Ohne es zu ahnen, machen sich Tag für Tag viele Geschäftsführer und Unternehmensvorstände strafbar: dann nämlich, wenn Raubkopien im Unternehmen kursieren, Lizenzverträge ausgelaufen oder Sammellizenzen aufgrund wachsender Mitarbeiterzahlen überschritten sind. Lizenz-Management sorgt hier für Rechtssicherheit, doch kann es noch mehr: Vor allem in Großunternehmen lassen sich durch konsequentes Lizenz-Management die Softwarekosten erheblich reduzieren, etwa durch den Ausstieg aus überdimensionierten Lizenzverträgen oder den Wechsel der Vertragsart. Die Westdeutsche Landesbank (West LB) nutzt diese Chance bereits und hat ein eigenes Lizenz-Management-Konzept entwickelt.

Computerprogramme sind in Deutschland grundsätzlich urheberrechtlich geschützt. Wird in einem Unternehmen Software ohne Lizenz - also illegal - eingesetzt, dann machen sich seine Geschäftsführer oder Vorstände strafbar. Wer erwischt wird, muss mit hohen Geldstrafen und erheblichen Schadensersatzforderungen rechnen, im Extremfall drohen sogar Freiheitsstrafen bis zu fünf Jahren.

Meist keine böse Absicht

Hinter solchen Verstößen steckt allerdings meist keine böse Absicht. Schon in mittelständischen Unternehmen geht schnell die Übersicht über bestehende Lizenzverträge verloren, sind Volumenlizenzen für eine bestimmte Nutzerzahl rasch ausgeschöpft. Wird das Überschreiten oder der Ablauf wichtiger Lizenzverträge gerade noch rechtzeitig erkannt, muss übereilt reagiert werden. Für Rabattverhandlungen mit dem Anbieter oder auch die Auswahl eines Konkurrenzproduktes ist es dann in der Regel zu spät, und es müssen neue Verträge zu unbefriedigenden Konditionen abgeschlossen werden. Sehr viel schwieriger ist die Situation natürlich in global agierenden Großunternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern.

Lizenz-Management verfolgt daher zwei Ziele: Zum einen muss es jede Art von Unterlizenzierung vermeiden und so für die nötige Rechtssicherheit sorgen. Zum anderen soll es die geforderte Rechtssicherheit zu möglichst geringen Kosten gewährleisten, etwa durch die optimale Kombination von Einzel- und Volumenlizenzen im In- und Ausland oder das Aushandeln günstiger Vertragskonditionen.

Als international tätiges Unternehmen mit zunehmend globalen Lizenzverträgen hat die West LB frühzeitig die Möglichkeiten eines zielgerichteten Lizenzmanagements erkannt und in einem Projekt ein entsprechendes Konzept entwickelt. Gegenstand des Projektes Lios - Lizenz-Management für Office-Infrastructrure-Software - waren die im PC-Umfeld eingesetzten Softwareprodukte, die zusammen das Portfolio bilden. Ziel des Projektes war, ein Vorgehensmodells zum weltweiten Management von Softwarelizenzen zu entwickeln. Daran beteiligt waren die Westdeutsche Einkaufskoordination GmbH (West EK) und der Geschäftsbereich Konzerninformationsmanagement der Bank als Auftraggeber sowie die West LB Systems GmbH, der IT-Dienstleister der Westdeutschen Landesbank. Unterstützt wurde das Projektteam durch das IT-Beratungsunternehmen Exper-Team AG.

In den meisten großen Unternehmen ist einerseits das eingesetzte Softwareportfolio sehr umfangreich und heterogen, andererseits sind die personellen Ressourcen für das Lizenz-Management beschränkt. Deshalb darf sich ein effizientes Lizenz-Management nicht in Details verlieren. Es muss sich vielmehr auf diejenigen Bereiche konzentrieren, in denen akute rechtliche Probleme drohen oder große Einsparpotenziale liegen. Diesem Grundsatz folgen auch die drei Leitsätze, die für das Lizenz-Management definiert wurden. Die konsequente Orientierung an diesen Leitsätzen ermöglichte die Entwicklung eines Konzeptes für ein unter Kosten- und Nutzengesichtspunkten optimales Lizenz-Management für die West LB.

Auf das Wesentliche konzentrieren!

