Die Datenverarbeitung in eine strategisch ausgerichtete Informations- und Kommunikationsverarbeitung überzuleiten, ist eine Herausforderung für das Top-Management und DV-Verantwortliche. Jürgen Kratz, Direktor EDV/Organisation bei der Dortmunder Union-Schultheiss Brauerei AG in Dortmund, beschreibt Entwicklungstendenzen sowie daraus abzuleitende Konsequenzen für die Unternehmensführung und das DV-Management.
3. Die Innovationen der Informationsindustrie machen das Informationsmanagement technisch machbar und wirtschaftlich sinnvoll.
- Weitere Verbesserungen der Computerleistungen
Als Folge der ungebrochenen technologischen Innovationskraft der Computerbranche wird das Preis-Leistungs-Verhältnis für Computer auch in Zukunft noch weiter verbessert. Das hat schon jetzt die Konsequenz, daß sich mehr Anwender einen Computer leisten können, als in der Lage sind, damit sinnvoll umzugehen. Nach allem, was heute bekannt ist, wird der Entwicklungsprozeß auch in absehbarer Zeit in Richtung auf weitere Miniaturisierung bei gleichzeitig verbessertem Leistungsvermögen weitergehen. Immer mehr Lebensbereiche, auch außerhalb des unternehmerischen Umfeldes, werden in Zukunft mit Computern ausgestattet.
Die verschiedenen "Generationen" der Computerentwicklung werden üblicherweise nach den jeweils zum Einsatz kommenden Technologien gegeneinander abgegrenzt. So interessant der Weg vom Röhrencomputer der ersten Generation bis zu den mit einem kaum noch vorstellbaren Leistungsvermögen ausgestatteten Prozessoren der vierten oder fünften Generation auch sein mag, entscheidender ist in diesem Zusammenhang die Entwicklung der Einsatzmöglichkeiten und Anwendungen für diese Maschinen. Die Nutzung von Computern hat mit ersten Laboranwendungen begonnen, die aus heutiger Sicht fast als Laboratoriums-Kuriositäten zu bezeichnen sind, und steht jetzt vor der Überleitung der Datenverarbeitung zur umfassenden Informations- und Kommunikationsverarbeitung in industriellen Großunternehmen und Organisationen.
- Verlagerung der Computerleistung an den Arbeitsplatz
Die Computerleistung wird in immer stärkerem Maße dezentralisiert angeboten, das heißt durch multifunktionale Terminals an den Arbeitsplatz eines jeden Mitarbeiters gebracht. Damit wandelt sich der herkömmliche Bildschirmarbeitsplatz oder auch der isoliert arbeitende Personal Computer von einem rein zweckorientierten Gerät zu einer Informationsstation, die gleichzeitig mehreren Anforderungen gerecht werden kann.
Das Leistungsspektrum geht dabei von der Nutzung als Sachbearbeitungsterminal für einen bestimmten Arbeitsbereich (zum Beispiel für das Rechnungswesen) und die Nutzung von PC-Funktionen (Tabellenkalkulationen, Grafikanwendungen) über die Zusammenarbeit mit Großrechnern, die Daten- und Rechenmodelle zur Verfügung stellen, bis hin zur Einschaltung in interne und externe Netzwerke zur Abwicklung von Datenaustauschvorgängen und Beschaffung von Informationen aus externen Datenbanken.
Diese Perspektive wird zwangsweise dazu führen, die in der Praxis bisher nebeneinander laufenden Entwicklungen einzelner operativer Systeme (zum Beispiel Buchhaltung, Vertriebsabwicklung, Controlling, Textverarbeitung, internes und externes Mailling) zu einem Gesamtkonzept der Informationsverarbeitung zu koordinieren. Der Ansatz der ganzheitlichen Betrachtung geht wesentlich weiter als die bereits vor zwei Jahrzehnten angestrebte Datenintegration über mehrere unternehmerische Fachbereiche. Mit der Dezentralisierung der Computerleistung hat der Benutzer die Chance, neben der Unterstützung für seine fachspezifischen Aufgaben in ein übergreifendes Kommunikationsnetz einbezogen zu werden.
-- Einbindung in Netzwerke
Ein wesentliches Merkmal der Informations- und Kommunikationsverarbeitung wird die Einbindung der Benutzer auf allen Ebenen der Unternehmenshierarchie in lokale aber auch überregionale Netzwerke sein. Diese Entwicklung leitet sich aus den Benutzerforderungen nach Informationsübertragung ab, aber auch aus dem Zwang, die Datenhaltung aus Wirtschaftlichkeits-, Sicherheits- und Datenschutzüberlegungen heraus auf einen oder nur wenige Datenpools zu konzentrieren. Für diese Aufgaben werden auch in Zukunft die zur Zeit von vielen totgesagten Großrechner zur Verfügung stehen müssen.
