Bereits vor zwei Jahren kündigte Microsoft Dynamics 365 Project Operations als Nachfolger von Microsoft Project Service Automation an. Seit dem 1. Oktober 2020 ist es nun soweit: Die neue Lösung steht zur Verfügung und kombiniert die Web-Variante von Microsoft Project mit den Vertriebs- und Projektmanagement-Funktionen von Dynamics 365 Customer Engagement und den vertikalen Projektfunktionen von Dynamics 365 Finance.

Dynamics-365-Universum - Einordnung

Im Sommer 2016 führte Microsoft seine Dynamics-Produkte unter dem Namen "Dynamics 365" zusammen. In den vier Jahren ist viel passiert. Aus den drei Hauptprodukten Dynamics CRM, Dynamics AX und Dynamics NAV wurde durch kleinteiligere Modularisierung, sowie Entwicklung oder Zukauf von neuen Modulen eine Suite von über 9 Hauptmodulen und zahlreichen Add-Ons.

Bisher wurden die drei technischen Plattformen CRM, AX und NAV auch getrennt erhalten. Erste Ansätze der Integration zwischen dem CRM-System (Customer Engagement) sowie der AX-Plattform (Finance & Operations Core) brachte der sogenannte Dual-Write-Mechanismus, der Anfang diesen Jahres seinen Beta-Status verlor. Dual-Write ist ein Integrationshub, der mit vorgefertigten Integrationspattern die CRM- und die ERP-Welt verbindet.

Mit dem Start von Dynamics 365 Project Operations veröffentlicht Microsoft nun das erste wirklich hybride Produkt, das die CRM- und ERP-Plattform vereint. Als Benutzeroberfläche wurde die Customer-Engagement-Plattform gewählt. Dual-Write verbindet die Datenbanken nahezu in Echtzeit miteinander und die ERP Funktionen wurden unsichtbar im Hintergrund integriert. Microsoft betont, dass eine funktionale Komponente nur einmal existieren sollte. So wurden auch die Projektplanungskomponenten von Microsoft Project for the Web in Project Operations integriert. Project for the Web ist die webbasierte Neuentwicklung von Microsoft Project, welches den Common Data Service als Datenbasis nutzt (analog zu Dynamics 365 Customer Engagement).

Dynamics 365 Project Operations - Geschäftsprozesse

Dynamics 365 Project Operations nimmt die gesamten Geschäftsprozesse eines Dienstleistungsunternehmens in den Fokus. Auf Vertriebsseite beginnt der Gesamtprozess mit der Leadgewinnung und -qualifizierung und erfolgt dann weiter mit der Abarbeitung von Verkaufschancen und Angeboten. Hier sind erste Abweichungen zu Dynamics 365 Sales zu erkennen.

Dynamics 365 Project Operations ermöglicht es, einen ersten High-Level-Projektplan in der Vertriebsphase zu erstellen und eine Aufwandsschätzung integriert abzugeben. Die Schätzung wird per Knopfdruck in das Angebot übernommen. Zusätzlich können Spesen und weitere Ausgaben, wie Leihgebühren für Equipment oder Verbrauchsmaterialien hinzugefügt werden. Das Angebot kann in einem Schritt als PDF per Mail versendet werden.

Nach Bestellung des Kunden wird ein Projektvertrag erzeugt und der abgebildete Prozess geht weiter. Projektverträge können nach Festpreis, nach Aufwand oder gemischt erstellt werden. Der Projektplan wird durch den Projektmanager verfeinert und fordert Ressourcen an. Das Ressourcenmanagement plant nun statt den bisher verwendeten generischen Ressourcen echte Personen und Materialien ein. Die Ressourcenplanungsoberfläche ist dazu gedacht, Aufträge und Ressourcen abzugleichen. Die gleiche Komponente kommt auch bei Dynamics 365 Field Service zum Einsatz, hier jedoch üblicherweise in der Kartenansicht.

Im Projekt hingegen stellen Rollen, Skills und Verfügbarkeiten neben der örtlichen Nähe die entscheidenden Auswahlkriterien dar. Die Leistungserbringung erfasst die Zeiten und die Spesen in einer optisch komplett überarbeiteten Komponente: zum Beispiel können jetzt Zeiten aus der Planung oder aus dem eigenen Kalender für die Zeiterfassung übernommen werden. Genehmigung und Korrekturen durch den Projektleiter sind dabei im Workflow abgebildet.

