Nach einer ausgiebigen Evaluation aller am Markt verfügbaren Systeme erhielt Spezialist Ariba den Zuschlag für das von BMW ins Auge gefasste künftige E-Procurement-System. Gemeinsam mit Ariba und dessen strategischem Partner KPMG wurde im April 2000 das ehrgeizige Projekt gestartet. Der Technische Einkauf soll weltweit rationalisiert werden. Im Pflichtenheft definierte BMW "harte" Vorgaben. So wurde beispielsweise gefordert, dass die neue Lösung nahtlos in das vorhandene ERP-System integrierbar sein muss. Außerdem legte man Wert auf eine globale E-Business-Plattform. Dazu kamen noch "leichtere" Anforderungen. Beispielsweise sollten Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachweisbar auf sehr hohem Niveau liegen.

Mehr als die reine BeschaffungDas Thema Beschaffung hat in den zurückliegenden Jahren in allen Branchen an Bedeutung gewonnen, da Beschaffung einen immer größeren Anteil an den Gesamtkosten der Unternehmen beansprucht. So war auch bei der BMW Group eine intensive Bearbeitung aller zu beschaffenden Waren und Dienstleistungen mit herkömmlichen Mitteln nicht mehr wirtschaftlich zu bewältigen. Insbesondere sollte die Bestellung von Standardartikeln, die wertmäßig einen geringen Anteil am Beschaffungsvolumen haben, aber einen hohen Bestellaufwand verursachen, kostengünstiger werden. So sollte auch mehr Zeit für höherwertige Beschaffungsvorgänge erübrigt werden.

Die Entscheidung des süddeutschen Automobilbauers für "Mercur" (Marketplace for electronic Procurement) ging jedoch über den Rahmen der reinen Beschaffung hinaus. Das Unternehmen gehört schließlich zu den Technologieführern im globalen Markt. Besonders im Technischen Einkauf wollte man sich nicht mit halben Sachen abgeben. So umfasst das Projekt nicht nur Teilbereiche: Der gesamte Einkauf von Operating Resources soll in der Endausbauphase über die neue Plattform abgewickelt werden.

Für eine tatsächlich wirkungsvolle Entlastung der Einkaufsabteilungen stellte man sich in München eine Lösung vor, die es den einzelnen Bedarfsträgern erlaubt, direkt vom eigenen PC aus über das Intranet beziehungsweise Internet zu bestellen. Für eine derartige Anwendung kam nur eine Applikation in Frage, die vom Anwender keine spezialisierten Kenntnisse verlangt. Die Lösung sollte mit einem üblichen Browser arbeiten und den Zugang auf multimediale Kataloge sowie komfortable Suchfunktionen realisieren.

Basisprodukt für die Umsetzung dieser Vorstellungen bildet der Ariba Buyer 7.0, eine umfassende Intranet-basierende Lösung. Das Desktop-System ermöglicht den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt an die Produktion gebunden sind. Die Lieferanten der Operating Resources werden über das Internet an das Applikationspaket angebunden. Auch das Benutzer-Interface der Lösung entsprach den Vorstellungen der BMW Group. Ein Walkup-User-Interface führt den weniger erfahrenen Anwender durch den gesamten Bestellvorgang.

Ein wichtiges Thema war die Integration von E-Procurement in die vorhandene Systemumgebung. So war es sehr wichtig, dass gängige Formate wie zum Beispiel XML voll unterstützt wurden und die Einbindung in die ERP-Systeme von BMW und dessen Lieferanten möglich war. Auch konnten vorhandene und neue Rahmenverträge über die Lösung abgedeckt werden.

Für eine funktionierende Anbindung an das Internet sorgte Ariba mit den Network Commerce Services. Sie ermöglichen die zentrale Anbindung der Lieferanten und beinhalten neue Geschäftsformen wie Auktionen, Ausschreibungen, den elektronischen Zahlungsverkehr sowie eine Vielzahl weiterer Transaktionsdienste. Die Münchner nutzen diese Services als verteilende Drehscheibe zu den Lieferanten und reduzieren so die Anzahl der Verbindungen nach außen. Für den Einsatz des Service-Netzwerks sprach ein weiterer Grund, eben die Reduktion der Außenkontakte: Sie erhöht die Sicherheit der Lösung drastisch. Wo beispielsweise beim Datenaustausch mittels EDI eine Vielzahl von Punkt-zu-Punkt-Verbindungen aufrecht erhalten werden mussten, hat BMW jetzt über das Internet-basierende Interface nur noch eine einzige. Zudem ist die Kommunikation über einen 128-bit-SSL absolut sicher verschlüsselt.

Die Bestellung, Lieferung und Bezahlung kann so voll transparent und vor allem völlig papierlos abgewickelt werden. Mit dem Buyer verfügt jeder Anwender über eine einheitliche, leicht zu bedienende Benutzeroberfläche und kann über das Intra-/Internet Waren oder Dienstleistungen sowie die günstigsten Anbieter selektieren. Abhängig von unternehmensspezifischen Vorgaben der BMW Group werden - falls erforderlich - Genehmigungsprozesse aktiviert, die voll elektronisch via Workflow ablaufen. Danach routet das System die Bestellung direkt an den Lieferanten und sorgt dafür, dass der Vorgang im ERP-System weiterverarbeitet werden kann.

BMW geht heute davon aus, dass sich die Prozesszeit innerhalb der Beschaffungsvorgänge mit E-Procurement - von der Bedarfsanforderung über die Bestellung bis zur Lieferbestätigung und Bezahlung - um bis zu 70 Prozent reduziert.

