Für zusätzlichen Zündstoff in der Debatte Groupware versus Intranet sorgt derzeit die Auseinandersetzung zwischen Netscape und Lotus. Während der Internet-Emporkömmling behauptet, nur eine reine Intranet-basierte Lösung sichere den offenen Kommunikationsfluß, verteidigt Platzhirsch Lotus stellvertretend für die etablierten Groupware-Hersteller den klassischen Ansatz. Entsprechend groß ist denn auch die Unklarheit unter den Anwendern, ob sie eine der traditionellen Plattformen einsetzen oder auf neue Intranet-Produkte warten sollen - viele Diskussionen auf der "Groupware Europe 97" in Amsterdam drehten sich um diese Frage. Symptomatisch für die Orientierungsprobleme ist auch, daß zwei Drittel der Konferenzteilnehmer ein Intranet einführen wollen und glauben, den Workflow-Gedanken so in die Tat umsetzen zu können, ohne eine Groupware-Plattform verwenden zu müssen.
Diese Hoffnung sahen jedoch die meisten Redner als Trugschluß an. Sie vertraten die Auffassung, daß sich die Frage Groupware versus Intranet so nicht stelle, da ein Intranet unter Workflow-Aspekten betrachtet für sich genommen keinen Mehrwert biete. Diesen bringe erst der Einsatz eines speziellen Groupware-Produktes, wobei es dann aber egal sei, ob der Vorteil auf einer Client-Server-Umgebung oder einem Intranet beruhe. So waren sich die Experten letztlich darin einig, daß die Gattung Groupware nicht durch das Intranet abgelöst werden wird.
Lediglich der Fokus beziehungsweise die Einsatzgebiete ändern sich laut Wouter Keller, Hochschullehrer an der Universität Amsterdam sowie Direktor für R&D. Für ihn geht der Trend, so seine These auf der Veranstaltung der Docworld B.V., weg von der statischen und unpersönlichen Informationsaufbereitung im Netz hin zu dynamischen und individuelleren Umgebungen. Einen Wandel erwartet der Hochschullehrer bezüglich der künftigen Speicherorte der Informationen: Während im Internet beziehungsweise Intranet des Jahres 1997 die Daten zentral vorgehalten würden - ein Rückfall in die alte Mainframe-Zeit - , würden sie im Internet des nächsten Jahrtausends über das ganze Netz verteilt vorgehalten.
Für einen Nebenkriegsschauplatz in der Groupware-Diskussion hält Keller die Auseinandersetzungen über Thick und Thin Client sowie die Frage, ob Microsoft-ähnliche DV-Modelle bereits auf den Müllhaufen der IT-Geschichte gehören. Zumindest für ihn ist das Rennen um die künftige DV-Landschaft noch offen.
Allerdings räumt der Niederländer Microsoft einen gewissen Vorsprung ein, da das eher proprietäre Konzept der Gates-Company einen in sich geschlosseneren Eindruck mache und nicht mit den Schnittstellen-Problemen der Internet-Newcomer kämpfen müsse.
Letztlich, so die Schlußfolgerung Kellers, sei die wichtigste Neuerung im Intranet des Jahres 2000 die Ausdehnung der heutigen Groupware-Funktionalitäten auf das WAN. Oder wie es Roger Whitehead, Direktor bei Office Future in Amsterdam, in Anlehnung an Clausewitz formulierte: "Ein Intranet ist die Fortsetzung der Groupware mit anderen Mitteln." Schließlich riet Keller den Anwendern, Workflow- beziehungsweise Groupware-Projekte auf einer der klassischen Plattformen zu verwirklichen, da dieser Weg derzeit einen größeren Nutzen als eine reine Intranet-Lösung verspreche.
Neben der Frage nach der Zukunft der Groupware-Plattformen brennt den Anwendern, wie die Veranstaltung in Amsterdam zeigte, noch ein anderes Problem auf den Nägeln: Wie wird ein entsprechendes System im Unternehmen implementiert? Zusätzlich zu Vorüberlegungen, wie sich die Geschäftsprozesse im Workflow nachbilden lassen, empfahl Harry Rorije, Projekt-Manager bei der Raet IT Services, den Usern, ihre DV-Strukturen darauf zu untersuchen, ob sie den Anforderungen eines Groupware-Systems gerecht werden. Erste Administratorenpflicht ist für Rorije die Überprüfung der im Netz zur Verfügung stehenden Bandbreite, da durch die Groupware-Nutzung mit steigendem Datenaufkommen zu rechnen sei. Als zweiter Schritt vor der eigentlichen Implementierung sei die Aufrüstung der meist heterogenen IT-Umgebungen auf einheitliche Standards und Kommunikationsprotokolle ratsam.
Wenn er versuche, eine möglichst perfekte Infrastruktur aufzubauen, solle sich der Anwender aber nicht durch den von der IT-Industrie erzeugten Medien-Hype verrückt machen lassen und den neuesten Produkten hinterherlaufen, sondern lieber auf bewährte und zuverlässige Techniken setzen, lautet ein weiterer Tip des Beraters. Bei der eigentlichen Einführung einer Groupware-Plattform unterscheidet der Projektbetreuer zwischen konservativen und progressiven Strategien. Unter einem konservativen Ansatz versteht er die testweise Groupware-Installation in einem kleinem Bereich, wo die gewählte Plattform in Ruhe auf Herz und Nieren geprüft werden kann. Für progressivere Naturen sei dagegen eine rasche Einführung auf Unternehmensebene geeignet. Dies erfordere, verglichen mit dem konservativen Ansatz, einen höheren Verwaltungsaufwand, da von Anfang an das Topmanagement in die Entscheidungsprozesse einzubinden sei. Egal für welchen Ansatz sich der DV-Manager entscheidet, muß er laut Rorije einen Kardinalfehler vermeiden: zu erwarten, daß fast alle IT-Probleme mit der neuen Groupware-Struktur auf einen Streich gelöst werden könnten.
Auf einen anderen Punkt, von dem eine erfolgreiche Groupware-Implementierung ebenfalls abhängt, machte Hans de Groot, Manager beim Duyverman Computer Centre in den Niederlanden, aufmerksam: Wenn es nicht gelinge, die Beschäftigten gut zu motivieren, nütze die beste Technik nichts. Letztlich sei das Know-how der Mitarbeiter das eigentliche Kapital eines Unternehmens, und nur wenn dieses in den Workflow einfließe, könne ein Groupware-System einen echten Mehrwert erbringen.