Bei Einzellizenzen gibt es in der West LB laut Prozessregelung für jede Lizenz nur genau eine Installation; Rechtssicherheit ist also gegeben. Bei Bedarf kann die Anzahl der Installationen gezielt den beschafften Lizenzen gegenübergestellt werden.

Problematischer sind die Volumenlizenzen, die für eine bestimmte Maximalzahl von Nutzern erworben werden. Wenn die Lizenzausnutzung, das heißt die Anzahl der aktuellen Installationen, unbekannt ist, lässt sich weder Rechtssicherheit noch eine kostenoptimale Lizenzierung gewährleisten. Ist die erlaubte Anzahl von Nutzern fast erreicht, drohen Unterlizenzierung und damit rechtliche Probleme. Setzen deutlich weniger Nutzer als erwartet das Produkt ein, werden unnötig hohe Lizenzgebühren bezahlt. Deshalb müssen alle Volumenlizenzen kontinuierlich beobachtet und die Installationszahlen verfolgt werden.

Kostentreiber im Auge behalten

Darüber hinaus wurde untersucht, wie sich die Lizenzkosten auf die einzelnen Softwareprodukte verteilen. Überraschendes Ergebnis: Fünf Prozent der Produkte verursachen 85 Prozent der jährlichen Lizenzkosten! Das Lizenz-Management muss daher auch die Kostentreiber im Auge behalten, also die kleine Anzahl von Softwareprodukten, die den Löwenanteil der Lizenzkosten verursachen. Diese Lizenzen sollten in regelmäßigen Abständen mit Blick auf eine kostengünstigere Vertragsgestaltung betrachtet werden.

Was wesentlich werden kann, beobachten!

Das Lizenz-Management muss auch in der Lage sein, aktuelle Entwicklungen aufzugreifen, indem es Veränderungen - etwa steigende Bestellmengen - bei denjenigen Produkten erfasst, die nicht zu den Volumenlizenzen oder Kostentreibern gehören. Dazu ist in regelmäßigen Abständen eine Übersicht über alle nicht laufend beobachteten Produkte erforderlich. Aus ihr lassen sich dann diejenigen Produkte herausfiltern, die an Bedeutung gewinnen.

Bei Neuprodukten Lizenzempfehlungen geben!

Teil der prozessorientierten Software-Portfolio-Steuerung in der West LB ist ein Genehmigungsprozess für die Aufnahme neuer Produkte; dabei erarbeitet die West EK konkrete Lizenzempfehlungen, um schon zu Beginn des Produktlebenszyklus eine optimale Lizenzierung zu gewährleisten.

Nach der Analyse der Rahmenbedingungen und der relevanten Geschäftsprozesse wurde ein Vorgehensmodell für das Lizenz-Management entwickelt, das sich an den vorgegebenen Leitsätzen orientiert.

Die kaufmännische Sicht des Lizenzmanagements umfasst die Daten zu bestehenden Lizenzverträgen. Sie konzentriert sich auf die optimale Gestaltung, Nutzung und Steuerung der Lizenzverträge und Vertragsbedingungen, beispielsweise die Unterscheidung in Einzellizenzen, Volumenlizenzen und Supportverträge, sowie Angaben zu Bestellmengen und Bestellwerten. Die kaufmännische Sicht stellt also den Ist-Zustand der Lizenzverträge dar.

Die technische Sicht des Lizenz-Managements liefert die erforderlichen Daten zu allen durchgeführten Installationen. Im Mittelpunkt steht die regelmäßige Inventarisierung der Arbeitsplätze zur korrekten Darstellung der Installationen zum Beispiel nach Produkt, Version, Installationsort und installierten Mengen. Damit gibt die technische Sicht den Ist-Zustand der installierten Anwendungen wieder.

Alle Daten zu relevanten Lizenzverträgen und durchgeführten Installationen werden zusammengeführt und in einer gemeinsamen Datenbasis bereitgestellt. Diese Konsolidierung der kaufmännischen und technischen Sicht bildet die Grundlage für Auswertungen im Rahmen des Lizenz-Managements.

Das für die West LB entwickelte Lizenz-Management-Konzept kann in einem Y-Modell für den Regelprozess dargestellt werden. Die beiden oberen Äste des Ypsilons symbolisieren jeweils die kaufmännische und die technische Sicht.

Die kaufmännische Sicht wird durch einen speziell zugeschnittenen Download aus dem SAP-System erzeugt. Er enthält Angaben beispielsweise zur Menge der im Berichtszeitraum beschafften Lizenzen, zur Lizenzvertragsart oder zum Bestellvolumen. Bei Bedarf können auch die Kopien der geschlossenen Lizenzverträge abgerufen werden.

