HAMELN (pi) - Die Vogeley-Unternehmensgruppe mit Sitz in Hammeln verfügt über ein eigenes großes Rechenzentrum im Hamelner Stammbaus zur Steuerung betriebsinterner Abläufe und hätte durch die gegebenen technischen Voraussetzungen die Möglichkeit, Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter der Unternehmensgruppe im eigenen Hause durchzuführen. Dennoch zieht Vogeley für diesen Bereich den Außer-Haus-Service des Rhein-Main Rechenzentrums (RM) vor.
Die Zusammenarbeit mit dem RZ begann im Januar 1976. Dazu Kunibert Wennemann, Prokurist in Vogeley's Lebensmittelwerk in Hameln: "Lohn und Gehaltsabrechnung außer Haus? Wir waren zunächst sehr skeptisch. Wir konnten uns einfach nicht vorstellen, wie wir den täglichen Fragen der Mitarbeiter begegnen sollten, wenn wir die Unterlagen nicht zur Hand haben. Durch die komplette Abrechnung jedoch, die den Mitarbeitern ausgehändigt wird, erübrigen sich heute die Fragen, die früher aufgetreten sind."
Die Abrechnung muß laut Tarifvertrag am 7. des folgenden Monats auf dem Tisch liegen. Die DV- Leute standen nach eigenen Aussagen immer unter Termindruck; besonders dann, wenn plötzlich noch die Lohnbuchhalterin erkrankte.
Anfangs habe es Schwierigkeiten mit dem Transportweg gegeben. Der Versand der Lochkarten, auf denen damals die Daten gespeichert wurden, über Bundesbahn oder Post von Hameln nach Frankfurt, war etwas problematisch.
Entscheidend für die Lohn- und Gehaltsabrechnung außer Haus - trotz eigenem großen Rechenzentrum in Hameln - waren für die Vogeley-Gruppe:
- die kostengünstige Abwicklung
- die Schnelligkeit
- die automatische Programmpflege, wie zum Beispiel die Berücksichtigung gesetzlicher Änderungen und nicht zuletzt
- die Vertraulichkeit.
Die Vogeley-Gruppe war seinerzeit einer der ersten Anwender des VIP-Lohn-Programms. Das bedeutet die Daten, die morgens bis 9.00 Uhr in Frankfurt eintreffen, werden sofort verarbeitet und der Rückversand erfolgt noch am gleichen Tag.
Selbst Erfassung außer Haus
Da die Lohn- und Gehaltsabrechnungen von den einzelnen Firmen getrennt aufgegeben werden, werden zur Zeit neun verschiedene Abrechnungsbereiche für die gesamte Gruppe verarbeitet. So wird beispielsweise für das Vogeley-Lebensmittelwerk die Abrechnung zu zwei verschiedenen Terminen fällig; für den Angestelltenbereich schon am 20 eines Monats, für die gewerblichen Mitarbeiter am Anfang des Folgemonats mit der Auflistung der geleisteten Stunden und den erarbeiteten Prämien.
Das Programm errechnet und speichert automatisch für die Jahressonderzuwendungen zwei verschiedene Werte: einmal nach tariflicher und zum anderen nach außertariflicher Regelung. Es ermöglicht außerdem, für Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld eine gesonderte Liste auszudrucken, die nicht in der Lohnabrechnung erscheint. Diese "Soll-Liste" nach Tarifvertrag kann der Geschäftsleitung als Entscheidungsgrundlage für außertarifliche Zuwendungen dienen. Über einen Auftrag können dann die gleichen oder geänderten Werte im folgenden Monat in der Abrechnung berücksichtigt werden.
Die Vogeley-Gruppe nimmt trotz eines eigenen Rechenzentrums gerne im Bereich der Löhne und Gehälter die Dienstleistung eines externen Rechenzentrums in Anspruch. Um die Kosten weitgehend herunterzuschrauben, liegt das Schwergewicht der augenblicklichen Tätigkeit bei dem weiteren Ausbau der eigenen EDV-Anlage. Die Hardware von der Firma Siemens, System 4004 wird aufgestockt auf das System 7.536, um die betriebsinternen Abläufe, wie Produktionssteuerung, Lagerbuchhaltung oder Auftragsbearbeitung noch besser und schneller in den Griff zu bekommen.
Vogeley läßt zur Zeit selbst die Erfassung der Daten für die Löhne und Gehälter für die gesamte Gruppe im Außer-Haus-Service von der RM-Dienstleistungs- und Vertriebs-GmbH, Hannover, durchführen.
Auf Datenerfassungsblättern wer den alle für die Lohn- und Gehaltsabrechnung notwendigen Informationen im Laufe eines Monats notiert. Mit den entsprechenden Kostenstellen versehen, werden diese Ablochbelege dann zur Erfassung und Verarbeitung außer Haus gegeben.
Mit der neuen Anlage könnte zukünftig direkt bei Vogeley am Terminal die Erfassung erfolgen und per Datenfernübertragung nach Frankfurt überspielt werden. Ebenso könnten - um noch rationeller zu arbeiten - die Listen für die Betriebsabrechnung auf Kassette geliefert oder direkt per DFÜ auf die eigene Anlage im Haus überspielt werden. Mögliche Fehlerquellen würden ausgeschlossen, da eine gesonderte Erfassung dieser Daten für die eigene Anlage dann überflüssig wäre.