Drucken im Mittelstand

Machen Managed Print Services für KMUs Sinn?

10.11.2017
Von Michael Lang
Zu klein? Zu wenig Druckaufkommen? Zu teuer? Hier lesen Sie Antworten auf Fragen, die sich kleine und mittlere Unternehmen im Bezug auf Managed Print Services stellen können.
Papier, wohin man schaut. Das papierlose Büro wird noch eine Weile auf sich warten lassen.
Papier, wohin man schaut. Das papierlose Büro wird noch eine Weile auf sich warten lassen.
Foto: fizkes - shutterstock.com

Mit dem digitalen Wandel steht das Thema Drucken in den letzten Jahren zunehmend im Fokus. Nicht nur was technologische Neuheiten im Druckerangebot anbelangt, sondern auch bezüglich Kosteneffizienz. In der Praxis zögern viele bei der Modernisierung ihrer Druckerflotte.

Hardware prüfen und Kosten minimieren

Die Anzahl der Drucker und die Aufstellung der Druckerlandschaft bieten in den meisten Betrieben Optimierungspotenzial. Oft lassen sich die vielen ursprünglich angeschafften Arbeitsplatzdrucker durch einen netzwerkfähigen Abteilungsdrucker in Form eines Multifunktionsgerätes ersetzen

Auch eine genaue Analyse dessen, wie viel tatsächlich gedruckt wird, lohnt sich häufig. Einige Branchen haben aus Compliance-Gründen ein höheres Druckaufkommen als andere, so zum Beispiel Banken oder Versicherungen. Ebenso im Einzelhandel: Hier fallen durch das Erstellen von Etiketten vergleichsweise höhere Druckkosten an.

Deshalb muss jeder Betrieb für sich entscheiden:

  • Steht die Nutzung des Druckers im optimalen Verhältnis zum tatsächlichen Druckbedarf, zum Branchendurchschnitt und zur Mitarbeiterzahl?

  • Gibt es erhebliche Volumina-Unterschiede im Fall von mehreren Niederlassungen - und wenn ja, sind diese mit der Anzahl der Drucker zu begründen?

Darüber hinaus sollten die Funktionen des Geräts hinterfragt werden. Ein mögliches Beispiel: A3-Drucker weisen eine geringe Anzahl von getätigten A3-Ausdrucken auf. Dann ist es ratsam, die Flotte auf die tatsächlich benötigten A3-Geräte zu reduzieren und zugunsten von A4-Druckern zu ersetzen.

Bei der Bestandsaufnahme können Mittelständler auch auf die Expertise eines fachkundigen Partners vertrauen. Dieser kennt die gängigen Indizien für ungünstig aufgestellte Druckerflotten und kann auf Basis ihrer Analyse Einsparungspotenziale durch ein neu aufgesetztes Managed-Print-Services (MPS)-Konzept berechnen. Erfahrungsgemäß lässt sich durch eine professionelle und langfristige MPS-Strategie eine Einsparung von 20 bis 30 Prozent erzielen.

Prozesse und Services zukunftsgerichtet optimieren

MPS hört nicht nach der Inbetriebnahme der neuen Drucker beziehungsweise der Neuaufstellung der Druckerlandschaft auf. Im Gegenteil, das Dienstleistungsportfolio geht dann in das "Daily Business" über: von der Überwachung der Geräte-Warnmeldungen und Zählerständen bis zur Wartung, Service und Reparatur der Geräte als Remote- oder Vor-Ort-Unterstützung. Die automatische Supplies-Belieferung ist oftmals das entscheidende Argument, das Kunden von MPS überzeugt. Die systemische Anbindung der Druckergeräte stellt die automatische und proaktive Lieferung von Verbrauchsmaterialien sicher, denn das Gerät gibt die Bestellung selbst auf. MPS-Tools ermöglichen eine kontinuierliche Transparenz darüber, welche Geräte wie viele Seiten drucken und wieviel sie die Ausgabe tatsächlich kostet, und das standortübergreifend.

Viele Unternehmen sehen die Optimierung ihrer Druckerflotte auch als Chance, die Digitalisierung voranzutreiben. Das ist im Druckerbereich beispielsweise durch die Verwaltung von Dokumenten mit digitalen Dokumenten Management Services (DMS) möglich. DMS werden zunehmend zu einem wichtigen Bestandteil des größeren, umfassenden MPS-Ökosystems, das als Basis für die digitale Geschäftstransformation dient. Dies beflügelt das Vorantreiben neuer Technologien wie Cloud und Mobile - etwa das Drucken direkt von mobilen Endgeräten aus. Auch "vorausschauende (=predictive) Services" mit präventiver Wartung werden für den Mittelstand immer wichtiger, um mögliche Störungen in der Druckerflotte schon im Vorfeld zu vermeiden und eine stabile und leistungsfähige Umgebung zu gewährleisten.

Mitarbeiter eng miteinbeziehen

Der Wandel durch MPS betrifft nicht nur die Hardware und mögliche Services - die Mitarbeiter müssen ebenso Teil der Optimierungsstrategie sein. Denn noch immer wird die Bedeutung der Akzeptanz seitens der Mitarbeiter bei der Einführung von MPS unterschätzt. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, und ohne Motivation besteht nur wenig Bereitschaft, vom Arbeitsplatzdrucker auf einen Abteilungsdrucker umzustellen. Deshalb gilt es, entsprechende Veränderungen behutsam aber konsequent anzugehen. Sie sollten begründet sowie transparent und regelmäßig kommuniziert werden, um so die Mitarbeiter im Rahmen des MPS-Einführungsprozesses eng einzubeziehen. Das schließt das Überdenken der eigenen Druckernutzung mit ein - und führt idealerweise zu einem vertieften Bewusstsein über die Auswirkung auf Kosten und Umwelt.

Digitalisierung und Innovation fördern

Um auch in Zukunft erfolgreich zu bleiben, müssen kleine und mittelständische Betriebe (KMUs) laut Bundesministerium für Wirtschaft und Energie vor allem auf Digitalisierung setzen und sich daraus einen Vorteil und Wachstumspotenzial verschaffen. Dafür benötigen KMUs in wichtigen Bereichen Stabilität und Verlässlichkeit. Schließlich bedeutet die Digitalisierung eine grundlegende Neuaufstellung der Unternehmensstrategie.