Aufgeschreckt durch viele Negativberichte über die Einführung von Textverarbeitung, kommen viele Unternehmen in Entscheidungsnöte. Die Bewältigung des permanent steigenden Informationsvolumens bei gleichzeitigem Mangel an qualifizierten Mitarbeitern sowie der Kostendruck zwingen sie schließlich doch zur Rationalisierung in der Textverarbeitung. Für die Verantwortlichen stellt sich die Frage, trotz vieler negativer Erfahrungen in anderen Unternehmen, die Investition dennoch zu wagen oder aber aus deren Fehlern zu lernen.
Derartige Erkenntnisse sind da und werden in Fachverbänden, zum Beispiel in den regelmäßigen Erfa-Veranstaltungen der Regionalgruppen des Verbandes für Textverarbeitung e. V. (VTV) offen diskutiert. Analysen wurden viele gemacht, und genauso zahlreich sind die Gründe, welche leider oft genug zu Zusammenbrüchen der Organisation und zu Frustrationen der Mitarbeiter geführt haben. So wurde in vielen Fällen der Konflikt durch das eingeführte Textsystem, welches der Schreibkraft "zur Verfügung gestellt" wurde, ausgelöst. Wie kommt es dazu?
Die Organisatoren verfaßten mit viel Akribie Kriterienkataloge und überschwemmten damit die Hersteller. Diese waren des öfteren gezwungen, ihre Systeme so auszurüsten, daß sie teilweise sehr praxisfremden und sehr theoretischen, wenn nicht sogar exotischen Anforderungen gerecht wurden, um so Aufträge und Referenzen zu erhalten.
Unberücksichtigt blieben in vielen Fällen Wünsche, Vorstellungen und Qualifikation der Schreibkraft. Um die Systeme in ihrer vollen Breite nutzen zu können, waren oft mehrwöchige Schulungen und monatelange Einarbeitungszeiten notwendig. Bei manchen Systemen wäre der Systemprogrammierer und nicht die Sekretärin die geeignete Bedienperson gewesen. Nachdem die Akzeptanz immer geringer wurde, bezog man diese schließlich in die Auswahl mit ein. Sie wurden mit einer neuen Umgebung konfrontiert und fanden sich unvermittelt in Fachgesprächen zwischen Informatikern wieder, denen sie nur selten gewachsen waren. Jeder versuchte sie von der Funktionsfülle der Systeme zu überzeugen, was zu dem Ergebnis führte, daß diese Mitarbeiter total frustriert von Vorführungen und Schulungen zurückkamen und zu ihrer liebgewordenen alten Schreibmaschine flüchteten, um dort in bewährter Manier Entwurf um Entwurf zu schreiben. Das Wissen und Beherrschen nur weniger Funktionen, mit denen die Systeme ausgerüstet sind, hätten genügt, um sie von den Vorteilen eines Textsystems zu überzeugen. Die Vorbehalte den neuen Technologien gegenüber wurden immer stärker. Die frühere Technik-Gläubigkeit ist einer eher skeptischen Einstellung gewichen.
Anwender analysieren ihre Probleme nicht richtig
Viele Hersteller müssen immer wieder erleben, daß der Anwender seine zu lösenden Aufgaben überhaupt nicht richtig analysiert. So entscheiden sich die Unternehmer oft für ein Produkt, und erst Monate später erkennen sie, welche Anforderungen es überhaupt hätte erfüllen müssen. Eine klare Analyse und Gewichtung der Schwerpunkte unter Einbeziehung aller Beteiligten würde manche Fehlinvestition und Ärger vermeiden. Oft ist auch festzustellen, daß die vermeintliche Investition nur die Finanzierung des Textsystems bedeutet. Denn sowohl Ausbildung und Schulung der Bedienkräfte sowie ausreichende Einarbeitungszeiten wurden schlicht vergessen.
In den von den Herstellern angebotenen Unterweisungslehrgängen werden primär die technische Funktion und die Bedienungseinrichtungen der Systeme behandelt; sozialpsychologische Faktoren, welche auch manchmal firmenspezifisch sind, werden jedoch in nicht wünschenswertem Umfang berücksichtigt. Dies kann auch nicht Aufgabe des Herstellers sein, hier müssen die Unternehmen selbst die Initiative gegebenenfalls unter Hinzuziehung entsprechender Spezialisten ergreifen.
