Von Till Goetzner und Benno Sommerfeld*
Am Klinikum der Ruprecht-Karls-Universitaet Heidelberg begann im November 1994 das Projekt "DV-gestuetztes entscheidungsorientiertes Rechnungs- und Controlling-System bei den Universitaetskliniken Baden-Wuerttemberg" (Deru). Ziel ist, ein an das neue Finanzierungssystem der Krankenhaeuser angepasstes Rechnungs- und Controlling-System zu konzipieren und einzufuehren.
Konkret geht es darum, von den vorhandenen SAP-R/2-Systemen auf eine R/3-Systemumgebung mit Client-Server-Betrieb zu migrieren. Die erste Projektphase beinhaltet dabei im wesentlichen die Einfuehrung der Module CO (Innerbetriebliches Rechnungswesen) und IS-H (Branchenloesung Krankenhaus) bis zum 1. Januar 1996.
R/3 bedeutet fuer die meisten Anwender neben der Einarbeitung in die betriebswirtschaftliche Anwendung einen Einstieg in neue Technologien. Intensive und zielgerichtete DV-Schulungen sind daher unabdingbar. Es galt, die begrenzten personellen und zeitlichen Ressourcen der internen Projektmitarbeiter und der spaeteren Anwender sowie den Zeitdruck zu beruecksichtigen. Daraus resultierten Anforderungen wie:
- flexible Termingestaltung,
- Schulung parallel zur Projektarbeit,
- kurze Seminarlaufzeiten,
- auf Belange der Klinik abgestimmte Inhalte,
- kein Wechsel der Referenten und
- Schulung vor Ort
Das Schulungsprogramm "R/3-Kompakt" richtet sich am unternehmensspezifischen Ausbildungsbedarf aus und beruecksichtigt das Prinzip der Wirtschaftlichkeit. Dadurch erhoeht sich bei sinkenden Kosten die Trainingseffektivitaet. Die Teilnehmer koennen ihr Training parallel zur Projektarbeit absolvieren. Dadurch lernen sie die R/3-Anwendungsmoeglichkeiten und -systeme zu einem Zeitpunkt kennen, zu dem sie das Wissen bereits benoetigen und direkt anwenden koennen.
Der Lehrplan von R/3-Kompakt wird auf die unternehmensspezifischen Anforderungen zugeschnitten. Die Seminare sind beliebig kombinierbar und koennen bedarfsgerecht von den Projektmitarbeitern besucht werden. Dadurch lassen sich starre Seminarablaeufe vermeiden, die meist an den Interessen der zu Schulenden vorbeigehen und zu unnoetigen Aufwendungen fuehren.
Im Krankenhaus ist es wichtig, bereits bei Schulungen mit berufsspezifischen Beispielen und Loesungen aufzuwarten. Gleichzeitig bedeutet dies eine Beschraenkung auf Funktionen, die fuer den jeweiligen Anwender erforderlich sind. Die Schulung wird wirksamer, kuerzer und billiger. Zur R/3-Kompakt-Philosophie gehoert es auch, den Schulungszyklus mit erfahrenen und im Projekt involvierten Praktikern durchzufuehren.
Der erste Schritt war die Auswahl der relevanten Schulungskomponenten. Zunaechst musste es um die Einfuehrung des Moduls CO gehen. Der Kurs "CA 1 Customizing Allgemein" eroeffnete den Schulungszyklus im November 1994.
Wesentliche Inhalte waren die Handhabung des R/3-Systems, der Einfuehrungsleitfaden, das Einstellungsmenue, die Tabellenpflege, das Customizing-Umfeld etc. Die Veranstaltung dauerte zwei Tage und versetzte die Schulungsteilnehmer in die Lage, das R/3-System zu benutzen und die nachfolgenden vier Kurse ueber das Modul CO (vgl. die Abbildung) zu bewaeltigen.
Der Anbieter passte die Seminare an die speziellen Belange und Wuensche der Klinik an. Der flexible und modulare Aufbau der Schulungen hatte den Vorteil, dass die Dozenten auf Fragen und Probleme, die in einzelnen Seminaren aufgeworfen wurden, in den naechsten Schulungen flexibel eingehen konnten. Vorteilhaft war in diesem Zusammenhang, dass der Referent der Projektgruppe angehoerte.
Als Ergebnis des Trainings laesst sich festhalten:
- Die Projektmitarbeiter und zukuenftigen Anwender koennen entsprechend dem Projektfortschritt mit dem R/3-System arbeiten. Die Projektarbeit wird besser.
- Die speziellen Belange und Probleme der Universitaetsklinik Heidelberg wurden erfolgreich beruecksichtigt.
- Die konzentrierte Wissensvermittlung verringerte den personellen, zeitlichen und finanziellen Aufwand.
Das Ergebnis der R/3-Kompakt-Schulungen fuer das Modul CO hat die Heidelberger Klinik bewogen, die Schulungen fuer die in der Folge eingesetzten Module (IS-H, FI, MM) ebenfalls nach diesem Konzept durchzufuehren.
Der vierphasige Kurszyklus
1. Typ, 2. Seminarname 3. Dauer in Tagen
1. CO1, 2. Kostenstellenrechnung, 3. 2
1. CO2, 2. Innerbetriebliche Auftraege, 3. 1
1. CO3, 2. Vor- und Plankalkulation, 3. 2
1. CO4, 2. Kostentraegerrechnung, 3. 3
Quelle: Goetzner/Sommerfeld
*Benno Sommerfeld ist Geschaeftsfuehrer der Plaut Beratung fuer Versorgungs- und Verkehrswirtschaft, Ismaning, Till Goetzner arbeitet als Berater im gleichen Unternehmen