"Show"-Effekte in der Software wirken - gerade bei Präsentationen - ausgesprochen verkaufsfördernd. Doch oft sind sie für den Anwender nur bedingt oder gar nicht nutzbar.
Der Kunde will immer die Lösung, die zu seinem Betrieb paßt. Selbst zu programmieren ist aufwendig und teuer, meistens aufgrund fehlender Kenntnisse sogar unmöglich. Der Käufer von Software trifft am freien Markt zwar auf ein breites Angebot, stößt aber auch auf große Probleme bei der richtigen Wahl.
Grundlage für den Auswahlprozeß ist eine klare Zielvorstellung über den Einsatz der Programme. Doch der Kauf erspart nicht die eigene Überlegung. Auch beim SW-Einkauf ist der Anwender aufgefordert, eine organisatorische Untersuchung des Betriebes oder der Betriebsteile vorangehen zu lassen, um den von der Software erwarteten Leistungsumfang zu definieren. Erst so gewinnt er ein für die Aufgabe notwendiges Leistungsspektrum, das als Maßstab bei der Bewertung unterschiedlicher Pakete angelegt werden kann. Und hier muß auch die Prüfung ansetzen: Nur der Teil des Softwarepaketes ist relevant, der den Leistungsanforderungen entspricht.
Software kann man sowohl vom Hersteller des Computersystems selbst, von einer renommierten Quelle oder auch beim Gelegenheits-Programmierer um die Ecke kaufen. Unter den Anbietern auf dem Markt sind insbesonders folgende Gruppen hervorzuheben: Computerhersteller, Unternehmensberatungen, Softwarehäuser und Programmierbüros Benutzergruppen, Verbände der Wirtschaft, Treuhand-Gesellschaften sowie wissenschaftliche Institutionen und zum Teil auch Regierungsinstitutionen. Nicht selten sind Softwareanbieter auf bestimmte Branchen spezialisiert.
Auch viele Computerhersteller haben heute als Lieferant standardisierter Anwendersoftware ihren festen Platz im Markt. Vorteil: Die dort vorhandenen Standardpakete sind ausschließlich für die vorhandenen Anlagetypen konzipiert und programmiert, weshalb die volle Leistungsfähigkeit der Hardware genutzt werden kann. Für den unvorbereiteten Anwender ergibt sich dabei der Zusatzeffekt, daß bei Lieferung einer Standard-Software durch den Computerhersteller Technik und Programm aus einer Hand kommen, was für die Installation und die Benutzung in Zukunft viele Probleme der Abstimmung erst gar nicht aufkommen läßt.
Normalerweise findet der Anwender, wenn es sich nicht um ganz spezielle Probleme handelt, mehrere Produkte zur Auswahl. Aufgrund unterschiedlicher Terminologie der Anbieter, unterschiedlicher Ausgangsansätze und zum Teil auch völlig unterschiedlicher Dokumentation ist ein Vergleich nicht einfach darzustellen. Es gibt jedoch auch für den nicht DV-geschulten Anwender quantitative und qualitative Merkmale für Softwarepakete, die ihm erlauben, eine weitgehende sichere Auswahl zu treffen.
Wichtige Voraussetzung dafür ist es, nach der vorab durchgeführten organisatorischen Untersuchung im eigenen Betrieb eine Checkliste zusammenzustellen, die in kurzen Merkmalen die Anforderungen des Betriebes aufführt. Jeder dieser Punkte wird betriebsindividuell bewertet.
Darüber hinaus gibt es Grundforderungen an jedes Standard-Softwarepaket, die als "Killer-Kriterien" von jedem angebotenen Produkt zu erfüllen sind. Diese Kriterien können dem betriebsindividuellen Anforderungskatalog vorangestellt werden. Was hier versagt, braucht mit ziemlicher Sicherheit nicht mehr eingehender untersucht zu werden.
Jedes auf dem Markt angebotene Standard-Softwarepaket sollte in seinem Umfang so flexibel sein, daß auch eine Anpassung an unterschiedliche und veränderte Managemententscheidungen möglich ist. Auch wenn durch grundsätzliche Veränderungen in firmenpolitischen Entscheidungen der betriebliche Ablauf geändert werden muß, was zum Beispiel die Lagerhaltung oder die Zinspolitik betrifft, muß das Programmpaket ohne Änderung damit fertig werden.