Die Bestrebungen der DV-Hersteller und auch der Deutschen Bundespost gehen eindeutig in Richtung auf eine weitgehende Standardisierung, das heißt die Entwicklung von herstellerunabhängigen Standards der Datenübertragung für unterschiedliche Informations- und Kommunikationsdienste. Als Beispiel sei hier nur das Schlagwort ISDN (Integrated Services Digital Network) angeführt, mit dem in Zukunft Sprach-, Text-, Bild- und Datenübertragungen über ein einheitliches Netz vorgenommen werden.
- Herstellerunabhängigkeit durch Standardisierung
Nach jahrzehntelangem, letztlich erfolglosen Tauziehen um herstellerübergreifende Standards, die eine Übertragung von Programmen und Daten auf Rechner unterschiedlicher Hersteller ermöglichen sollten, scheint sich jetzt ein Trend zur Normung auf verschiedenen Gebieten, insbesondere in Richtung auf herstellerunabhängige Betriebssysteme, abzuzeichnen. Wie die Praxis gezeigt hat, waren in der Vergangenheit oft die Anwenderprogramme nicht einmal bei einem Modellwechsel innerhalb der Angebotspalette eines Herstellers auf das neue System zu übertragen.
Für den Trend zur Systemneutralität ist weniger die Einsicht der Hardwareproduzenten verantwortlich als vielmehr der Druck seitens der Anwender, die in Zukunft nicht mehr bereit sein werden, ihre Software-Investitionen dem Diktat neuer Hard- und Systemsoftware zu opfern.
Erste Beispiele dazu sind die herstellerunabhängigen Betriebssysteme für Personal Computer, vor allem aber die Entwicklung des mehrplatzfähigen Betriebssystems Unix, dessen Entwicklung von der X-Open-Group betrieben wird, in der nahezu alle namhaften Hersteller der Computerindustrie vertreten sind.
Ähnliche Entwicklungen haben sich bereits bei den Programmiersprachen durchgesetzt und werden auch den zukünftigen Hard- und Softwaremarkt für Kommunikationsverarbeitung beherrschen. - Personalentwicklungen Auch bei vorsichtiger Wertung der Prognosen zur Entwicklung des Marktes für Informationstechnologien kann man davon ausgehen, daß die technischen Voraussetzungen für die Überleitung der Datenverarbeitung in eine strategisch ausgerichtete Informations- und Kommunikationsverarbeitung gegeben sind. Wie sehen aber die personellen Voraussetzungen bei den potentiellen Anwendern dieser Technologie aus? Welche Qualifikationsanforderungen werden auf welchen Ebenen der Unternehmenshierarchie zu stellen sein, damit die mit der Informations- und Kommunikationsverarbeitung verbundenen Erwartungen erfüllt werden können?
Es dürfte unstrittig sein, daß in den meisten Unternehmen die Anforderungen an eine systematische Personalentwicklung für die anstehenden Aufgaben der Informationsverarbeitung erst nach und nach erkannt und bisher nur ansatzweise umgesetzt werden.
Auf der obersten Managementebene ist es nicht damit getan, quasi als Statussymbol und Ausdruck der Fortschrittlichkeit einen Personal Computer oder ein Bildschirmterminal im Vorstandszimmer zu installieren. Die wichtigere Aufgabe des Top-Managements ist die Formulierung der Informationsstrategie und -inhalte, die zur Steuerung des Unternehmens mit dem Ziel der Erarbeitung von Wettbewerbsvorteilen erforderlich sind.
Auf der Sachbearbeiterebene muß die Personalentwicklung in Richtung auf das Verständnis für die übergreifende Informationsverarbeitung und deren Notwendigkeit ausgerichtet werden, so daß Mitarbeiter ausgebildet werden, die über den engen Rahmen einer einzigen funktionalen Tätigkeit hinaus einsetzbar sind.
Der Umgang mit dem Computer als Instrument zur schnellen und sicheren Massendatenverarbeitung ist alltägliche Routine geworden. Der Umgang mit der Informationsverarbeitung hat mit Sicherheit noch nicht den Grad der Selbstverständlichkeit erreicht, der für die Verbreitung umfassender Konzeptionen und Strategien erforderlich ist. Es gibt einen nicht zu unterschätzenden Bedarf an Personalentwicklungsmaßnahmen als Voraussetzung für die Einführung und sinnvolle Nutzung der Informationsverarbeitung .
Ansätze zum Aufbau eines Informationsmanagements
Die Notwendigkeit des Einstiegs in die Informationsverarbeitung ist erkannt, die technischen Voraussetzungen sind gegeben und es zeichnet sich ab, daß auch die personellen Voraussetzungen durch geeignete Maßnahmen erreichbar sind. Was bleibt also zu tun? Welche Entscheidungen sind zu treffen? Wie und in welchen Schritten kann die Entwicklung von der Datenverarbeitung zur Informationsverarbeitung vollzogen werden?
