Eine unternehmensweite E-Mail- und Internet-Strategie zu definieren ist eine ernstzunehmende Angelegenheit. Sie sollte nicht in Angriff genommen werden, ohne daß die Personal- und die Rechtsabteilung des Unternehmens - gegebenenfalls auch externe Berater - zu Wort gekommen sind.
Für eine generelle Orientierung empfiehlt Juris Research jedoch schon einmal die Beantwortung der wichtigsten Fragen. Zum Thema E-Mail sind nach Ansicht der Rechtsberater folgende Punkte von Bedeutung:
- Wer soll E-Mails wozu nutzen? Ist der Austausch persönlicher Botschaften legitim?
- Wer darf auf die E-Mails eines Mitarbeiters zugreifen? Unter welchen Umständen ist es statthaft, die elektronische Post eines Angestellten ohne dessen Zustimmung zu öffnen?
- Will das Unternehmen den E-Mail-Verkehr und die übermittelten Inhalte überwachen?
- Wie lassen sich private Informationen vor unberechtigtem Zugriff schützen?
- Werden E-Mails als Dokumente gespeichert? Erfahren die Mitarbeiter, daß ihre E-Mail-Dateien nicht wirklich verschwunden sind, wenn sie sie gelöscht haben?
- Ist es den Angestellten erlaubt, große E-Mail-Anhänge zu empfangen, die möglicherweise Trojanische Pferde enthalten können?
- Wie geht das Unternehmen mit illegalen E-Mail-Aktionen wie Glücksspielen, Copyright-Verletzungen oder dem Austausch von Geschäftsgeheimnissen anderer um?
- Wird den Mitarbeitern auferlegt, in ihren E-Mails keine Stellungnahmen abzugeben, die der Außendarstellung des Unternehmens widersprechen?
- Verbietet die Firmenpolitik sexistische oder rassistische oder in anderer Weise diskriminierende Inhalte?
- Wie ist mit Verteilerlisten und der Weiterübermittlung von Botschaften zu verfahren?
- Welche besonderen Richtlinien gelten für die Kommunikation mit der Rechtsabteilung?
Auch der Zugriff auf das Internet sollte unternehmensweit einheitlich geregelt werden. Hier sind folgende Fragen zu beantworten:
- Wann und in welcher Weise darf das Internet benutzt werden?
- Gibt es für die Nutzung dieses Mediums Beschränkungen? Wird sie überwacht?
- Welche Regeln gelten für die Benutzung von gebührenpflichtigen Internet-Services?
Generell sollten die Mitarbeiter, so Juris Research, die Möglichkeit, ein Computersystem zu benutzen, als Privileg betrachten. Die damit beschafften Inhalte gehören nach Auffassung der Rechtsexperten dem Unternehmen und können deshalb kontrolliert werden. Auf der anderen Seite muß die Unternehmensleitung ihrer Belegschaft mitteilen, daß sie die Systeme im benötigten Maße überwachen wird.
In Deutschland sind die Kontrollmöglichkeiten der Betriebe allerdings beschränkt. Paragraph 90 des Betriebsverfassungsgesetzes macht die Einführung neuer technischer Systeme ausdrücklich von der Zustimmung der Belegschaft abhängig. Zumindest in den Unternehmen, die einen Betriebsrat haben, wird die Überwachung des E-Mail- und Internet-Verkehrs davon abhängen, ob es der Geschäftsführung gelingt, darüber eine Betriebsvereinbarung zu erzielen.
Unternehmensrichtlinien zum Thema E-Mail und Internet sollten in geschriebener Form vorliegen und möglichst das gesamte unternehmenseigene Equipment sowie alle Möglichkeiten der Telekommunikation einschließen. Zu klären sind unter anderem:
-Copyright-Fragen,
-der Umgang mit Paßwörtern (Vergabemodus, Wechsel und eventuelle Weitergabe) sowie
-die Möglichkeit, eigene Dateien zu verschlüsseln. Letztere empfiehlt Juris Research zu verbieten.
Auch über die Spielregeln für ihren Web-Auftritt müssen sich die Unternehmen Gedanken machen. Jede Site sollte ihre Besucher darüber informieren, wie sie mit deren Daten umgeht, und den potentiellen Kunden die Möglichkeit einräumen, sich selbst aus den Datenbanken des Anbieters auszutragen.
Last, but not least ist es sinnvoll, die Fragen des geistigen Eigentums klipp und klar anzusprechen. Dazu gehört zum einen, daß sich das Unternehmen den Diebstahl eigener Inhalte verbittet, zum anderen, daß es ausdrücklich darauf hinweist, wenn es selbst fremdes Informationsmaterial oder geschützte Markennamen verwendet.