Microsoft Word

Kommentare und andere Datenspuren entfernen

30.08.2019
Von 
Thomas Rieske arbeitet seit Oktober 2002 als freiberuflicher IT-Fachjournalist und Autor. Zu den Themenschwerpunkten des Diplom-Übersetzers zählen unter anderem Computersicherheit, Office-Anwendungen und Telekommunikation.
Die Kommentarfunktion von Word ist eine sinnvolle Ergänzung, vor allem wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten. Doch wer daraus Berichte erstellen muss oder gar die Dateien Dritten, etwa Kunden, zur Verfügung stellt, sollte diese und andere bisweilen sensible Informationen zuvor entfernen.

Wozu ist das gut?

Word macht es den Nutzern in aktuellen Versionen inzwischen relativ einfach, Metadaten vor der Weitergabe von Dateien zu entfernen. Zwar könnte man diese Aufgabe bei kleineren Dokumenten noch manuell erledigen, doch das wird bei umfangreichen Texten zu zeitaufwendig und unpraktisch.

Schneller lässt sich das Ganze mit einer Funktion bewältigen, die in der englischen Word-Ausgabe Document Inspector heißt und im Deutschen gelegentlich als Dokumentinspektor auftaucht. Offiziell nennt Hersteller Microsoft das Feature aber Dokumentprüfung.

Was soll geprüft werden

Um diesen automatisierten Check zu starten, laden Sie das zu untersuchende Dokument in Word. Mit einem Klick auf den Datei-Tab im Menüband gelangen Sie zur Backstage-Ansicht. Dort wählen Sie links die Kategorie Informationen aus. Im rechten Bereich des Dialogs klicken Sie auf das Symbol Auf Probleme überprüfen und wählen aus dem Dropdown-Menü den Eintrag Dokument prüfen.

Word öffnet anschließend ein separates Fenster. Darin lassen sich verschiedene Elemente, die Sie einem Check unterziehen wollen, an- und abwählen. Die wichtigsten, etwa Kommentare und persönliche Informationen, sind bereits aktiviert, was Sie an dem Häkchen vor den Optionen erkennen.

Die Ergebnisse auswerten

Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Prüfen. Kurze Zeit später präsentiert Word Ihnen die Ergebnisse. Sie sollten alle Einträge, die mit einem roten Ausrufezeichen markiert sind, unter die Lupe nehmen. Sie können unerwünschten Content meist direkt im Fenster über Alle entfernen aus dem Dokument tilgen. Dabei sollten Sie vorsichtig vorgehen, denn diese Änderungen lassen sich in der Regel nicht rückgängig machen. Einige gefundene Elemente kann Word nicht entfernen, das gilt etwa für Makros und ActiveX-Controls. Diese müssen Sie nach wie vor manuell löschen.

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Sie können die Dokumentprüfung solange wiederholen, bis alle potenziell verräterischen oder sensiblen Informationen entfernt sind. Vergessen Sie nicht, nach dem finalen Durchlauf des Dokumentinspektors die geänderte Datei zu speichern, eventuell unter einem neuen Namen, falls Sie nicht ohnehin mit einer Kopie arbeiten. (jd)