Mitarbeiter der Stadtwerke Tübingen müssen sich regelmäßig detaillierte Informationen über die Gebäude beschaffen, die das Unternehmen mit Strom, Gas, Wasser und Wärme versorgt - sei es bei der Auftragsplanung und -steuerung, der Projektierung oder dem Messstellenbetrieb. Ein recht aufwendiger Prozess, da die Informationen und der dazugehörige Schriftverkehr bis dato auf Papier in mehr als 30.000 Akten auf über 40 Quadratmeter Bürofläche verwaltet wurden. Dabei konnten Mitarbeiter die benötigten Auskünfte nicht selbst einholen. Alle Anfragen gingen zuerst an den Fachbereich Verteilung, Netzdokumentation und Planauskunft bei den Stadtwerken Tübingen. Die Bearbeitungsprozesse erforderten viel Zeit und manuellen Aufwand, außerdem ließen sich telefonische Kundenanfragen nie direkt beantworten.
Eine Akte für alles
Die Stadtwerke haben deshalb gemeinsam mit dem Softwareanbieter Forcont die spezifischen Anforderungen an die Struktur und den Funktionsumfang der Aktenlösung definiert und dann auf Basis der "Forcont Factory FX" als Projekt "Gebäudeakte" umgesetzt. Neben allgemeinen Daten wie Verwalter, Ansprechpartner, Baugesuche oder Briefverkehr gibt es für jede der Sparten Strom, Gas, Wasser und Wärme individuelle Dokumentenarten, die durch die Stadtwerke beliebig erweiterbar sind.
- Was ist eine E-Akte?
Grundsätzlich geht es bei elektronischen Akten darum, unterschiedlichste Informationsobjekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhält. Aufgrund der Wiedererkennung und intuitiven Bedienbarkeit gleichen digitale Akten hinsichtlich Strukturmerkmalen und optischer Erscheinung meist physischen Akten. So finden sich auch in elektronischen Akten oftmals typische Aktendeckblätter, Laschen und Register. Anbieter von ECM- oder Dokumenten-Management-Systemen wie Circle Unlimited, Docuware, IBM, Opentext, Saperion und SER bieten elektronische Aktenlösungen als Teil ihres Gesamtportfolios an. Im ECM-Segment haben sich auffallend viele deutsche Anbieter etabliert, zu denen auch Easy Software, Optimal Systems, Wewebu und Windream zählen. - 1. Vorteil: E-Akten sind immer und überall verfügbar
Mit der elektronischen Akte sind Informationen immer strukturiert, leicht auffindbar, und der Kenntnisstand ist bei allen Beteiligten einheitlich. Außerdem kann in der Regel von überall auf die Akten zugegriffen werden. - 2. Vorteill: Elektronische Akten sparen Platz
Die digitale Archvierung von Akten hilft vielen Unternehmen auch Platz zu sparen und ist damit ein Auslöser für die Abschaffung von Papierarchiven. - 3. Vorteil: E-Akten lösen Compliance-Probleme
Die Revisionssicherheit ist ein weiterer wichtiger Treiber für die Einführung von elektronischen Akten. Unternehmen müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen und Personalakten einhalten und Vertraulichkeit gewährleisten. Sind die Fristen und Zugriffsberechtigungen zuverlässig elektronisch geregelt, hat der Unternehmer gegenüber dem Gesetzgeber seine Pflicht erfüllt. - 4. Vorteil: Sicherheit in der elektronischen Aktenhaltung
Viele Unternehmen scheuen die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung, weil sie die Manipulation der Daten durch Hackerangriffe oder auch staatliche Kontrolle fürchten. Die Sicherheit von elektronischen Akten ist aber keinesfalls geringer als von Akten in Papierform. Arbeitszeugnisse sind auf dem Papier beispielsweise leichter zu manipulieren als im Dateiformat. - Anwender rechtzeitig ins Boot holen
Wichtig bei der Umsetzung von Projekten zur elektronischen Akte ist, dass die Unternehmen die Anwender hinter sich haben. Um Schwierigkeiten bereits im Vorfeld zu vermeiden, ist es ratsam, den Datenschutzbeauftragten, die IT und den Betriebsrat ins Boot zu holen und die Anwender zu informieren sowie zu schulen.
Automatische Zuordnung
So werden in der Sparte Strom neben den Anmeldungen beispielsweise Informationen zu Zählern, Einspeiseanlagen und Prüfprotokollen gepflegt - inklusive Fotos oder Skizzen. Gemäß der vorher definierten Struktur wurde für jeden Standort - auf Grundlage von Daten des Geoinformationssystems (GIS) - automatisch eine Gebäudeakte erzeugt, die nun alle relevanten Informationen und Dokumente enthält. Die Altakten wurden von einem Scan-Dienstleister als PDF-Dateien zur Verfügung gestellt. Anschließend werden die PDFs über einen Import-Job automatisch den entsprechenden elektronischen Gebäudeakten zugeordnet. Für die Aktualität des Adressbestands sorgt der tägliche Abgleich mit dem GIS.
Das Aufrufen und die Bearbeitung der Akten erfolgen heute ausschließlich elektronisch. Der gesamte anschluss- und gebäudebezogene Briefverkehr wird eingescannt und der jeweiligen Akte zugeordnet. So hat jeder Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf den vollständigen Sachverhalt. Der interne Postweg entfällt vollständig. Mehrwert liefert auch der verbesserte Kundenservice: Telefonische Anfragen lassen sich jetzt sofort bearbeiten. Selbst wenn ein Mitarbeiter ausfällt, können die Kollegen problemlos einspringen.
Deutliche Kostenerparnis
Der schnellere, flexiblere Zugriff spart über alle Prozessschritte hinweg deutlich Kosten. Nach der erfolgreichen Einführung der Gebäudeakte wurde das Einsatzspektrum der Forcont-Lösung weiter ausgebaut. Dabei setzten die Stadtwerke auf das "Forcont Factory FX Vertragsmanagement". (uk)