Die einen arbeiteten in Essen, die anderen in Bonn, der Rest war über Europa verteilt, aber alle gehörten sie zum Projektteam, das eine Abrechnungssoftware bei der Viterra Energy Services GmbH einführte. Wenn sich die Mitarbeiter der Spirit EDV-Beratung AG verständigen wollten, waren sie überwiegend auf Mobiltelefone und E-Mail angewiesen. "Konnte jemand nicht erreicht werden, bestand die Gefahr, dass Key-User, die als Fachpromotoren fungieren sollten, über Veränderungen nicht informiert wurden und sich darum Akzeptanzprobleme gegenüber der neuen Software aufbauten", schildert Peter Weischet, Spirit-Vorstandsmitglied.

Deshalb setzte die IT-Beratung auf die Software Brightwork, welche die Zusammenarbeit in Teams unterstützt und bisher vor allem in den USA, etwa bei der Armee, eingesetzt wird. Jetzt haben die Projektmitglieder von Spirit immer eine Übersicht über ihren Aufgabenstatus. Durch Dokumenten-Management- und Workflow-Funktionen lassen sich alle Arbeitsabläufe nach den Kriterien des Microsoft Solution Framework abbilden. "Die Software ist von jedem Standort aus benutzbar, solange man einen Internet-Zugang und Microsoft-Browser hat", sagt Weischet.

Anpassung ohne Programmieren

Einen weiteren Vorteil gegenüber anderen Projektarbeit-Tools sieht der Berater darin, dass Brightwork leicht an individuelle Bedürfnisse und ohne Programmierkenntnisse anzupassen ist: "Jeder Projektleiter kann das tun. Natürlich müssen vorher die Prozesse definiert werden, bevor sie in der Software abgebildet werden." Abstriche müsse man allerdings in der Bandbreite der Funktionen machen.

Mittlerweile arbeitet die Spirit EDV-Beratung seit knapp einem Jahr mit der Brightwork-Software und hat dadurch nicht nur Zeit und Kosten eingespart. Verändert hat sich auch die Motivation der Mitarbeiter. Da sie einen stetigen Überblick über ihre persönlichen Aufgaben und den Projektfortschritt sowie Zugriff auf wichtige Arbeitsdokumente haben, wird das Tool intensiv genutzt. Laut Weischet sind auch die virtuellen Diskussionsforen gut besucht, und die Mitarbeiter stellen selbst Beiträge ein, um den Wissenstransfer anzukurbeln. Die softwareunterstützte Projektarbeit hat Spirit so überzeugt, dass die IT-Beratung nun zum Vertriebspartner von Brightwork geworden ist, der auch bei der Anpassung der Software und dem Training der Benutzer zur Seite steht. (am)