Die Eckes-Firmengruppe mit Produktionstätten im In- und Ausland zählt zu den größten Weinbrennereien in Europa. Zur Firmengruppe gehören sieben Stammhausfirmen, vier inländische und sieben ausländische Tochterfirmen. Im Rahmen der Diversifikation wurden zusätzliche Aktivitäten auf dem Sektor nichtalkoholischer Getränke entwickelt. Die Produktpalette umfaßt so bekannte Marken wie Chantré, Mariakron, Edelkirsch, Zinn 40, Klosterberg, Hohes C und Fruchteckes. In den Stammhausfirmen sind etwa 1000 Mitarbeiter beschäftigt. Die Hauptverwaltung hat ihren Sitz in Nieder-Olm bei Mainz.
Weg mit den Zahlenfriedhöfen
Eine Kostenrechnung, die sich auf Darstellung und Interpretation von Zahlenfriedhöfen beschränkt, kann kein adäquates Führungsinstrument für das Management sein. Man erwartet heute vom Management, daß es in der Lage ist, schnelle, klare und richtige Entscheidungen zu treffen. Diese Erwartungen können aber nur dann erfüllt werden, wenn die Kostenrechnung aktuelle, dem jeweiligen Managementlevel angepaßte Daten liefert.
Aufgabe und Ziel der Kostenrechnung im Hause Eckes ist es, einen lückenlosen Nachweis der entscheidenden Kosten, Leistungen und Ergebnisse zu liefern. Diese Nachweise sind empfängerorientiert zu gestalten, das heißt das Berichtswesen ist nach dem Prinzip der Verdichtung der Daten nach oben und der Auflösung nach unten konzipiert. Jeder Berichtsempfänger erhält nur Daten aus seinem Bereich. Diese Maxima reduziert die Informationsfülle und trägt zur Entlastung des Managements bei.
Darüber hinaus muß die Kostenrechnung Aussagen liefern, inwieweit die vorgegebenen Ziele erreicht bzw. verfehlt werden; dies muß rechtzeitig geschehen, damit die entsprechenden Maßnahmen ergriffen werden können. Ein weiterer Punkt ist die Bereitstellung von Informationen zur Setzung von zukünftigen Zielen.
Komplexe Anforderungen
Um die vorgenannten Aufgaben und Ziele erfüllen zu können, war es notwendig, ein System zu entwickeln, das aus folgenden Komponenten besteht:
- Istkostenrechnung
- flexible Plankostenrechnung (Budget)
- Hochrechnung (Simulation von Kosten und Ergebnissen).
Darüber hinaus war das System so zu strukturieren, daß in den klassischen Auswertungsmodulen Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung folgende fünf Vergleichsrechnungen - mit entsprechenden Angleichungen - durchgeführt werden können:
- Soll-Ist Vergleiche
- Ist-Ist Vergleiche
- Vergleiche Hochrechnung laufendes Jahr zu Budget laufendes Jahr
- Vergleiche Hochrechnung laufendes Jahr zu Ist Vorjahr
- Vergleiche Budget kommendes Jahr zu Hochrechnung laufendes Jahr
Aus der Analyse der beim Vergleich festgestellten Unterschiede kann dann eine Analyse der zu beurteilenden Information abgeleitet werden. Zu erwähnen wäre noch, daß die Kostenträgerergebnisrechnung sowohl Deckungsbeiträge als auch Vollkosten ausweisen mußte.
Kaufen oder Selbermachen?
Nachdem die betriebswirtschaftliche Struktur des Systems feststand, wurde auf dieser Basis eine Sollkonzeption erarbeitet, die als wichtigste Teile sämtliche Outputs und das dazugehörige Mengengerüst (Stamm- und Bewegungsdaten) enthielt. Nach Verabschiedung der Konzeption durch die Geschäftsleitung standen wir vor dem Problem, selbst zu programmieren oder entsprechende Software zu kaufen. Wir entschieden uns aus zeitlichen und personellen Gründen für die zweite Lösung.