Die technische Sicht wird durch jeweils eine Inventarliste der betrachteten Softwareprodukte für das In- und Ausland erzeugt. Die Zählung erfolgt mit dem SMS-Tool (Software Management System) von Microsoft.

In einer Datenbank werden die Daten der kaufmännischen und der technischen Sicht konsolidiert. Auf Grundlage der Angaben in der Datenbank erstellt die West EK vier verschiedene Arten von Berichten, die einem festgelegten Empfängerkreis in regelmäßigen Berichtszeiträumen Auskunft über die Lizenzsituation der betrachteten Softwareprodukte geben:

- Der Lizenzauditreport ermöglicht es nachzuweisen, dass für die Produkte eines Softwareanbieters ausreichend Lizenzen beschafft wurden.

- Der Evidenzreport gibt einen umfassenden Überblick über die regionale Verteilung der Lizenzen im Konzern.

- Der Frühwarnreport zeigt an, ob eine Unterlizenzierung vorliegt oder ein Vertrag bald ausläuft und daher konkreter Handlungsbedarf besteht.

- Der Kostenreport liefert Informationen über die Kosten, die durch die Lizenzverträge verursacht werden.

Die systematische Auswertung der Berichte ermöglicht es unter anderem, Lizenzverträge rechtzeitig anzupassen, Einsparmöglichkeiten zu identifizieren und mit geeigneten Maßnahmen eine optimale Lizenzierung zu sichern.

Analyse der Volumenlizenzen

Um den Auswertungsprozess optimal zu gestalten, werden nicht immer alle im Portfolio enthaltenen Produkte betrachtet. Gemäß Leitsatz 1 - auf das Wesentliche konzentrieren - beschränkt sich diese Analyse auf Volumenlizenzen und Kostentreiber.

Wie wird man nun Leitsatz 2 - Was wesentlich werden kann, beobachten - gerecht? Ausgehend von den per SAP-Download erhaltenen Daten wird für die restlichen Produkte des Softwareportfolios pro Berichtszeitraum eine "Watchlist" erstellt. Sie beantwortet folgende Fragen:

- Welche Softwareprodukte werden am häufigsten bestellt?

- Welche Produkte haben den höchsten kumulierten Bestellwert?

- Sind Tendenzen zu erkennen, mit der sich die Bestellungen verändern - zunehmend, gleichbleibend, abnehmend?

Anhand von Rangfolgen lassen sich Produkte identifizieren, die im letzten Berichtszeitraum an Bedeutung gewonnen haben. So kann man auch Veränderungen innerhalb der ranghohen Pro-dukte gezielt analysieren, ohne laufend alle Softwareprodukte beobachten zu müssen. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass der Rest des Portfolios ebenfalls einer Überwachung unterliegt.

Leitsatz 3 - Bei Neuprodukten Lizenzempfehlungen geben - stellt sicher, dass schon vor der Einführung eines neuen Produktes eine differenzierte Lizenzbetrachtung erfolgt. Dazu erhält der Verantwortliche zunächst einen Leitfaden, der ihn bei der Lizenzentscheidung unterstützt. In einem Beratungsgespräch gibt der Mitarbeiter der West EK, der für das Lizenz-Management verantwortlich ist, dem Produktverantwortlichen der West LB darüber hinaus Empfehlungen für die optimale Lizenzgestaltung.

Die Projektergebnisse zeigen, dass die West LB unter Anwendung des Konzepts für das globale Lizenzmanagement in der Lage ist, Rechtssicherheit zu gewährleisten und gleichzeitig Kosten zu senken. Die Einsparungen übersteigen dabei die Aufwendungen für das Lizenz-Management um ein Vielfaches. Es ist davon auszugehen, dass das vorgestellte Konzept auch auf andere Großunternehmen übertragbar ist.

*Andreas Bolte und Stefanie Arndt arbeiten bei der West LB und Dr. Wolfgang Cronenbroeck bei der Experteam AG in Düsseldorf.

LeitsätzeWorauf es beim Lizenz-Management bei der West LB ankommt:

- Auf das Wesentliche konzentrieren!

- Was wesentlich werden kann, beobachten!

- Bei Neuprodukten Lizenzempfehlungen geben!