Die Organisation der Textverarbeitung kann stets nur ein Teil dieser Maßnahmen sein. Erst durch Einbeziehung der verwaltenden Tätigkeiten (insbesondere der sogenannten Sekretariatsaufgaben) kann die Grundlage für eine greifende Veränderung und störungsfreien Arbeitsablauf erreicht werden.
Weltz unterscheidet hier nach vier Arten der "menschengerechten" Arbeitsgestaltung:
1. äußere Arbeitsbedingungen
2. Arbeitsinhalte
3. Arbeitspensum
4. Beschäftigungssituation
Sowohl durch die Gestaltung der materiellen Arbeitsbedingungen als auch durch Gestaltung der sozialen Arbeitsbedingungen in den Beziehungen zu Kollegen und Vorgesetzten soll die psychische Belastung minimiert, aber auch die Isolation vermieden werden. Der Verarmung der Arbeitsinhalte unter anderem durch die Einschränkung des Freiraumes zur Eigengestaltung der Arbeit soll entgegengewirkt werden.
Durch eine nachvollziehbare Festlegung des Arbeitspensums ist eine langfristige Ausübung der Tätigkeit ohne psychische und physische Schädigung zu gewährleisten.
Mittels persönlicher Entwicklungspläne ist eine langfristige Beschäftigungsmöglichkeit sicherzustellen.
Geradezu emotionale Beziehungen zur Maschine
Der Mitarbeiter ist heute selbstbewußter; seine Leistung hängt neben sachlichen Voraussetzungen auch von seiner Motivation ab. Nur wenn er persönlich von der Notwendigkeit von Veränderungen überzeugt ist, kann Akzeptanz erwartet werden. Neben den funktionalen Beziehungen sind in der Verwaltung auch geradezu emotionale Beziehungen zwischen Mensch und Maschine festzustellen. Häufig findet man ausgesprochenes Besitzstandsdenken vor, zum Beispiel wenn es darum geht, die Schreibmaschine an einen anderen Bereich auszuleihen. Ein Grund dafür dürfte in dem Stolz zu finden sein die Maschine zu beherrschen.
Nach den Untersuchungen des Psychologen Haseloff kann davon ausgegangen werden, daß zehn Prozent der Bevölkerung "neophil" sind, das heißt, sie sind allem Neuen aufgeschlossen, und ebenfalls zehn Prozent sogenannte "Neophoben" sind. Dieser Personenkreis lehnt Neuerungen grundsätzlich ab und verschließt sich auch sachlichen Argumenten.
Mitarbeiterkritik wird nicht berücksichtigt
Maßnahmen auf dem Gebiet der TV sollten also vernünftigerweise unter Berücksichtigung dieser Faktoren geplant und durchgeführt werden. Aber leider wird nur in wenigen Unternehmen der Mitarbeiter durch permanente, rechtzeitige und umfassende Informationen und durch ständige Check-Points über organisatorische Maßnahmen informiert beziehungsweise dessen Kritik in den einzelnen Projektphasen berücksichtigt.
Bereits Thomas Bata, ein Pionier für humane Betriebsorganisation in den frühen zwanziger Jahen, wußte daß die Effizienz einer Organisation mit der Effizienz jedes individuellen Mitarbeiters beginnt. Durch die Förderung der individuellen Kreativität, Verantwortung und Berufsentwicklung sowie der entsprechenden Schulung, Verantwortung und Information konnte sowohl eine hohe Zufriedenheit bei den Mitarbeitern als auch ein unter anderem explosionsartiger Produktivitätsanstieg erreicht werden. Wenn dem Mitarbeiter die Freiheit zur Initiative gegeben wird, bringt er selbst Ansätze für rationelle Arbeitsabläufe und unterstützt die erforderlichen Maßnahmen, da er seine Ideen verwirklicht sieht. Diese kooperative Selbstrationalisierung, welche eine funktionsfähige Führungsstruktur voraussetzt, wird noch in viel zu wenigen Unternehmen praktiziert. Hier besteht ein enormes Potential, welches brachliegt und sofort genutzt werden sollte.
*Norbert Mayer ist Vorstandsmitglied des Verbands für Textverarbeitung (VTV), Esslingen