Diese Forderung ist deshalb besonders wichtig, weil im modernen Wirtschaftsleben von jedem Unternehmen aufgrund veränderter Marktsituationen eine hohe Flexibilität verlang wird, die sich naturgemäß in Managemententscheidungen niederschlägt. Hier darf die gewählte Computer-Problemlösung den Handlungsspielraum der Unternehmensleitung niemals einschränken.
Egal, ob es sich um ein Softwarepaket für die Finanzbuchhaltung, den Lohn oder die Lagerbuchhaltung handelt: Bei der Betrachtung ist zu berücksichtigen, daß der untersuchte Betriebsbereich im Normalfall nicht als Einzellösung bestehen bleibt. Weitere Wünsche des Anwenders aus der eigenen Unternehmung werden dafür sorgen, daß sich zusätzliche Anwendungsgebiete ergeben. Diese sind lückenlos in das bestehende System einzufügen.
Fachtechnisch spricht man hier von Integration: nicht nur eine lockere Verbindung von verschiedenen Programmpaketen, sondern ein in sich geschlossenes System für die gesamte Administration eines Unternehmens. Diese Integration sollte, soweit es die kommerzielle Anwendung betrifft, die Bereiche Rechnungswesen, Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung, Vertriebsabwicklung, Bestellabwicklung (Einkauf) enthalten. Dazu kommen Materialwirtschaft, die Produktionsplanung und -steuerung mit Stücklisten- und Arbeitsplanverwaltung, die Zeitwirtschaft, Vor- und Nachkalkulation sowie Programme für die strategische Unternehmensplanung.
Integration bedeutet dabei in erster Linie, daß keine Datenredundanz vorhanden ist. Eine getrennte Führung eines Debitorenstammsatzes für die Finanzbuchhaltung eines Kundenstammsatzes für die Vertriebsabwicklung mit ständig differierenden Eingaben darf es also nicht geben.
Außerdem sollen alle Daten integrativ durch das System weitergeleitet werden. So müßten Rückmeldungen aus der Fertigungssteuerung automatisch zum Beispiel in die Kostenrechnung einfließen.
Ein weiteres wesentliches Beobachtungsmerkmal, das auch der DV-unkundige Anwender prüfen kann, ist der modulare Aufbau der Programmstrukturen eines Softwarepaketes. Neben einem Grundmodul für die spezifischen Anforderungen werden zusätzliche Bedürfnisse durch den Einsatz verschiedener Module erfüllt, ohne daß der Anwender das gesamte Spektrum einsetzen muß das meistens zu erhöhtem Speicherbedarf und größeren Laufzeiten führt).
Obwohl die Standardpakete in der Regel einen großen Teil der Anwenderprobleme lösen können, bleiben im Einzelfall Unterschiede in der Leistungsanforderung durch den Benutzer bestehen. Standardpakete sollten diese Unterschiede durch Eingabe von Parametern steuern können. Ist eine Eingabe und Steuerung durch Parameter nicht möglich, bleibt eigentlich nur die Individualanpassung des Standardpaketes übrig. Dies geht normalerweise nicht ohne Kosten- und Terminprobleme vonstatten.
Jeder Interessent sollte sich deshalb vor dem SW-Kauf davon überzeugen, welche Teile beziehungsweise spezifischen Gegebenheiten des Programmpaketes sich durch die Angabe von Parametern steuern läßt. Auch gegebenenfalls sich ändernde Betriebsgegebenheiten sind hierbei in Betracht zu ziehen.
Neben der Eröffnung der anwenderspezifischen Leistungswünsche wird es immer Forderungen geben, die auch durch die ausgefallenste Standardsoftware nicht oder nur teilweise unvollkommen erfüllt werden können. Deshalb sollte der Anwender jedes angebotene Standardpaket auf den Einsatz von Softwarewerkzeugen untersuchen. Hier sind insbesondere List- und Dateigeneratoren gemeint, die es auch dem DV-Laien ermöglichen, Dateimodifikationen und betriebsspezifische Listen zu erstellen.
