IT-Wirtschaftlichkeitsrechnung

Kosten und Nutzen kalkulieren

16.03.2004
Von 
Andreas Zilch ist als Vorstandsmitglied der Experton Group verantwortlich für den Bereich Consulting und Advisory Services. Sein Schwerpunkt liegt auf Anwender- und Anbieterberatung zu den Themen IT-Architektur und -Infrastruktur, Green IT, Cloud Computing, Client of the Future und allgemein in IT-Beschaffungs- und -Verhandlungsstrategien.
Investitionen müssen sich rechnen - so lautet die Forderung an die IT-Verantwortlichen in den Unternehmen. Doch das ist Theorie, in der Praxis sind Wirtschaftlichkeitsprüfungen selten. Dabei lassen sich Kosten und Nutzen von Hardware und Software durchaus plausibel darstellen.

VOR DEM HINTERGRUND der intensiven Kostendiskussion und allgemeiner Budgetkürzungen in den Unternehmen stehen auch IT-Leiter immer mehr unter Rechtfertigungsdruck, wenn sie Investitionsanträge stellen. Wer nachweisen kann, welche wirtschaftlichen Vorteile ein Projekt bewirkt, hat bessere Chancen, die notwendigen Gelder zu bekommen. Ein Hilfsmittel dazu sind Wirtschaftlichkeitsanalysen zu den geplanten Investitionen. Daher wird auch im Mittelstand das Thema Wirtschaftlichkeitsrechnung zunehmend diskutiert. Eine wichtige Rolle spielen dabei zumeist Schlagworte wie Total Cost of Ownership (TCO) und Return on Investment (ROI). Mit der konkreten Anwendung dieser Modelle haben die meisten Unternehmen jedoch Probleme.

Mehr Wunsch als Wirklichkeit

Diese Diskrepanz zwischen Wunsch und Wirklichkeit zeigt sich auch in einer Untersuchung, für die Techconsult im Jahr 2003 mehr als 800 Anwender befragte: Auf die Frage nach der Bedeutung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen antworteten 41 Prozent mit „sehr wichtig“ und 44 Prozent mit „wichtig“; nur für zwei Prozent der Zielgruppe ist das Thema unwichtig. Erstaunlich ist aber die Antwort auf die sich anschließende Frage: „Führen Sie in Ihrem Unternehmen Wirtschaftlichkeitsrechnungen für IT-Projekte durch?“ Mehr als 40 Prozent gaben an, dass sie selbst nur „selten“ oder „nie“ entsprechende Analysen durchführen. Dieser krasse Widerspruch wirft Fragen nach den Ursachen auf.
Die Gründe für das Auseinanderklaffen von Wunsch und Wirklichkeit beim Thema Wirtschaftlichkeitsberechnungen sind sicher vielfältig. Geht man der Sache jedoch tiefer auf den Grund, zeigen sich einige primäre Ursachen für die aktuelle Zurückhaltung. Ein ganz wesentlicher Punkt: Die ITAnwender im Mittelstand haben wenig Erfahrung mit komplexen Wirtschaftlichkeitsanalysen. Sie scheuen daher den Aufwand. Zwar sind in bestimmten Bereichen - etwa in der Produktion - die Investitionsrechnung und entsprechende Analysen schon seit Jahrzehnten ein Standardverfahren. Doch auf dem Gebiet der Informationstechnologie sieht es anders aus. Dieser Bereich wurde zunächst als notwendiger Kostenfaktor angesehen, ähnlich wie eine Finanzbuchhaltung. Später erhielten Ausgaben für die IT vielerorts den Nimbus der strategischen Investition. In beiden Fällen war eine vergleichende Investitionsrechnung nicht gefragt. Daher liegen auch kaum Erfahrungen hierzu in den Unternehmen vor.

Nicht nur Kosten betrachten

Ein weiterer Grund für die Zurückhaltung des Mittelstands bei der IT-Wirtschaftlichkeitrechnung liegt in den Methoden und Tools, die dafür verfügbar sind: Sie sind für deutsche Verhältnisse nicht mittelstandsgeeignet, weil sie oft sehr auf die Verhältnisse in den USA ausgerichtet sind. Zudem sind sie wenig transparent, komplex und teuer. Der Markt wird von internationalen Research-Unternehmen oder IT-Anbietern beherrscht. Den ersten Schritt in Richtung Wirtschaftlichkeitsrechnung unternahm die Gartner Group Anfang der 90er- Jahre. Sie präsentierte die TCOMethode, die mittlerweile von sehr vielen Beratern und IT-Anbietern adaptiert wurde.
Obwohl diese Methode ständig weiterentwickelt wurde - und damit leider auch immer komplexer und schwieriger in der Anwendung -, ist sie immer noch sehr einseitig auf die Kostenbetrachtung ausgerichtet.
Der Nutzen, der den eigentlichen „Wert“ einer IT-Investition ausmacht, fällt dabei unter den Tisch. In den USA gibt es deshalb mindestens 30 kleinere Research- Unternehmen, die sich mit dem Thema beschäftigen, mit teilweise interessanten Ansätzen. Diese Methoden sind für den deutschen Markt allerdings nur sehr begrenzt einsetzbar, da sie an die hiesigen Rahmenbdingungen nicht angepasst sind.
Ein weiteres Problem bei der TCO-Analyse sind ihre hohen Kosten: Diese bewegen sich oft in der Größenordnung von über 20 000 Dollar für die reinen Lizenzen und stellen damit schon zu Beginn die Wirtschaftlichkeit des Tool-Einsatzes in Frage.

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