Dadurch ergäben sich deutliche Kostenvorteile und Einsparungspotenziale. Zudem leistet die Lösung eine wirkungsvolle Unterstützung des Einkaufs bei der Auswahl geeigneter Rahmenvertragspartner und der Verhandlung optimaler Einkaufskonditionen. Außerdem ergibt sich eine deutliche Aufwandsreduzierung in der Rechnungsprüfung durch den Einsatz des Gutschriftverfahrens.

Insgesamt ergeben sich folgende Vorteile:

Beim Anforderer

-Schnelle, systemunterstützte Suche und Bestellung benötigter Artikel im multimedialen Intranet-Katalog;

-keine Abruferfassung im BMW-ERP-System durch den Bedarfsträger, Vermeidung von Übertragungsfehlern;

-Transparenz des Beschaffungsprozesses für die abrufenden Stellen;

-Verkürzung der Prozesszeiten, Reduzierung der Beschaffungszeiten, Reduzierung der Lagerhaltung.

Im Einkauf

-Transparenz der Beschaffungsvolumina und -inhalte;

-einfachere Identifikation umsatzstarker Warengruppen und Artikel für gezielte Preisverhandlungen;

-Verkürzung der Preiszyklen und Reaktionszeiten zum Beispiel bei Sonderkonditionen;

-besseres Lieferanten-Management (Bedarfsbündelung) und Optimierung der Lieferantenstruktur.

Beim Lieferanten

-Online-Anbindung der Warenwirtschaftssysteme der Lieferanten an den Beschaffungsgesamtprozess per EDI, XML etc.;

-Vermeidung von Datenerfassung bei der Bestellung und von Einzelfakturierungen;

-Durchgängigkeit in der Supply Chain.

In der Rechnungsprüfung

-Einsatz des Gutschriftverfahrens, Rechnungsprüfungen entfallen (Preissicherheit aufgrund der vom Einkauf geprüften Katalogdaten)

Eine möglichst große und schnelle Akzeptanz durch die Benutzer des neuen Systems ist für BMW natürlich von großer Bedeutung. E-Procurement betrifft das ganze Unternehmen, und deshalb waren alle Beteiligten aus den Bereichen IT und Finanzen sowie User und Lieferanten möglichst früh in das Projekt einzubinden. Für eine hohe Akzeptanz des Systems war das benutzerfreundliche Walkup-Interface verantwortlich. Außerdem überzeugte es die Anwender mit zahlreichen Features:

-Integriertes Katalogimport-Tool mit Watchdog und Freigabeprocedere für die Katalog-Manager;

-einfache und erweiterte Suchfunktionen;

-konfigurierbarer flexibler Workflow beispielsweise für Genehmigungsprozesse;

-konfigurierbarer Wizard/Prozessführung;

-kontextsensitive Hilfe;

-speicherbarer Warenkorb (Musterbestellung und Favoritenliste);

-Bestell- und Liefer-Tracking.

Das gesamte Projekt wurde bis heute innerhalb der vorgegebenen Zeitpläne und Kostenrahmen abgewickelt. Die Pilotphase mit hundert Usern und fünf Lieferanten ist bereits erfolgreich im Gange; der produktive, weltweite Einsatz wird voraussichtlich ebenfalls plangemäß beginnen können. Die Abläufe in den betroffenen Fachbereichen des Unternehmens mit ihren unterschiedlichen Prozessen - im zentralen Einkauf, den dezentralen Beschafferstellen, in der Finanzbuchhaltung und der Rechnungsabwicklung - sind jetzt systemtechnisch vernetzt. Mit Hilfe des Bestell- und Liefer-Trackings ist permanente Transparenz über jeden Beschaffungsvorgang erreichbar. Der integrative Verbund aller Beteiligten vom Bedarfsträger über die Einkäufer bis zum Lieferanten wurde erst mit Umsetzung dieses Projektes möglich.

Die Zukunftssicherheit der zentral in München installierten Lösung steht für die BMW Group außer Frage. Auf der Hardwareseite sorgen parallel installierte Server im Load-Balance-Verbund für eine nahezu beliebige Skalierbarkeit. Durch die Nutzung des Internet können zudem unbegrenzt viele Anwender und Lieferanten das Ariba-System benutzen. Die Modularität der Lösung und deren klare Trennung vom BMW-ERP-System sorgten für künftige Einsatzmöglichkeiten. Durch die Mandantenfähigkeit, also die Möglichkeit, verschiedene selbständige Einheiten zu erfassen, und die dadurch modularisierbaren Datenstrukturen können verschiedene Länder oder Werke der BMW Group auf spezifische Inhalte und Services zugreifen. Die Einbindung anderer Standorte wird über das Internet mit geringem Aufwand realisiert.

* Robert Bauer ist Leiter Einkaufsstrategien, Methoden und Prozesse im Technischen Einkauf der BMW Group in München.

TeamworkBei der Umsetzung ihres E-Procurement-Projektes hat sich die BMW Group für den E-Business-Partner KPMG entschieden, der die Integration von Ariba Buyer 7.0 mit insgesamt acht Mitarbeitern unterstützt. Der Lösungslieferant stellt drei Mitarbeiter als Project Advisors zur Verfügung, die bei der Implementation von "Mercur" für funktionales und technisches "Coaching" zuständig sind. Dazu kommen 16 Mitarbeiter aus der IT-Abteilung, des BMW-eigenen Softwarehauses Softlab, dem Einkauf und den Finanz- und Controllingbereichen der BMW Group. Der mit der Implementation befasste Stab wird außerdem von einem vierköpfigen Projekt-Management-Team geleitet, das Steuerungs- und Überwachungsfunktionen wahrnimmt und über eventuell notwendige Lösungsalternativen während des weiteren Projektverlaufes entscheidet.