Unsere Sollkonzeption und der vorgegebene Zeitplan tragen essentiell zur Aufstellung folgender Grundforderungen an ein Softwarepaket bei:
- Schnelle Realisierbarkeit
- Minimierung der Anpassungskosten
- Flexibilität in der Gestaltung des Outputs
- Zukunftsbeständigkeit - Anpassung an interne und externe Veränderungen auf dem Gebiet der Kostenrechnung
- Variabilität - Vielfalt möglicher Auswertungen
Katalog mit 600 Fragen
Um uns einen Überblick über den Softwaremarkt - wo es immer noch an Markttransparenz fehlt - und die für uns brauchbaren Lösungsmöglichkeiten zu verschaffen, entschlossen wir uns zu folgender Strategie:
1. Vergleich unserer Sollkonzeption mit Angeboten aus dem Isiskatalog und dem Förderungskatalog vom BMFT.
2. Anschreiben der Softwarehäuser, die nach dieser Grobselektion übrigblieben, und Anforderung von Informationsmaterial
3. Selektion aufgrund dieses Materials
4. Aufstellung von Beurteilungs- und Bewertungskriterien für die benötigte Software. Das ergab einen Katalog von ca. 70 Seiten mit über 600 Fragen, die nach fachlichen, EDV-spezifischen und sonstigen Anforderungen gegliedert waren.
5. Übersendung der Auswahlkriterien an die Softwarehäuser
6. Erneute Selektion durch Auswertung des Fragenkatalogs
Sechs Softwarehäuser bestanden
Nach diesen Prozeduren verblieben noch sechs Softwarehäuser, die wir in die engere Wahl nahmen. Um (...) endgültige Beurteilung durchführen zu können, beschritten wir folgenden Weg:
- Präsentation des Softwarepakets in unserem Haus
- Auswertung der Dokumentationsunterlagen des Anbieters
- Besuche bei Anwendern und Auswertung dieser Referenzen
- Stellungnahme der Anbieter zu den Outputs unserer Sollkonzeption
Diese umfangreichen Vorbereitungen haben einen relativ hohen Aufwand erfordert. Wir glauben aber, daß wir durch diese strenge Selektion nun das für uns geeignete Softwarepaket, das von der INTEGRATA GMBH in Tübingen vertriebene PROKOS, gefunden haben. Nur dieses Paket konnte nach den Erkenntnissen aus der Softwareauswahl den Forderungen der Fachabteilung genügen.
Gemischtes Projekt-Team
Nach Vorlage eines Grobkonzeptes seitens des Software-Anbieters, welches die Frage nach der generellen Realisierbarkeit unserer Vorstellungen mit PROKOS positiv beantwortete, wurde durch ein gemischtes Projektteam (Anbieter/Kunde) die endgültige organisatorische Lösung unter Berücksichtigung des Einsatzes von PROKOS als Detailkonzept erarbeitet, wobei hier neben Ein-/Ausgaben vor allem auch die Schnittstelle zu anderen Arbeitsgebieten endgültig definiert wurde. Erst nach Zustimmung aller betroffenen Abteilungen wurden dann die im Rahmen der Implementierung notwendigen Realisierungsarbeiten begonnen.
Die Installation von PROKOS selbst wurde vom Hersteller mbp einschließlich eines Funktionstests an einem Tage durchgeführt. Damit stand jedoch nur die Methodenbank PROKOS zur Verfügung; sie ist ohne zusätzliche Steuerinformationen nicht funktionsfähig. Erst die Erstellung der notwendigen Parameterangaben, deren Gestaltung durch unsere organisatorische Lösung bestimmt wird, macht das Ganze zu einem Kostenrechnungssystem. Die Steuerung des Gesamtsystems wird damit in die Hand des Benutzers gelegt; Ergebnis wie Lösungsweg können also individuell gestaItet werden. Für die Ausgabe von Ergebnissen wird ein zum Paket gehörender Reportgenerator verwendet, der ebenfalls innerhalb gewisser Grenzen einen freien Listaufbau zuläßt.
Großer Aufwand - erheblicher Komfort?
Diesem erheblichen Komfort steht natürlich ein relativ großer Aufwand im Vergleich zu Softwarepaketen üblicher Art gegenüber. Es waren drei Kostenblöcke zu unterscheiden:
- Kosten für die Erstellung einer organisatorischen Lösung
- Kosten für die Erstellung der Steuerinformationen und Parametereingaben zur Systemsteuerung
- Kosten für die Umsetzprogramme als Anschluß zu anderen Arbeitsgebieten
Diese Softwarelösung mit ihren scheinbar hohen Anpassungskosten bietet uns in vieler Hinsicht jedoch einen Komfort, den andere Kostenrechnungspakete - die in organisatorischem Ablauf und Ergebnis meistens Standardlösungen darstellen - nicht bieten können. Ein weiterer Aspekt, der unseres Erachtens nicht hoch genug eingeschätzt werden kann, ist die Möglichkeit, zukünftige Anforderungen an die Kostenrechnung mit einem Minimum an Aufwand mit PROKOS zu erfüllen, wie immer diese Anforderungen auch aussehen mögen.