit der einzelnen Gerätetypen. Zahlen, die für Hersteller wie Anwender der Geräte gleichermaßen wichtig sein können.

Materialwirtschaft und Lagerwesen: Prinzipiell ist das System der Materialwirtschaft ähnlich strukturiert wie bei anderen Betrieben in Artikelstamm- und Lieferantenstamm-Datei.

Für die Materialdisposition werden alle Lagerbestände einmal wöchentlich "abgefragt".

Ist der Mindestbestand erreicht, wird über Artikel- und Lieferantenstamm-Datei automatisch die Bestellung ausgedruckt. Die Daten über Mindestbestand und Bestellmenge sind über eine Hochrechnung festgelegt und werden regelmäßig auf ihre Aktualität hin überprüft. Hat der Auftrag das Haus verlassen, wird von der EDV-Anlage selbständig der Liefertermin überwacht und falls notwendig, ein Mahnschreiben ausgedruckt. Nach der Anlieferung der Teile werden Liefer- und Bestelldaten in Hinblick auf Menge, Preis und Lieferzeit miteinander verglichen. Die jeweils aktuellen Stück-Einstandspreise finden über den Artikelstamm auch Eingang in das Inventurprogramm. Von den rund 20 000 Artikeln, die sich im Rohde & Schwarz-Lager befinden, stammen zirka 50 Prozent aus eigener Produktion, die über ein vereinfachtes Materialanforderungs-Verfahren direkt vom Stammhaus in München bezogen werden. Außerdem werden noch zirka 10 000 Artikel in einem besonderen Lager für spezielle Geräte und Einrichtungen von Großkunden verwaltet.

Die Inventurarbeit in diesen umfangreichen Lagern erfolgt nach dem Prinzip der permanenten Inventur, die ein vollverantwortlicher Sachbearbeiter durchführt. Durch täglich körperliche Zählungen - die Auswahl der jeweils zu zählenden Artikel trifft der Rechner- kann am Inventur-Stichtag, quasi per Knopfdruck, die fertige nach fifo-Grundsätzen bewertete Inventurliste ausgedruckt werden. Nach Angaben des Leiters der Abteilung Organisation, Kosten- und Auftragswesen, Herrn Enzmann, beträgt die Fehlerquote weniger als 0,5 Prozent. Eine spezielle Lagerort-Datei erleichtert wesentlich die Bearbeitung der umfangreichen Lagerbestände.

Variable Statistikprogramme

Als zusätzliche Informationen lassen sich über die EDV-Anlage frei programmierbare und damit äußerst variable Statistikprogramme abarbeiten. Sie geben nicht nur wichtige Entscheidungshilfen, sondern sie enthalten auch zusätzliche Daten, die im Bedarfsfalle via Magnetband dem Stammhaus in München zur Verfügung gestellt werden können.

Der Werkleiter, Dr. Spiegel, und seine leitenden Mitarbeiter sind bemüht, die Arbeit an den Bildschirm-Plätzen zu erleichtern und die Arbeitsbedingungen so zu gestalten, daß sie den neuesten Erkenntnissen der Arbeitsphysiologie und insbesondere den Gesetzen der Ergonomie entsprechen. So enthalten zum Beispiel die Investitionspläne des laufenden und nächsten Geschäftsjahres nicht nur stattliche Summen für Erweiterungs-Baumaßnahmen, sondern auch eine Position für Neuanschaffungen von ergonomischen Bildschirmterminals, wie sie von Tandberg hergestellt und von der Digital Data System GmbH vertrieben werden.

*Hans S. Grünert ist Kaufmännischer Leiter der Digital Data Systems GmbH, Didas, München und Hamburg

Informationen: Didas Computer, Münchener Straße/Dreier-Haus, Postfach 1243, 8013 Haar bei München, Telefon 0 89/46 40 61.