Bislang geben die Mitarbeiter des Malteser Auslandsdiensts sämtliche Daten der laufenden Projekte in ein einfaches Kassensystem ein. Diese werden zusammen mit den händisch erstellten Belegen in die Kölner Zentrale der internationalen Hilfsorganisation transportiert und dort per Batch-Import-Run in SAP R/3, das Buchhaltungssystem des Gesamtkonzerns, eingespielt. "Viele Datensätze erfordern dabei aufgrund der kulturellen Unterschiede eine manuelle Nachbearbeitung", schildert Ingo Radtke, Leiter des Malteser Auslandsdiensts, das derzeitige Prozedere. Um den mit der bisherigen Lösung verbundenen Aufwand zu reduzieren sowie transparent und zeitnah abrechnen zu können, haben sich die Malteser für "Fundtrac" entschieden, das künftig in Ergänzung zu SAP R/3 laufen soll.

Die Software der Ulmer Ciwi GmbH fungiert als Schnittstelle zwischen Finanz- und Projekt-Management und ermöglicht sowohl die projektbezogene als auch die periodische Buchhaltung. Mit Hilfe der neuen Lösung kann künftig jede Niederlassung des Malteser Auslandsdiensts Buchungen via Internet an die Zentrale übermitteln sowie auf alle relevanten Daten zugreifen, die in einheitlicher Form vorliegen. "Eine SAP-Buchhaltung im Busch ist aufgrund der schwierigen Verhältnisse vor Ort sowie mangelnder Verfügbarkeit entsprechenden Personals nicht machbar", begründet Radtke die Entscheidung für die Software des Ulmer Unternehmens.

Bei der zertifizierten Lösung handelt es sich um ein "abschlussfähiges" Produkt. Deshalb zieht die Organisation derzeit in Erwägung, den komplett eigenständigen Buchungskreis des Auslandsdiensts künftig nicht mehr über SAP, sondern ganz über Fundtrac abzuwickeln. "Die sonstige Buchhaltung des Malteser Hilfsdiensts wird allerdings nach wie vor über SAP laufen", stellt der Leiter des Auslandsdiensts klar. (kf)