Lange Zeit war der Einsatz von EDV-Anlagen aufgrund der hohen Kosten kapitalkräftigen Großunternehmen vorbehalten. Das hat sich in den vergangenen Jahren grundlegend geändert: Zum einen erfuhren Kleincomputer in Form von Fakturier- und Abrechnungsanlagen - bei gleichzeitiger Verminderung der Kaufpreise - eine ganz beträchtliche Leistungssteigerung, zum anderen besteht durch das Verfahren der EDV außer Haus selbst für den Zwei-Mann-Betrieb die Möglichkeit, Großcomputer im Service-Rechenzentrum für sich arbeiten zu lassen.

Bei der Anschaffung einer EDV-Anlage für die Losung von Buchführungs- und Abrechnungsproblemen spielen deshalb heute Image-Gesichtspunkte keine Rolle mehr. Welchem Verfahren und welcher Anlage der Vorzug gegeben wird hängt ausschließlich von der möglichst wirtschaftlichen Lösung sämtlicher gestellter Aufgaben ab.

Die beiden Verfahren, die für kleine und mittlere Betriebsgroßen in Frage

kommen - also Kleincomputer-Einsatz im Betrieb und Verarbeitung außer Haus in einem Service-Rechenzentrum - sind heute derart ausgereift, anwenderfreundlich und wirtschaftlich, daß für die vielen Betriebe, die noch mit manuellen Verfahren abrechnen, es eigentlich keinen Grund gibt, eines dieser beiden Systeme nicht einzusetzen.

Monatlich 1100 bis 1400 Buchungen

Beispielhaft für die vielen Tausend Klein- und Mittelbetriebe, die in den letzten Jahren den Schritt zur EDV gewagt haben, soll der Ablauf in der Firma Sauter, einem Ulmer Fachgeschäft für Tapeten, Bodenbeläge und Heimtextilien, dargestellt werden.

Seit Januar 1975 arbeitet man in diesem Unternehmen mit einer ,,Kombi-Lösung". Für die Fakturierung sorgt ein Taylorix-Kleincomputer, während die gesamte Buchführung außer Haus im Service-Rechenzentrum verarbeitet und ausgewertet wird.

An die Stelle der herkömmlichen Buchungsarbeiten ist die Datenerfassung mit einem Taylorix-Klarschriftdrucker getreten. Die Daten der kontierten Belege werden dabei in OCR-A-Schrift erfaßt. Das Original des so entstandenen Klarschriftstreifens geht an das Taylorix-Service-Rechenzentrum, der Durchschlag und alle Belege bleiben im Haus. Wenn alles gut

vorbereitet ist, genügt für die Erfassung der monatlich 1100 bis 1400 Buchungsbelege ein Arbeitstag.

Nach drei bis vier Tagen erhält die Firma Sauter die gewünschten Buchhaltungsauswertungen. Die Verarbeitung im Service-Rechenzentrum erfolgt nach dem Einzelhandels-Kontenrahmen, wobei der Einkaufs- und Erlösbereich in zehn Warengruppen untergliedert wurde.

Folgende Unterlagen liefert das Rechenzentrum: Die bewegten Personen- und Sachkonten, die Saldenlisten und die Umsatzsteuer-Voranmeldung, ausgedruckt auf dem amtlichen Formular und nur noch mit Stempel und Unterschrift zu versehen. Jeweils am Jahresende wird die Hauptabschlußübersicht abgerufen und dem Steuerberater des Hauses für die Erstellung der Bilanz übergeben.

Konzentrierte Zahlen

Besonders interessant für Betriebsinhaber Heinz Pfeffler ist die Sachkonten-Saldenliste, in der aktuelle Informationen über Wareneinsatz, Kostenentwicklung, Außenstände und Forderungen sowie eine ganze Reihe von Soll-/Ist-Vergleichen enthalten sind. Die konzentrierten und übersichtlichen Zahlen ermöglichen es ihm, sich schnell auf die sich abzeichnenden Trends einzustellen und auf Abweichungen von Sollvorgaben zu reagieren .

Die Fakturierung mit dem Taylorix-Kleincomputer läuft nach einem für die

Firma Sauter erstellten Programm weitgehend automatisch ab. Die Netto-Beträge bleiben, unterteilt nach den zehn Warengruppen, in der Anlage gespeichert. Am Ende der Fakturierung liefert der Kleincomputer die Tagessummen, die direkt in die Finanzbuchführung übernommen werden können. Barverkäufe werden mit einer modernen Kasse ebenfalls nach den zehn Warengruppen aufgeteilt, erfaßt.

Damit ist die Grundlage für einen laufenden Einblick in die Entwicklung der Warengruppen gegeben. Umsatzverschiebungen werden so schnell erkannt und die notwendigen Änderungen im Sortiment können rechtzeitig vorgenommen werden.

Das Urteil von Heinz Pfeffler nach mehr als drei Jahren Erfahrung mit der Datenverarbeitung außer Haus und mit einem Kleincomputer fällt positiv aus: "Ich habe einen viel besseren Überblick als früher und weiß viel schneller, wo der Gewinn herkommt. Der Überblick über die einzelnen Warengruppen ist wirklich ausgezeichnet."

Die Kosten der bei der Firma Sauter eingesetzten Verfahren sind selbst für kleine Betriebe tragbar: Die Monatsmiete eines Klarschriftdruckers für die Datenerfassung beginnt bei rund 150 Mark und die Auswertungskosten für die Finanzbuchführung liegen bei der Firma Sauter beispielsweise bei 120 bis 180 Mark im Monat.

Moderne Kleincomputer für die Fakturierung sind zu Monatsmieten von 250 Mark auf dem Markt.

Klein- und Mittelbetrieben stehen somit wirtschaftliche EDV-Verfahren zur Verfügung, auf die sie nicht mehr verzichten können, wenn sie im harten Wettbewerb der kommenden Jahre bestehen wollen.

*Siegfried Wiedenmann ist Mitarbeiter der Taylorix Organisation Stiegler, Haußer GmbH & Co., Stuttgart