Nach der Auswahl eines Programmpaketes ist die Schulung, die Einführung und Wartung im Unternehmen das Ziel. Ein problemfreier Einsatz ist jedoch nur dann möglich, wenn entsprechende Information vorliegt. Durch eine ausführliche Beschreibung (Dokumentation) wird der Anwender in die Lage versetzt sein, sein System in allen Einzelheiten kennenzulernen.
Zu einer anwendungsgerechten Dokumentation - ohne die man sich jedes Geldausgeben sparen sollte - gehört in erster Linie die Bereitstellung eines aussagefähigen Bedienerhandbuches. Durch dieses Handbuch wird der Anwender in die Lage versetzt, die vorgesehene Leistungsfähigkeit des Softwaresystems voll zu nutzen. Dabei muß man darauf achten, daß nicht nur die Bedienung des Softwarepaketes, sondern auch die für die Installation erforderlichen Parameter und Angaben klar und deutlich beschrieben sind und durch Beispiele erläutert werden.
Darüber hinaus gehören vier wichtige Punkte zu einer vollständigen Dokumentation:
- eine Leistungsbeschreibung des Gesamtsystems,
- Schnittstellenbeschreibung zu benachbarten Systemen,
- eine Aufgabenbeschreibung der einzelnen Programme sowie
- eine Ablaufbeschreibung der durchzuführenden Arbeiten.
Aufgrund der Leistungsbeschreibung kann der Anwender eine Auswahl von einem oder mehreren Softwarepaketen treffen, die für ihn in Frage kommen. Als nächster Schritt sollte die Einholung von Referenzen erfolgen. Dabei wird man sich natürlich zweckmäßigerweise auf solche Firmen konzentrieren, die in ihrer Betriebsstruktur oder gegebenenfalls ihrer Produktpalette dem eigenen Unternehmen ähneln.
Ideal sind die Voraussetzungen wenn im Referenzunternehmen bereits mehrere Standard-Softwarepakete des ausgewählten Anbieters vorhanden sind, um neben dem eigentlichen Softwarepaket den Integrationsgrad betrachten zu können.
Am zweckmäßigsten führt man dafür ein Gespräch mit dem Sachbearbeiter, der mit dem zu untersuchenden System arbeitet. Dabei werden die Kriterien Installationserfahrung, Praxiserfahrung und Mengengerüst des Referenzunternehmens erfragt und in die eigene Bewertung miteinbezogen.
Die genannten Entscheidungskriterien erheben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Auch andere Kriterien, insbesondere natürlich der Preis eines Softwarepakets, sind wichtig und müssen ergänzt werden. Bei den geschilderten Kriterien handelt es sich um die Merkmale, die auch vom unvorbereiteten Anwender bewertet werden können und ohne die eine fundierte Unterscheidung von Softwarepaketen auch durch Experten kaum möglich ist.
An einem Beispiel sollen die Unterscheidungsmerkmale für den Bereich der Produktionsplanung und -steuerung hervorgehoben werden; natürlich nur exemplarisch, da eine komplexe Darstellung den Rahmen des Artikels sprengen würde.
Wie auf dem Integrationsschaubild (Abb. 1) zu erkennen, handelt es sich bei dem aufgezeigten Beispiel um ein integriertes Paket, das sich nahtlos in eine betriebliche Gesamtabwicklung einpassen läßt. Deutlich erkennbar sind die drei wesentlichen Arbeitsgebiete Stücklisten-Arbeitsplan, Zeitwirtschaft und Kalkulation.
Einerseits sind diese Gebiete integrativ untereinander verbunden, andererseits sind wesentliche Schnittstellen zu benachbarten, vor- und nachgelagerten Bereichen deutlich zu erkennen.
Die hier aufgezeigte Integration ist eine der wichtigsten Anforderungen, die der Anwender am Standard-Softwarepaket stellen sollte und die ein generelles Unterscheidungskriterium darstellt. Ergänzend ist eine Prüfung anhand von Referenzadressen erforderlich, die bereits einen großen Teil oder das gesamte Spektrum der genannten Softwarepakete eingesetzt haben.
-Wollgang Festag ist Leiter der Abteilung Anwendersoftware bei CTM Computertechnik Müller GmbH, Konstanz.