Bei Festpreisprojekten steuern Meilensteine den Prozess und die Abrechnung. Nachdem der Projektmanager die Rechnungsstellung angestoßen hat, wechselt der Prozess sowohl zur Finanzabteilung hinüber als auch technisch zu Dynamics 365 Finance (ERP-Plattform). Unmerklich im Hintergrund sind die für ein Buchhaltungssystem notwendigen Daten gesammelt und übertragen worden. Nach Freigabe durch die Buchhaltung werden Rechnungen erzeugt und versendet. Der Projekleiter sieht stets den Rechnungsstellungs- und Zahlungsstatus.

Project Operations - das ist neu

Während Project Service Automation (PSA) bisher ein reines CRM-Modul war, ist die Verzahnung zwischen ERP und CRM nun an allen Stellen sichtbar und gerade abteilungsübergreifende Themen werden nun von Microsoft gelöst. Beispielsweise sieht der Projektmanager bei jeder Anpassung seines Projektplans und jedem Ressourcenwechsel stets den vom Finance-Modul kalkulierten Deckungsbeitrag seines Projektes nach erfolgter Zeiterfassung der Mitarbeiter.

Weiterhin sind einige Komplexitäten des Projektgeschäfts in Dynamics 365 Project Operations eingeflossen, die der Vorgänger nicht beherrschte, wie z.B. die Abrechnung eines Projektes mit mehreren Projektverträgen an mehrere Kunden mit Festpreis- und Aufwandsteilen und allen Varianten davon. Microsoft hat nun auch erste KI-gestützte Funktionen, wie Extraktion von Daten aus dem Spesenbeleg integriert.

Vor- und Nachteile im Überblick:

• Vorteile: Der entscheidende Vorteil von Dynamics 365 Project Operations ist, dass die Spezifika des Dienstleistungsgeschäfts in allen Prozessschritten vom Vertrieb bis zur Bilanzerstellung bereits frühzeitig gelöst werden. Das erleichtert zum einen operativ die Arbeit, ermöglicht aber auch eine finanzielle Echtzeit-Bewertung nach Umsatz, Deckungsbeitrag, Projektdeckungsbeitrag und Cash-Flow. Durch die Einbindung von Dynamics 365 Finance sind auch internationale Firmenstrukturen abbildbar mit Handhabung verschiedener Währungen und Rechnungslegungsvorschriften, sowie Konsolidierung und Intercompany-Verrechnung. Die neue Projektplanungskomponente lässt sich wesentlich schneller bedienen, ein wichtiger Faktor für den Projektmanager. Alternativ kann der Projektplan auch in der MS Project Anwendung bearbeitet werden.

• Nachteile: Wer bisher das Projektmodul von Dynamics 365 Finance genutzt hat, wird feststellen, dass nach Installation von Project Operations das "alte Modul" automatisch deaktiviert wird. Nicht alle Funktionen wurden daraus in das neue Produkt übernommen, z.B. bei der projektspezifischen Kundenproduktionsanlagenverwaltung. Das "alte" Modul steht Kunden jedoch weiterhin zur Verfügung- dann jedoch nicht in Kombination mit Project Operations. Speziell für Dienstleister aus den Bereichen IT und Engineering spielt die agile Projektverwaltung eine relevante Rolle. Mit Microsoft Azure DevOps (ehemals Visual Studio Team Services) steht ein agiles System für Sprintplanung und Softwareentwicklung zur Verfügung. Aktuell enthält der Produktstandard jedoch Integration in Dynamics 365 Project Operations und es muss auf Apps von Drittanbietern zurückgegriffen werden.

Dynamics 365 Project Operations ist ein gelungener und deutlicher Schritt von Microsoft in Richtung integrierter Prozesse auf einer intuitiven Oberfläche (CRM) mit der Mächtigkeit und Exaktheit eines ERP. Endlich vollzieht Microsoft auch die tiefere Integration der ERP- und CRM Module. Auf der Roadmap für Dynamics 365 stehen für Ende 2020 zum Beispiel noch Vereinfachungen der Rechnungsstellung (etwa bei wiederkehrenden Rechnungen). (fm)