1. Strategieentscheidung der obersten Managementebene
Die Festlegungen der Unternehmensziele und -strategie ist seit jeher Aufgabe der Unternehmensleitung auf der obersten Führungsebene Diese Aufgabe beinhaltet die Formulierungen der Unternehmensziele und die Gewichtung dieser Ziele untereinander. Die Formulierung der Strategie beinhaltet die Beantwortung der Frage "wie", das heißt mit welchem strategischen Instrumentarium aus Methoden, Verfahren und Techniken der Unternehmensführung diese Ziele erreicht werden sollen. Dazu wird in Zukunft auch die Frage nach dem Einstieg in ein zukunftsorientiertes Informationsmanagement gehören.
Wenn das Informationsmanagement als eines der Hilfsmittel zur Erreichung der Ziele angesehen wird ist durch das Top-Management festzulegen, welche Informationsstrategie zur Anwendung kommen soll. Dabei geht es zunächst nicht um technische Fragen, sondern vielmehr um die Kernfrage der Planung, quasi der Architektur, der für das Unternehmen zweckmäßigen Informations- und Kommunikationsverarbeitung.
In diesem Zusammenhang sind Grundsatzfragen der Unternehmenspolitik zu beantworten. Wie soll geführt werden, welche strategischen Ziele sollen zu welchen Terminen erreicht sein? Welche Informationsanforderungen sind auf welcher Ebene der Unternehmenshierarchie zu stellen?
Bei der Beantwortung dieser beispielhaft aufgeführten Fragen muß die Organisation und Struktur des Informationswesens im Vordergrund stehen; relativ nachrangig und vor allem durch Wirtschaftlichkeitsüberlegungen geprägt sind danach die Überlegungen zur technischen Lösung des Anforderungskataloges und damit die Auswahl des oder der Hardware-, Software- und Systemlieferanten. Zu diesem technischen Komplex gehört auch, ob die rein operativen Anwendungen (Rechnungswesen, Einkauf, Vertriebsabwicklung) auf einem Zentralrechner oder dezentralisiert auf Abteilungsrechnern abgewickelt werden sollen; oder ob interne und externe Netzwerke und Anschlüsse an Datenbanken zum Einsatz kommen.
2. Organisation des Informationsmanagements im Unternehmen
Der strategische Ansatz und vor allem die zu erwartende Dimension der Informationsverarbeitung, die über alle Geschäftsbereiche innerhalb eines Unternehmens, aber auch darüber hinausgehen wird, verbietet es den Informations-Manager auf einer nachrangigen, nicht in der Unternehmensführung angesiedelten Ebene des Linienmanagements zu plazieren. Die bereits angesprochenen strategischen und technologischen Aspekte werden künftig auch die Organisation des Informationsmanagements bestimmen.
-Strategische Managementfunktion (1. Ebene)
Wird die Informationstechnologie als wettbewerbsbestimmendes strategisch ausgerichtetes Erfolgspotential angesehen, ist die Installation eines Informationsmanagers auf der Vorstands- beziehungsweise Geschäftsführungsebene die einzige und folgerichtige Konsequenz.
Der "Vorstand für Information und Strategie" hat die Aufgabe, den Produktionsfaktor Information als wesentliches Instrument der Unternehmenspolitik zu planen, in Konzepte umzusetzen und zur Erreichung der Unternehmensziele effizient einzusetzen. Diese Aufgabe enthält zwei entscheidende Kommunikationsfunktionen. Innerhalb des obersten Führungsgremiums (Vorstand; Geschäftsführung) kommt es darauf an, die Bedeutung der Information als zentrales Managementwerkzeug herauszustellen und die Anwendung dieses Werkzeuges konsequent durchzusetzen. Die zweite Kommunikationsfunktion betrifft die Verbindung zum Linienmanagement, das die systemtechnische Umsetzung der Informationsverarbeitung realisieren muß.
- Technologisches Linienmanagement (2. Ebene)
Die Linienmanagementfunktion der Informationstechnologie ist noch am ehesten mit dem herkömmlichen Bild des DV- und Organisationsleiters zu vergleichen und wird in der Regel auf der zweiten Ebene der Unternehmenshierarchie anzusiedeln sein.
In diesem Bereich geht es um die Umsetzung der Informationsstrategie in ein handhabbares Werkzeug für alle an der Informationsverarbeitung und -nutzung beteiligten Stellen des Unternehmens. Die wichtigsten Funktionen der Informationstechnologie betreffen die Systementwicklung hinsichtlich Hardware, Software und Organisationslösungen, die produktionstechnische Abwicklung der Informationserstellung und -aufbereitung in einem Rechenzentrum sowie die Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens.
Auf den ersten Blick scheint die hier beschriebene Trennung zwischen dem Informationsmanagement auf der strategischen Ebene und dem Linienmanagement auf der technologischen Ebene nur wenig revolutionär zu sein. In der Praxis verbirgt sich hinter diesem Ansatz ein grundlegender Wandel von der nur wenigen Spezialisten zugänglichen Datenverarbeitung hin zu einer unternehmens- und branchenübergreifenden Informations- und Kommunikationsverarbeitung, an der letztlich alle Mitarbeiter eines Unternehmens aktiv beteiligt sein werden.