Die neue Software-Lösung für das Dokumenten-Management bei LHI besteht aus der Client-Software „eWorks“ des Beratungs-und Software-Hauses Cenit, die das Enterprise Content Management (ECM) FileNet P8 von IBM um Funktionen wie etwa die Akten- und Vorgangsbearbeitung sowie einen Postkorb erweitert. LHI Leasing nutzt nicht allein die Standardfunktionen wie den Check-in und Check-out von Dokumenten, sondern vor allem auch die vielfältigen Such- und Anzeigefunktionen. So ermöglicht die Lösung den Mitarbeitern des Münchner Unternehmens beispielsweise, auf einen Klick alle Dokumente für jeden beliebigen Geschäftsvorfall anzuzeigen. „Maßgeblich für unsere Entscheidung zugunsten von Cenit eWorks war die Anwenderfreundlichkeit des Produkts, das mit Funktionen arbeitet,wie man sie aus Office-Anwendungen kennt und in seiner Oberfläche frei konfigurierbar ist“, sagt Thomas Büsch, verantwortlich für die IT bei der LHI.

Deshalb schätzt er auch besonders die umfassende Integration von MS-Office und MS-Outlook, die unter anderem die direkte Ablage von E-Mails per Drag & Drop erlaubt. Das erleichtert die tägliche Arbeit merklich. Die Explorer-Funktion der Cenit Software kann alle Dokumente in einer übersichtlichen Baumstruktur darstellen. „Die bei LHI eingesetzte Lösung ergänzt die Mächtigkeit des FileNet-ECM-Systems mit der Benutzerfreundlichkeit und den zusätzlichen Funktionen eines intelligenten und intuitiv bedienbaren Clients“, sagt Stefan Jamin,Leiter Business Development E-Business bei Cenit. „Eigens für dieses Kundenprojekt haben wir außerdem eine Funktion entwickelt, die eine Indexierung und Suche von Dokumenten durch den Zugriff auf Daten des ERP-Systems SAP gestattet“, fährt Jamin fort.

Damit reduziert das ECM-System nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern sorgt dafür, dass alle Dokumente und Daten zu einem Vorgang zusammengehalten werden. Gleichzeitig löst es ein weiteres Problem: Es erlaubt den Mitarbeitern, die Dokumente nach ihrer rechtlichen Relevanz einzustufen – ohne juristische Kenntnisse und per Mausklick. „Der Anwender muss nichts von Compliance-Mechanismen verstehen – er klassifiziert die Dokumente ausschließlich nach fachlichen Kriterien“, erklärt DMS-Experte Jamin. Auf Basis dieser einfachen Klassifizierung ist es dann möglich, mit im System hinterlegten Regeln alle Schriftstücke gemäß ihrer rechtlichen Relevanz zu behandeln. Die Dokumente werden nicht nur im Hinblick auf Aufbewahrungsfristen und steuerrechtliche Bedeutung weiter verarbeitet, sondern gleichzeitig mit Zugriffsrechten und Audit-Informationen – wer hat wann das Dokument eingestellt/gelesen/verändert – versehen.

„Das System schafft alle Voraussetzungen, um Dokumente nach gesetzlichen Vorschriften und Regelungen wie etwa den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), den Grundlagen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und den entsprechenden EU-Richtlinien oder dem amerikanischen Sarbanes-Oxley Act zu verarbeiten und bildet die Grundlage für eine revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung“, sagt Jamin. LHI hat eine Pilotanwendung bereits erfolgreich in den Fachbereichen erprobt, die erste Testmigration ist durchgeführt. Zurzeit laufen Benutzerschulungen und die Produktionseinführung an. Das unternehmensweite Roll-out von CENIT eWorks ist für Anfang des dritten Quartals 2007 geplant.