HAMBURG (pi) - Wenn in deutschen Landen die Grills auf vollen Touren laufen, hat die DV-Abteilung der Ingbau GmbH & Co. alle Hände voll zu tun. Das Hamburger Unternehmen verfügt über ein Holzkohlewerk, daß jährlich rund 60 000 Tonnen Holzkohle produziert. Die Auftragsabwicklung läuft über ein IBM-System 5120. Die Standard Software lieferte die OSP AG in Hannover.
Mit den steigenden Absatzzahlen der Hamburger Holzkohleanbieter wuchsen auch die Produktions-, Lagerhaltungs- und Vertriebsaufgaben. Schon bald erkannten die Ingbau-Manager, daß die organisatorischen Erfordernisse nur durch den Einsatz eines DV- Systems erfüllt werden konnten.
"Wir benötigten schnelle Hilfe und damit eine für unsere Belange ausreichende Hardware und vor allem eine Standard-Software, die uns genügend Spielraum ließ, um die zusätzlich erforderlichen organisatorischen Abläufe möglichst problemlos zu implementieren", erklärt Ingbau-Chef Krais. Außerdem wollte er die steigenden Kosten "im Griff" behalten.
Krais, der selbst auf eine langjährige Erfahrung in der EDV-Organisation bei anderen Unternehmen zurückblicken kann, war sich klar darüber, daß der Einstieg in die EDV sich viel einfacher gestalte, wenn - parallel zu dem Wissen um den betrieblichen Ablauf - auch das Wissen um die Möglichkeiten eines EDV-Eisatzes bei den fachbezogenen Aufgaben vorhanden ist. Dabei sei die Fähigkeit zu programmieren nicht vorrangig. Diese Leistung könne man heute kaufen.
Die Hamburger entschieden sich für eine auf 64 K ausgelegte IBM 5120 mit der von der OSP AG Unternehmensberatung in Essen entwickelten Standard-Software. Dazu setzt die Ingbau zwei Disketten mit je 1,2 Megabyte Speicherkapazität ein und erwarb von der IBM die Lizenz-Software Auftragsbearbeitung und Debitorenbuchhaltung. Ersteller dieser Software ist die OSP AG.
Palettenkontrolle im Dialog
Seitens der OSP AG wurden auch die individuellen Anpassungen an der Standard-Software vorgenommen. Die Änderungen und Erweiterungen betrafen vor allem die Einbeziehung von
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheinen
- Versandadressen
- Erfassung und Druck von Standardbriefen mit Selektionsmöglichkeiten aus der Kundenstammdatei.
Der besondere Schwerpunkt werde auf eine ordnungsgemäße Auftragsabwicklung gelegt. Das Programmpaket beinhaltet:
- Erfassung ein- und ausgehender Aufträge,
- Bestätigung der Aufträge gegenüber den Kunden,
- Reservierung der bestellten Mengen im Bestand,
- Erstellung der Lieferscheine,
- Auslieferung der bestellten Ware,
- Schreiben der Rechnungen,
- Überwachung der Zahlungseingange beziehungsweise der Außenstände mit dem erforderlichen Mahnwesen.
Im Dialog können inzwischen jederzeit Einzelinformationen über laufende Aufträge, Artikel, Außenstände und Kunden abgerufen werden. Die Kontrolle der Euro-Palettenbewegungen erfolgt ebenfalls im Dialog.
Neben den Listen der Stammdaten (Artikel, Kunden, Aufträge) können Terminlisten, OP-Listen, Bestellvorschlagslisten sowie Artikel- und Kunden-Umsatzstatistiken ausgedruckt werden; das gleiche gilt auch für Rechnungsausgangs- und Zahlungseingangs-Journal und die Abrechnung der Europaletten.